最新全套三合一体系质量环境安全程序文件汇编完整版
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**建工有限公司
MCJG/ZP-00-2018
程序文件汇编
(根据ISO9001-2015;ISO14001-2015;GB/T28001-2011编写)
拟 制: 文件编制小组 审 核: ** 批 准: ** 版 号: B/0 受控状态:
2018年01月10日发布 2018年01月10日实施
程序文件目录
1 目的
确保文件使用部门、相关场所均使用有效版本,使一体化管理体系文件和资料处于恰当控制状态。
2 适用范围
本程序适用于与一体化管理体系运行有关的所有文件和资料的控制。
3 职责
3.1总经理:
负责一体化管理方针、目标的批准和发布;负责一体化管理手册、程序文件的批准和发布。
3.2管理者代表:
负责一体化管理手册和程序文件的审核,负责操作文件批准;负责文件更改的批准。
3.3办公室:
负责一体化管理手册、程序文件及其它一体化管理体系文件的发放,负责各种一体化管理体系文件的存档或备案等;
负责设立“受控文件清单”和“文件收发登记表”,负责相关外来文件的接收及存档,负责已经批准作废的文件、失效的文件统一销毁等文件日常管理工作。
3.4各职能部门:
负责本部门相关操作文件的编写、审核;
负责建立本部门使用的文件、资料清单。
4 工作程序
4.1文件分类
4.1.1文件:包括外来文件和内部文件。
4.1.1.1外来文件
外来文件是国家或上级主管部门下发的文件(除国家强制执行的文件外,其余都为参考文件),也可是顾客提供的技术、质量、环境和职业健康安全方面的标准,主要包括:
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a) 有关质量、环境和职业健康安全方面的法令、法律、法规;
b) 国家质量、环境和职业健康安全管理体系标准;
c) 上级主管部门下发的行业技术标准和规范;
d) 其他与质量、环境和职业健康有关的文件,如:顾客提供的技术、质量、
环境和职业健康安全方面的标准或规范。
4.1.1.2内部文件
内部文件是本单位为保证一体化管理体系有效运行必须执行的文件,主要
包括:
a) 一体化管理体系方针、一体化管理体系目标;
b) 一体化管理手册;
c) 程序文件;
d) 操作文件:各部门编写的与一体化管理体系运行有关的文件, 包括相关
的规章制度、检验规程、操作规程及补充文件,…等;
e)记录。
4.2编写、审核、批准和发布
办公室应设立“受控文件清单”和“文件收发登记表”。
4.2.1内部文件的编写、审核、批准及发布
a) 一体化管理体系方针、一体化管理目标由总经理批准发布;一体化管理
手册由管理者代表审核,总经理批准发布;
b) 程序文件由各相关责任部门编写、管理者代表审核,总经理批准发布;
c) 对于操作文件,由相应职能部门负责组织编写、审核,由管理者代表批准发布;
d) 记录样式根据各职能部门的需要由各部门制定,报办公室备案,应有唯一编号;
e) 有特殊要求时,文件可由管理者代表或总经理审批发布,办公室发放。
4.3接收、发放
4.3.1外来文件
对质量、环境和职业健康安全有重大影响的外来文件,由管理者代表确认其有效性后,应及时交办公室转发、存档。
4.3.2内部文件
a) 一体化管理手册和程序文件汇编本由办公室负责发放:最高管理层每人一份;各责任部门各一份;办公室存档一份(即正本一份)。
b) 单个程序文件,视具体需要由办公室发放至相关职能部门、作业场所及相关工作人员。
c)操作文件由办公室归口管理、发放。
4.4受控与非受控
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与一体化管理体系运行有关的文件都应进行恰当的控制。
4.4.1受控
受控文件在任何时候都必须保持有效:
a) 受控文件封面应通过加盖“受控”印章,编“持有编号”加以标识;
b) 外来文件在确定受控时,不再重新编号,但封面仍须加盖“受控”印
章。
4.4.2非受控版本
与一体化管理体系运行无关的各种参考文件均为非受控文件,如有更改时
无需跟踪更换。
4.5文件的更改控制
a) 文件需要更改时,可由申请人填写“文件更改通知书”,说明更改或换
版理由及更改方法;也可直接在文件上进行更改,在文件修改栏内进行记录,
主管部门领导批准即可;
b) 文件更改申请由各职能部门审核后,报管理者代表批准;
c) 文件更改和批准后,由授权部门/人员实施更改,更改采取换页更改或
换版更改等方法;
d) 受控文件的更改,必须在新文件实施日前跟踪发放至每一原受控文件持
有者手中,非受控版本不在此限。
4.6版本控制
受控版本的文件,在任何时候都必须保持有效,尤其是实施更改控制,即
更改后,必须从使用场所撤出旧版本文件,发放新版本文件。
4.6.1 一体化管理手册有重大更改,即四个以上的章描述有实质内容更改,某一章描述条文有10条以上实质内容更改时,一体化管理手册应换版。
4.6.2 程序文件
a) 有10个以上程序文件实质内容发生更改时,程序文件汇编本亦应换版;
b) 某个程序文件描述有5个以上实质性条款更改时单个程序文件应换版;
c) 详细作业文件更改可参照4.5执行,但必须经原文件审批部门和授权实施更改人批准。
4.7文件的标识和编号
文件的标识和编号应具有唯一性,其编号方法详见《文件编号规则》。
4.8图纸的编号按国家有关规定进行。
4.9 文件的借阅
文件的借阅:公司员工需要借阅有关文件或资料时,应填写文件借阅申请单,经主管部门审核批准后到办公室借阅。
4.10失效和作废文件的回收与销毁控制
4.10.1内部文件未经授权人审批不得发放和使用,无授权人审批签署的受控或非受控文件均视为无效版本。
4.10.2无效和作废文件由办公室收回(如须保留作废的文件,应适当标识以防误用),经管理者代表批