无纸化办公系统解决方案

OA办公系统解决方案
无纸化OA办公系统
解决方案
2014年1月
OA办公系统解决方案
目录
第一部分前言 (3)
1.1概述 (3)
1.2范围及文档组织形式 (3)
第二部分综述 (3)
2.1FORP协同管理平台特点 (4)
2.2技术特性 (4)
2.3建设原则 (5)
第三部分系统解决方案 (6)
3.1登陆界面概览 (6)
3.2个人工作平台 (7)
3.2.1日常工作 (7)
3.2.2个人空间 (9)
3.3公共信息平台 (10)
3.3.1新闻公告 (10)
3.3.2政务信息 (11)
3.4行政办公 (12)
3.4.1办公物资 (13)
3.4.2设备管理 (13)
3.4.3车辆管理 (14)
3.4.4会议管理 (14)
3.5公文收发 (15)
3.5.1公文管理 (15)
3.5.2基础信息维护 (17)
3.6文档管理 (18)
3.6.1文档查询 (18)
3.6.2文档管理 (19)
3.6.3基础资料 (20)
3.7系统管理 (20)
3.7.1系统设置 (20)
3.7.2自定义表单设置 (22)
3.7.3后台管理 (22)
3.8移动办公 (24)
3.8.1产品介绍 (24)
3.8.2产品特点 (24)
3.8.3产品功能 (25)
第四部分系统运行环境 (28)
4.1硬件环境 (28)
4.2软件环境 (29)
4.3网络环境 (30)
第五部分售后服务及技术支持 (30)
5.1售后服务 (30)
5.1.1免费维护期内 (30)
5.1.2免费维护期外 (30)
OA办公系统解决方案
5.1.3服务响应 (30)
5.2技术及售后服务体系 (31)
5.2.1软件厂商技术服务体系 (31)
5.2.2软件厂商技术服务流程 (31)
5.2.3软件厂商服务方式 (35)
第六部分总结 (39)
第一部分前言
1.1概述
本方案是根据渭南建设局实际要求来进行阐述的，包括了FORP基础平台、个人办公平台、公共信息平台、行政办公、公文收发、文档管理等多个方面的功能需求，总体构成渭南建设局无纸化OA办公系统。

1.2范围及文档组织形式
本方案是对渭南建设局实际要求的技术响应，共分六部分：第一部分前言；第二部分为解决方案综述；第三部分针对渭南建设局机关办公自动化系统提出系统解决方案和流程的详细描述；第四部分对系统运行环境进行介绍；第五部分对售后服务及技术支持体系进行介绍；第六部分对本建议做总结。

第二部分综述
FORP柔性运营资源管理平台（英文名Flexible Operation Resource Platform），是面向管理层的集成管理软件平台，以目标管理为核心，以人为本，以业务流程为驱动，以知识和关系管理为重点的新一代管理软件。

FORP通过一个基础平台、三大引擎和若干管理应用套件，构建了一个线上生存必须的运行支撑环境。

图1.1FORP管理平台结构示意图
2.1FORP协同管理平台特点
✧以流程为基础，驱动业务协同。

做为FORP三大引擎之一的流程引擎，支持公文
流转、报销、借款、请假、出差、用车、采购、考核、培训、物资领用等各种流程的审批、管理，规范企业中各项工作执行，驱动团队协同工作，提升总体工作效率。

✧基于PDCA循环的计划任务管理，真正的协同工作平台。

围绕企业目标，进行工
作目标任务的分解、分配、指导、检查、催办、汇报、验收、总结及模板化，充分体现PDCA循环思想，强化执行，真正协同。

✧广泛应用门户技术，使用操作更方便、直观。

应用门户技术，为每一位用户提供
个性化的“工作平台”，图表等多种方式展示，让使用操作更方便、直观。

✧平台化设计、自定义报表与业务表单工具，扩展更加灵活。

符合SOA设计原则、
多层体系结构、灵活的流程与表单工具，节省信息化建设总体成本。

2.2技术特性
该解决方案基于西点成熟的柔性运营资源管理平台FORP产品，采用成熟的开发语言(MS .Net )和架构(B/S)进行，保证XX机关无纸化OA办公系统的稳定和安全，其系统技术特性如下：
●系统性
综合考虑XX机关信息化现状及总体需求，总体规划的同时避免重复建设。

●易用性
设计实现充分考虑用户的传统业务流程、操作习惯，尽可能的减少信息系统带来新的工作，减少推行系统、维护系统的工作难度及工作量。

●技术的先进性和成熟性
办公自动化系统开发采用微软平台，开发语言采用C＃和，数据库采用MS SQL Server 2005/2008，技术成熟。

●经济性
办公自动化系统在西点成熟的FORP平台基础上进行项目开发和构建，稳定、高效、经济。

●安全性
办公自动化系统不同级别、不同部门操作员按照所属级别授予相应的编辑和查询权限，充分保障机密信息的安全性和个人信息的隐私性。

●可伸缩性
办公自动化系统在功能上、运行规模上、系统性能上都具有良好的可扩展性，具有开放的再次定制的能力。

●系统兼容性方面
办公自动化系统设计遵循国家信息化建设的相关标准，并采用开放互连的体系结构的国际标准。

2.3建设原则
1) 系统性
从整个系统的角度进行考虑，系统的设计规范标准统一；代码编写标准统一；系统的数据采集满足数出一处，全局共享；一次输入，多次利用。

2) 先进性
采用先进、成熟的信息技术，在保证系统满足当前业务功能需求的同时，为将来的功能需求提供可扩展的框架。

3) 可扩展性
采用面向对象的设计思路和开发技术，通过构件化的设计，保证在用户的需求发生变化和增加时，使系统的修改量减到最小，有效管控需求变更。

4) 灵活性
系统具有较好的开放性和结构的可变性，采用模块化结构，提高各个模块的独立性，减少模块间的数据偶合，使各模块间的数据依赖减至最低限度。

5) 安全与保密性
系统设计时充分考虑安全性和保密性，提供数据权限管控、单据附件保密控制等功能，从而确保数据的安全和保密。

第三部分系统解决方案
3.1登陆界面概览
登陆界面中A、B、C三处可以根据机关需求个性化定义；在D处点击“使用密钥”，可以使用类似U-key的硬件设备以保证登陆系统的安全性。

3.2个人工作平台
系统自动识别用户身份，提供个性化的用户平台，是用户工作与学习的工具，分为日常工作与个人空间两部分。

3.2.1日常工作
提供一个与用户日常事务处理紧密联系的操作平台，包含“主页”、“日常工作”两个部分。

3.2.1.1主页
主页，即用户登陆系统后的主页面，可以根据用户个人需求自定义展示形式与内容。

用户可以通过【Portal定制】功能，将“新闻通知”、“我的调查”等内容定义在此，以便于及时掌握信息，也可以将“待办事宜”、“计划任务”等具体工作定义在此，以便直接处理提高工作效率。

3.2.1.2日常工作
日常工作，将用户日常工作中所需要用到的功能集中呈现，便于使用。

包含：发起申请、待办事宜、申请查询、我的文档、工作日志、我的下属、调查管理、工作流委托、我的部门通知等工作内容，其中系统会根据用户的身份自动识别是否有权限进行“调查管理”、“我的部门通知”等模块的操作。

●发起申请：根据本人的需要，启动工作流程申请，例如：启动一个物资采购报销办理流
程，填写相关的申请表单，点击“确定”后，该申请表单将沿着事先根据机关制定好的流程路线推向下一节点处理人桌面。

●待办事宜：详细列出待本人审批、处理的工作流程，按到达本人桌面的时间倒序展示。

●申请查询：查询本人已经发出或者处理过的流程目前停留在哪一节点处。

点击主题前面
的“”就可以显示所到节点。

●工作日志：一个快速记录用户当天工作情况的入口，可以将该工作日志与计划任务关联，
便于日后工作跟踪。

●工作流委托：将指定的工作流委托给其他人进行处理，设置流程委托起止时间，并可以
随时撤销不需要委托的流程。

3.2.2个人空间
包含工作网志、我的助手、我的邮箱、我的收藏、我的联系人等与个人成长相关，提供给个人使用的便利工具。

用户可以利用这些工具进行工作与个人事务的处理。

●工作网志：可以在这里发表自己的工作心得，心情故事等，为每个用户提供了一个展示
自我的天地。

●我的邮箱：可以统一管理多个邮箱账号，在此进行邮件收取、发送等。

3.3公共信息平台
公共信息平台既能使用户及时了解机关的动态信息，又能查看到机关的各种规章制度。

此模块包含“新闻公告”与“政务信息”两部分。

3.3.1新闻公告
提供机关内部公共信息的展示窗口，包部门通知、新闻通知、网志列表等内容。

●部门通知：查看自身部门的各类通知。

●新闻通知：查看机关的新闻及通知。

3.3.2政务信息
●政策法规：在这里可以查找到与自身工作相关的各类政策法规文档。

●规章制度：每一位人员在这里都可以了解到机关的规章制度。

此处可以通过“目录维护”来给相应的目录授权，使相应权限的人只能看到权限内的目录文档。

有相应目录权限的人还可以给目录内的每一个文档进行授权，进一步加强文档的安全性和保密性。

3.4行政办公
为机关行政管理人员提供的便利工具，规范机关日常办公管理，提升管理效率。

此模块包括办公物资、设备管理、车辆管理、会议管理和图书管理四个模块。

3.4.1办公物资
主要用于管理机关日常办公用品规范管理。

可以在此维护机关物资的类别、型号、数量、入库、出库等信息，方便查找和统计。

3.4.2设备管理
帮助机关行政人员记录机关设备的型号、名称、类型、购买日期、生产厂家等有效信息，便于管理人员随时查阅每个设备的使用部门、使用人、技术状态、使用年限等信息。

设备档案：建立并维护设备的详细信息，方便查询；
设备授权：按用户和角色对不同类型的设备进行权限设置。

3.4.3车辆管理
帮助机关车辆管理员维护车辆的类型，型号，牌照等信息。

用车人通过此模块查看车辆是否空闲并发起借车申请，管理者在收到申请后办理借车手续，并可以查阅每辆车的使用记录。

3.4.4会议管理
帮助机关行政人员管理会议及会议室的请用情况，各部门人员发起会议申请后，管理者在此可方便查阅每个会议室的占用情况，时间安排及需要提供哪些会议设备，以便合理安排机关的会议资源，提高管理效率。

3.5公文收发
公文管理与工作流相结合，将政府机构的收发文进行有效管理，统一归档封存。

此模块包括收文管理、发文管理、基础信息维护三个子模块。

3.5.1公文管理
有权限的人员可以在此处理收文和发文的流程，从公文的拟稿，到审批、签发、用印、发送、签收、归档的全过程管理，结合流程管理自定义表单管理的优势实现公文收、发管理，包括收、发文文皮样式管理；收、发文业务流程设计；公文流转处理（留痕、签章、用印、套红）等功能。

●机关发文：发起发文工作流申请、维护发文相关信息；
●机关收文：发起收文工作流申请、维护收文相关信息。

(发文示例图)
（发文流程示意图）（公文处理留痕功能示意图）
（公文处理公文用印功能示意图）
（公文处理模板套打功能示意图）
3.5.2基础信息维护
在这里可对机关常用的文号、签字、套红模板、签章等基础信息进行维护。

●文号管理：维护公文文号；
●签字管理：上传个人签字图片，并将图片与用户关联；
●套红模板管理：建立并维护公文套红模板；
●签章管理：上传签章图片、设置签章名称及密码，生成签章文件。

支持印章加盖、手
写签名、印章拖动、印章锁定、文档变更保护等，保障电子信息的真实性、完整性以及签名人的不可否认性。

3.6文档管理
文档管理为机关构建了一个公共知识库，使机关日常工作中的知识得到共享，包括流程中的表单、会议纪要、新闻通告、心得体会等都可以统一分类归档在知识库中，可以实现多维度查询，让合适的人在合适的时候获得合适的知识。

此模块包括文档查询、文档管理、和基础信息维护3个子模块。

3.6.1文档查询
通过多维度的查询条件快捷的查找到需要的知识和文档，为工作提供有力支持。

文档查询：通过全文检索查询个人文档、机关文档及共享文档；
3.6.2文档管理
这里可以对机关文档及个人文档进行管理，包括文档的编辑、审核、授权、统计等，使不同的文档归类在不同权限等级的文档目录中，从不同的角度进行知识文档统计等。

●机关文档：机关文档主要用于管理机关内部的知识文档，是员工集体知识的聚合地。

员
工可以在此贡献自己的文档资料，促进知识分享，同时获取有价值的信息，实现知识的利用和创新。

●文档审核：管理员对发布时“需要审核”目录下的文档进行审核、编辑、授权等；
●文档统计：按目录、类型、文档浏览数、发表文档数等进行文档统计；
3.6.3基础资料
可以对机关文档的目录进行基础维护（包括目录的名称、权限、管理员等），文档的类型、积分规则、公文文号也可以在此进行设定。

●目录维护：维护机关文档的目录类别、设置目录权限；
●文档类型：设置机关文档的类型；
●个人文档类型：设置个人文档的类型；
3.7系统管理
系统管理员用来维护包括门户定制、系统界面、系统模块、名称及自定义表单等内容，为机关定制一个完全符合自己实际情况的管理平台。

3.7.1系统设置
可以在该模块按用户类型定义不同的菜单方案，设置系统的登录界面，维护系统的功能模块、门户模块及模块分类，查询系统中所有工作流程的详情等，包括【菜单方案】【登录设置】【功能模块】【门户模块】【模块分类】【工作流管理】【平台下载】【系统SMTP 服务器设置】【ETKey管理】等9个子模块。

●菜单方案：按用户类型定义不同的菜单方案、维护菜单方案；
●登录设置：设置登录界面的机关logo、系统名称、系统说明等；
●功能模块：创建、维护系统功能模块；
●工作流管理：查询系统中所有工作流程的详情；
●平台下载：下载一级平台，进行用户管理、角色管理、工作流程管理等；
●系统SMTP服务器设置：设置发件服务器的邮箱服务、端口号等；
●ETKey管理：设置用户登录用的动态口令密钥；
3.7.2自定义表单设置
可以为机关量身定做符合自身模式和需求的表单样式，并与工作流结合，保证流程的规范性。

●表单规则异常：查询所有表单规则执行异常的信息；
●表单单据：新建、维护自定义表单单据，发起表单对应的工作流；
●表单管理：维护表单类型及数据源，设计自定义表单；
●表单授权：按用户和角色对表单单据管理进行授权。

3.7.3后台管理
管理员在这里进行人员权限的分配，角色设置及工作流的自定义。

为机关量身定做符合自身流程的工作流程。

●用户管理：用来维护用户账号的授权，密码管理及账户锁定等。

与角色管理对应严格控
制人员在平台中的操作权限。

●角色管理：建立符合机关性质的角色，通过角色给某一类具有同等权限的人群授权。

例
如设定一个叫行政用户的角色，可以在此角色下添加多个行政部的普通用户。

●工作流设定：建立符合机关业务特点的工作流程，灵活定制，便于日后业务变更后修改
相应的流程节点。

3.8移动办公
3.8.1产品介绍
FORP移动办公系统是通过与公司原有柔性运营资源管理平台(FORP)系统进行结合，利用移动互联网技术而设计开发的智能移动办公产品。

用户能够通过移动终端随时随地的接入企业内部的柔性运营资源管理平台(FORP)系统，实现流程的发起、处理、文档、新闻浏览等业务。

FORP移动办公系统可以简化机构之间的沟通方式，也可以有效的改善企业的办公接入方式；外出人员通过移动终端设备处理工作事宜。

该产品秉着增强企业核心竞争力、提高企业协同效率、高效办公理念，实现随时随地了解企业动态信息，实时审批，即时查阅，文档共享，界面功能的操作易用，轻松上手，使工作舒适简单化。

3.8.2产品特点
●支持多个移动终端（Android 、iPhone 、iPad）；
●操作简单，易使用；
●界面美观、简洁、大方；
●高效办公，享受随时随地移动办公；
●文档、新闻共享浏览，时刻了解企业动态；
3.8.3产品功能
FORP移动办公系统功能列表
功能菜单项说明
发起申请列出登录用户有权限发起的所有工作流程；
待办事宜列出待本人审批、处理的工作流程；
知识文档浏览企业发布的文档信息，公告，通知，实现知识分享；
公司新闻浏览企业事件新闻，知晓企业动态信息；
已发起列出登录用户成功发起的所有工作流程；
已处理列出登录用户已经处理的所有工作流程；
3.8.3.1发起申请
列表展示当前用户有权限发起的所有工作流程，用户可以根据本人的需要，启动工作流程申请，填写相关内容，确定后，流程将流转到下个节点的处理人。

3.8.3.2待办事宜
按流转时间倒序展示所有需要本人审批、处理的工作流程，当前登录用户可在此进行流程的审批、处理。

3.8.3.3知识文档
浏览企业内部的知识文档、公告、通知以及平常工作中员工的经验总结、技术心得等，
支持doc、ppt、pdf、txt等多种格式附件的在线阅读，方便员工进行知识分享，实现知识的利用和创新。

3.8.3.4公司新闻
深度整合企业动态信息，公司资讯一站集成。

方便员工在第一时间获取企业新闻事件动态，轻松把握事件发展脉络，洞悉企业运行现状。

3.8.3.5已发起
列表展示当前用户已成功发起的所有流程，可以查看流程的处理跟踪情况，用户在移动终端处理的节点可在此查看流程节点的详细信息。

3.8.3.6已处理
列表展示当前用户已处理的所有流程，可以查看流程的详细处理过程，用户在移动终端处理的节点可在此查看流程节点的详细信息。

第四部分系统运行环境
4.1硬件环境
应用服务器建议配置：
CPU：intel xeon 2.0G以上
内存：至少4G
(4G适合150用户以内使用，根据实际访问并发量相应变化,平均内存使用量200M) 硬盘空间：建议使用3*200G采用Raid5
网卡：千兆网卡
数据库服务器建议配置：
CPU：intel xeon 2.0G以上
内存：至少4G
(4G适合150用户以内使用,根据实际访问并发量相应变化,平均内存使用量1G)
硬盘空间：建议使用3*200G采用Raid5（与实际业务数量有关）
(随着使用,数据量会不断增加。

)
网卡：千兆网卡
客户端建议配置：
CPU：Pentium(R)4 2.0以上
内存：至少1G
硬盘空间：80G空间以上
网卡：百兆网卡
4.2软件环境
应用服务器软件环境：
操作系统要求：Windows 2003 Server或以上
发布程序：iis6.0，.net2.0，Office2007应用程序（可选）
远程控制工具：远程桌面等
数据库服务器软件环境：
操作系统要求：Windows 2003 Server或以上
数据库要求：Sql Server2005数据库或以上
远程控制工具：远程桌面等
客户端：
操作系统：Windows 2000、windows 7、Windows XP 、Windows Vista
浏览器: IE7.0+
4.3网络环境
应用服务器：广域网带宽最低2M以上（独享）
第五部分售后服务及技术支持
5.1售后服务
在实施任务结束，项目交付验收之后，就进入售后用户质量跟踪期。

为了使渭南建设局机关项目高标准、高质量的实施并稳定运行，我们运用了先进的项目管理方法、标准化的工作流程和项目控制方法。

我公司将为用户提供优质的本地化服务，为用户提供现场服务，及时快速的用户维护需求响应。

在进入系统试运行和售后用户质量跟踪期后，售后支持部门将定期和用户召开会议，了解系统运行状况、遗留问题和响应情况，并采取有力的处理措施。

在系统终交验收之后，售后支持部门将继续不定期的对该项目跟踪并及时解决用户使用过程中存在的问题。

5.1.1免费维护期内
提供自合同签订之日起一年期的免费维护期。

在免费维护期内，我公司为贵机关提供免费的系统维护。

5.1.2免费维护期外
免费维护期外，维护费用为合同额的15%。

5.1.3服务响应
我公司拥有雄厚的技术力量和受过良好培训并富有实战经验的工程师。

能够快速的解决用户遇到的问题。

我们承诺西安地区的响应时间为4小时。

5.2技术及售后服务体系
5.2.1软件厂商技术服务体系
我公司技术质量部设立了热线电话、“售前支持”、“售后支持”、“技术支持”等几个机构或辅助设施。

热线电话提供8小时×5工作日热线电话，根据用户信息库将用户的技术支持要求分派到相应部门，并对相应服务进行监督执行。

售前支持负责产品推广、技术支持和方案设计。

售后支持负责售中、售后技术服务和支持，具体实施项目安装、调试和疑难解答、故障排除。

项目经理负责审核电话、售前、售后中心的日常工作；解答更高一级的故障和制定项目、部门规章制度等方面的管理规划。

5.2.2软件厂商技术服务流程
技术服务（系统故障处理）主要包括用户请求的建立、分派、处理和满意度调查等四个步骤，所有的过程都以处理系统故障为中心。

建立故障档案
在接到客户请求电话以后，立即建立故障档案。

故障分为3个级别，并按优先级的高低对客户做出响应（如下图示流程）。

具体标准如下：
一级故障：现有系统的操作性能严重下降，或由于系统性能明显下降，用户的业务运作受到严重影响。

二级故障：现有系统的操作性能受损，但用户大部分业务运作认可正常工作。

三级故障：由于提供的系统安装或配置方面需要信息或支援。

对用户正常的业务运作几乎无影响，或根本没有影响。

在接到客户求助电话以后，我公司将严格按照故障建立流程工作，并为用户提供直接快速的服务。

分派故障处理任务
公司将根据故障的不同级别，将任务分派给不同级别的售后支持人员，并根据确诊时限，上报给不同的主管人员（如下图示流程）。

如下表所示故障的确诊和上报时间
表：故障的确诊和上报时间
处理故障
满意度调查
在系统故障处理过程中和完成以后，我公司将询问用户的满意度，如果用户满意，则对系统故障归档，标志处理结束。

如果用户不满意，则进一步寻找更好的解决途径，直到用户满意。

5.2.3软件厂商服务方式标准服务项目（收费）
免费服务项目
其他服务项目
客户反馈问题分类对应表
向用户提供5×8小时技术服务，保证以最快捷的速度和最方便的形式，调动技术和人力资源，尽快解决问题。

现场支持服务
指派专门的技术工程师负责整个项目的计划、实施，直到项目的测试验收通过。

在系统维护期内，对于需现场解决的技术问题，将尽快安排工程师赶赴现场（西安地区4小时内、其他地区24小时）响应问题。

通讯支持服务
通过电话解答、资料传真、远程拨入和互联网等各种通讯手段判断故障原因，并指导XX机关技术人员解决问题。

1）电话咨询：在接到用户工程师的服务请求或故障报告后，立即以电话方式同用户取得联系，了解问题的详细情况，并提供解决方法（可用传真方式）。

对于无法立即解决的技术问题记录入客户报告系统，并告诉用户预计解决问题的日期和时间。

2）远程访问：对于系统使用时出现的某种原因不明故障而要求对其系统进行分析，在用户同意及协助下，将提供远程访问支持，以尽快有效的帮助用户处理所遇到的问题。

我公司承诺：在对用户系统的远程访问中保护用户的利益，确保卖方的行为不会危害或违反用户的安全需要。

电子邮件支持服务
我公司将所积累的问题与解答定期汇总，并通过电子邮件的方式发给用户，建立相应的文档，供查询使用。

第六部分总结
本解决方案是我公司对渭南建设局机关OA办公系统响应书，完全响应了贵机关的系统需求。

我们希望通过我们的努力，最大程度的为您创造价值。

我们始终坚持从客户的角度出发，将我们的产品与客户的需求完美的结合起来。

我们期待着与您能有进一步的沟通、合作！。