单证的一般作用

单证的一般作用：

1.企业进出口收、付汇的需要。实际业务中不管合同的交易条件是什么，交易标的是什么，交易的当事人是谁，各方追求的目的（货物和货款）都与金钱/货币有关，如何实现货币的转移，怎样支付货款、如何收取货物，实践中多通过单据加以实现，因为国际贸易中常用的贸易条件为FOB、CFR、CIF等，而这些交易最重要的特点之一就是“象征性交货”（当事人买卖代表货物所有权的单据等于买卖货物）。

2.合同履行的手段和证明。在业务活动中提交相应单据是当事人履行合同的手段，也是当事人完成合同义务的证明。合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。

3.避免和解决争端的依据。国际贸易各方订立合同的目的是为了实现各自的利益，在订立合同之初就认为自己在买官司、买争议的人是不存在的。但因为从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化、有利和不利因素在不断的转换、新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。关键是要做好自己的“功课”，防患于未然。因为国际贸易是单据贸易，所以在合同订立之前、之中和之后都要对相关单据严格把关，不然就可能造成因单据的不规范、不确切、存在授人以柄的漏洞而引发麻烦或在发生有关争议后无法利用合法的手段（出示合格的单据）保护自己，更谈不上对对方的不合理要求据理力争、成竹在胸地说“不”。

4.直接影响国家、企业和个人的形象和利益。做好国际贸易单证工作对整个国家、每个企业和每个从业员工的形象和利益都有重大影响。一般而言，发达国家商人制作的单据具有规范、标准、符合业务发展趋势的特点，我国因2004年7月修订后实施的《中华人民共和国对外贸易法》允许个人从事国际贸易活动，所以涌现了一批新的公司，新公司的单证从业人员制单水平参差不齐，难免会出现这样或那样的问题。据银行有关部门的统计，新成立的公司在装运完毕后所提交的单据中，不合格或有不符点的占80%，这样势必影响公司的效益和形象，从业人员的日子也不会好到哪里去。实践中，美观、整洁、清晰和正确的单据会像一部爱不释手的作品那样为各方所认可、接受、欣赏，粗略、杂乱、含糊、错误的单据毫无疑问会大大增加公司的副面效应。为此，培养、招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员就成为企业的“必修课”了。

5.单证工作是企业经营管理的重要环节。企业对整个贸易环节都应进行有效的监管，单证管理又是最后一个环节，即使洽谈、订合同、备货、报检、报关、保险、装运等环节没有任何问题，在制作、提交单证方面出了问题，也会致使业务前功尽弃。所以所有企业都应加强、重视单证工作，力争为每笔业务画上圆满的句号。

由于在进出口中单证种类很多，这得看具体情况，每一种单证的作用都不相同

的。例如原产地证、报检证书等。

检验证书的作用

检验证书是证明卖方所交货物的品质、数量、包装以及卫生条件等方面是否符合合同规定的依据；检验证书是海关验关放行的依据；检验证书是办理索赔和理赔的依据。

检验证书的签发日期一般不晚于运输单据的出单日期。

附加：

（一）汇票（Draft: Bill of Exchange）

它是由一人向另一人签发的要求在见票时或在指定的或可以确定的将来时间向特定的人或其持票人无条件支持一定金额的书面命令。

国际贸易中的货款结算，绝大多数使用跟单汇票（即附有提单等货运单据的汇票）。

在缮制汇票时应注意以下几个问题：

(1)必须列明出标根据，在信用证收付方式下，须说明是根据哪家银行在何日开立的哪一份信用证出具的。

(2)在信用证方式下，应按信用证的规定填写付款人；在托收方式时，付款人的名称一般应为进口方。

(3)信用证方式下的汇票受款人通常应为议付行；托收方式下的受款人应为托收行。

(4)汇票一般开具一式两份，两份具有同等效力，任何一份付讫，另一份自动失效。

（二）提单(Bill of Landing,B/L)

它是由船长或船公司或其代理人签发的、证明已收到特定货物，允诺将货物运至特定目的地，并交付给收货人的凭证。提单是代表货物所有权的凭证，因而也是卖方提供的各项单据中最重要的一种，所以在制作提单时须注意提单的各项内容（如提单的种类、收货人、货物的名

称和件数、目的港、有关收取运费的记载、提单的份数等）一定要与信用证相符。

在我国出口业务中、国外来证通常要求提供“全套清洁已装船作成凭指示和空白背书的提单”。对此要求，当货物装船时应十分注意，如果大副收据上有“货物受损”或“包装不良”等批注，凭此换取的提单中，也将均有同样的批注，即成为“不清洁提单”，而银行一般都不接受"不清洁提单"。提单一般是一式两份，在托运人要求下，也可签发三份或更多份。份正本提单具有相同效力，但是只要凭其中一份提了货，其余各份即失效。需要注意的是，倒签提单和预借单中是托运人和承运人串通弄虚作假的行为，一旦暴露，后果严重。我国出口贸易中应避免这些做法。

（三）保险单(Insurance Policy)和保险凭证(Insruance Certificate)

它们是保险人（即保险公司）与被保险人（即投保人，一般为进出口商）之间订立的保险合同，当被保险货物遭受保险合同责任范围内的损失时，它们是被保险人索赔、保险人理赔的依据。

保险单（俗称“大保单”），是一种正规的保险合同，它一般包括下列内容：被保险人的名称，被保险货物的名称、数量或重量、唛头、运输工具的种类和名称，承保险别，起讫地点，保险期限和保险金额，还列有保险人的责任范围以及保险人与被保险人各自的权利、义务等方面的详细条款。

保险凭证（俗称“小保单”），是一种简化的保险合同，除对保险人和被保险人的权利、义务等方面的详细条款不予载明外，其余的内容与保险单相同，并且与保险单有同等的效力。但在实际业务中，我国保险公司大都签发保险单，较少使用保险凭证。

（四）商业发票(Commercial Invoice)

简称发票。它是出口企业开立的凭此向买方收款的发货价目清单，是供买卖双方凭此发货、收货、记帐、收付货款和报关纳税的依据。发票并无统一格式，但其内容大致相同，主要包括：发票编号、开立日期、有关出口合同号码、信用证号码、收货人名称地址、运输标志以及商品的名称、规格、数量、包装方法、单价、总值和装运地、目的地等。发票内容必须符合买卖合同规定，在采用信用证付款方式时，则应与信用证的规定严格相符，绝不能有丝毫差异。另外，发票必须有发货人的正式签字方为有效。

（五）产地证明书(Certificate of Origin)

它是一种证明货物原产地或制造地的证件，主要用途是提供给进口国海关凭此确定货物的生产国别，从而核定进口货物应征收的税率，有的国家限制从某些国家或地区进口货物，也要求以产地证明书来证明货物的来源。产地证明书一般由出口地公证行或工商团体签发。在我国，它由进出口商品检验局或中国国际贸易促进委员会签发。

（六）检验证书(Certificate of Inspection)

各种检验证书是分别用以证明货物的品质、数量、重量或卫生条件。在我国，这类证明一般由中国进出口商品检验局出具，如合同或信用证无特别规定，也可区分不同情况，由进出口公司或生产企业出具，但应注意证书的名称及所列项目或检验结果，应与合同及信用证规定相同。

（七）包装单(Packing List)和重量单(Weight Memo)

包装单和重量单是商业发票的补充单据。包装单主要用于工业品，对每件包装内的货物名称、规格、花色等逐一作详细说明，以便进口地的海关检验和进口商核对。重量单多用于以重量计价的初级产品，载明每件商品的重量，有的还分别列明每件商品毛重、净重，其作用与包装单相同。

（八）普惠制单据(Generalized System of Preferences，G．S．P．)

普惠制是工业发达国家对来自发展中国家的某些产品，特别是工业制成品和半制成品给予的一种普遍的关税减免优惠制度。目前，已有日本、加拿大、澳大利亚、新西兰和欧共体成员国等19个国家给予我国普惠制待遇，向这些国家出口货物，须提供普惠制单据，作为进口国海关减免关税的依据.

希望有所帮助。

外贸单证工作的重要性

1．单证是结算的基本工具

国际贸易是国与国之间的商品买卖，但由于买卖双方处在不同的国家、地区，商品与货币不能简单地直接交换，而必须以单证为交换的凭证。因此，现代贸易又称为单据买卖。按照国际商会《跟单信用证统一惯例》（UCP500）1993修订本第4条规定，“在信用证业务中，各有关当事人所处理的只是单据，而不是单据所涉及的货物、服务或其他行为”。第13条规定：“银行必须合理小心地审核信用证规定的一切单据，以确定其是否表面与信用证相符合，本惯例

所体现的国际标准银行实务是确定信用证规定的单据且面与信用证条款相符合的依据。单据之间表面互不一致即视为表面与信用证条款不符”。如果单据与信用证有细小差别，开证银行就可不负承付责任。所以，下确地缮制好各种单证，以保证交货后能及时地收回货款就显得十分重要。

2．单证是履行合同的必要手段

在国际贸易中，买卖双方必须以单证作为交换的媒介手段。在出口贸易合同履行过程中的单证，一般可分为两类：一类具有商品的属性，它们有的代表商品，有的为货币的支付作出承诺或作出有条件的保证等；另一类具有货币的属性，它们有的直接代表货币，有的为货币的支付作出承诺或作出有条件的保证等。每种单据都有其特定的功能，它们的签发、组合、流转和应用反映了合同履行的进程，也反映了买卖双方权责的产生、转移和中止。由此可见，单据的缮制是对贸易不可缺少的手段。

3．单证工作是出口企业经营管理的重要环节

单证工作是为出口贸易全过程服务的。贸易合同的内容、信用证条款、货源衔接、审证改证、交单议付等业务管理的问题，最后都会在单证工作中反映出来。

单证工作是外贸企业经营管理中一个非常重要的环节，单证工作组织管理的优劣直接关系到外贸企业的经济利益。单证就是外汇，如果我国每出1.5亿美元的货物，出口洁汇每延误一天，就要造成约4.5美元的损失。所以，单证工作是企业经营理的重要环节。

4．单证工作是政策性很强的涉外工作

外贸单证工作是一项政策性很强的涉外工作，体现着平等互利和接国际惯例为事的政策精神。

出口单证为涉外商务文件，必然体现国家的对外政策，因此必须严格按照国家有关外贸的法规和制度办理。例如，进出口许可证关系到国家对某些时出口商品的计划管理，甚至还会涉及两国之间的贸易协定。出口单证也是收汇的依据，当发生贸易纠纷时，又常常是处理争议、解决索赔的依据和法律文件。例如，货物在运输途中受损，货方向保险公司提出索赔，保险单就是索赔的凭证；在计算赔偿额时，发票是赔偿的依据。

外贸单证工作的基本要求

单证工作应做到“三一致，五要求”。“三一致”：“单证一致，单单一致，单货一致”。“五要求”：“正确、完整、及时、简洁、整洁”。

1．“正确”是单证工作的前提，是分全收汇的保证

它包括两个方面的内容：一方面要求各种单据必须做到“三相符”（即：单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与实际货物相符），其中“单证相符”是前提，离天这个前提，单单之间即使相符，也会遭到银行的拒付。“单货相符”主要是指单据的内容应该与实际交货一致，亦与合同一致。这样，单证才能真实代表出运的货物，确保履约正常，安全收汇。另一方面，要求各种单据必须符合有关国际惯例和进出口国有关法令和规定。在信用证业务中，单据的正确性要求精确到不能有一字之讹，同时还要求出口人出具的单据种类、份数和签署等必须与信用证的规定相符。

2．“完整”是构成单证合法性的重要条件之一，是单证成为有价证券的基础

它包含三方面的内容：

（1）单据内容完整：即每一种单据本身的内容（包括单据本身的格式、项目、文字和签章、背书等）必须完备齐全，否则就不以构成有效文件，也就不能为银行所接受。

（2）单据种类完整：即单据必须是成套齐全而不是单一的，遗漏一种单据，就是单据不完整。单据应严格按照信用证规定一一照办，除主要单据外，一些附属证明、收据一定要及时催办，不得遗漏。

（3）单据份数完整：即要求在信用证项下的交易中，进出口商需在哪些单据，一式几份都已明，尤其是提单的份数，更应注意按要求出齐，避免多出或少出。

3．“及时”是指地进出口单证工作的时间性很强，必有紧紧掌握装运期、交单期、信用证的有效

及时出单包括两个方面的内容：

（1）各种单据的出单日期必须符合逻辑。也就是说，每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期限或按商业习惯的合理日期。如保险单、检验证的日期应早于提单的日期，而提单的日期不应晚于信用证规定的最迟装运期限，否则，就会造成单证不符。

（2）交单议付不得超过信用证规定的交单有效期。如信用证不做规定，按国际商会《跟单信用证统一惯例》规定：“银行将拒绝接受迟于运输单据出单日期21天后提交的单据，但无论如何，单据也不得迟于信用证到期日提交。”

4．“简洁”是指单证的内容应力求简化

国际商会《跟单信用证统一惯例》中指出：“为了防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证或其任何修改书中加注过多细节的内容”，其目的也是为了避免单证的复杂化，提高工作效果。

5．“整洁”是指单证表面的整洁、美观、大方，单证内容简洁明了

如果正确和完整是单证的内在质量，那么整洁则是单证的外观质量。它在一定程度上反映了一个国家的科技水平和一个企业务水平。单证是否整洁，不但反映出制单人的业务熟练程度和工作态度，而且还会直接影响出单的效果。

单证的整洁是指单证格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单证内容的排列要行次整齐、主次有序、重点项目突出醒目，单证字迹清晰、语言通顺、语句流畅、用词明扼要、恰如其分，更改处要盖校对章或简签。如单证涂改过多，应重新缮制单证。

单证工作的重要性：

一、出口单证是履行合同的必要手段

1，买卖合同的履行是通过商品和货币的交换来实现的，但在国际贸易中买卖双方处于不同的国家或地区，在绝大多数情况下，商品和货币不能进行简单的直接交换而需以单证作为交

换的手段；

2，具有商品属性的单证，如：

A，发票：商品的价值赁证；

B，装箱单、重量单：商品的计量赁证；

C，提单：商品的物权赁证；

D，检验证书：商品的质量凭证；

3，具有货币属性的单据；

4，为货币的支付做出有效承诺或有条件保证的单证；

每种单证都有其特定功能，它们的签发、组合、流转、交换和应用，反映合同履行的进程和买卖双方以及介入方权责的发生、转移和终止。它们在国际贸易活动的各个环节起了必要的作用。可以这么说，国际贸易之得以跨越时空而日益发展是与单证的有效使用和流通有着密切关联的；

二、出口单证是出口企业获取货款的主要工具

1，国际贸易法专家施米托夫曾经讲过：从商业观点来看，可以说CIF合同的目的不是货物本身的买卖而是与货物有关单据的买卖。以上指的虽是CIF合同，实际上是外贸实务中其他价格条款如：FOB、CFR等也是以单证为桥梁实现货款的交割，其性质同样是单证买卖；

2，根据国际商会第500号出版物《跟单信用证统一惯例》，银行履行付款责任的依据只是单证而不是有关的货物，这就是说在以跟单信用证为收汇方式的情况下，只要出口商能提交符合信用证规定的单证，银行必须承担付款或承兑的责任，至于货物的实际情况如何，银行是不加过问的。反之，即使实际货物与信用证规定完全相符，但单据如有不符，银行却可以拒绝付款或承兑；

3，在跟单托收的业务中，进口商也是赁必要的和符合买卖合同规定的单证付款或承兑。如果单证不符合要求，进口商也有理由拒绝接受，从以上意义更解，有人说：“单证就是外汇”，这话也不是没有道理的；

三、出口单证受国际法规和惯例的制约，具有法律效用

1，国际贸易有很多为国际社会所认同的法规和惯例。不同贸易国家又有各自的特殊和惯例，这些法规、惯例涉及国际货物买卖合同、国际金融、国际结算、国际运输和保险等等，出口单证作为国际流通的商业应用文件必须受到有关国际公约、国际惯例以及贸易国家的国内法的制约；

2，如国际商会第500号出版物《跟单信用证统一惯例》目前已经成为世界各地址银行和进出口企业处理信用证项下单证的共同准则，如果我们不能正确理解和掌握使用，就会造成工作上的失误，影响外汇资金的结算，甚至蒙受重大的经济损失；

3，近年来国际贸易中的欺诈事件层出不穷，不法之徒使用“假信用证”、“伪造假票据”、“伪造运输单据”等手段进行国际诈骗的恶性经济案件越来越多，给我们国内许多企业造成重大损害；

4，即使在正常的贸易中，由于市场的变化，境外商人在到货无利可图的情况下也会在单证中寻找瑕疵，制造借口，拒绝在信用证项下支付货款；

5，在托收业务中，有的境外银行和商人借口地区惯例把D/P单据按D/A处理，未执行付款就把货物提走。此类事件一旦发生，受害一方轻而蒙受一定程度的经济损失，重的则使企业遭到灭顶之灾；

6，因此作为企业的经营者和从业人员必须熟悉单证的有关法律，重视单证工作，审慎的处理日常业务中的各类单证，才能有效的保护企业的合法权益和经济利益；

四、单证工作是企业经营管理水平的集中反映

1，单证工作集中在出口业务的运输和结算环节，合同履行的进度检查，信用证的到达、审查、修改和使用，交货时间的衔接，商品质量的检验以及运输、保险、报关的安排；在此过程中，很多经营管理中的问题都会在单证工作中反映出来；

2，因此，单证工作不能仅仅看做是单证的缮制和复核，必须围绕单证妥善处理与相关的业务，解决各项矛盾，为单证的顺利结汇铺平道路以保证外汇资金的安全回收；

五、出口单证体现企业业务和文化素质，显示企业的品位和形象

1，出口单证虽是商务文件，其实也是企业的对外宣传资料。格式优美、行列整齐、文字清晰的单证，能展现企业高品位的业务质量，为企业塑造良好的形象，有利于业务的开展；

2，相反，印制粗劣、行距、字距排列杂乱，甚至语句、语法错讹则必然给企业带来负面效应。“单证员”在外向型企业大多是一个介于“业务员”和车间之间的人物，单证员不是业务员，他没有业务员“接单”的重压；他不是经理，没有生产任务的烦恼，在企业里几乎算不上是一个什么“官”，但是，“权力”却大得很。如果你现在做了单证员，你就偷着乐吧。

跑计划、跑车间、跑银行、跑运输行、跑商检、跑保险、跑商会、打单子等等一系列工作，都是单证员分内的活，联络的人又都不是单证员的“顶头上司”，谁也“管”不了他——不用看别人的脸色行事，反而，“别人”却要围着你转，这就是单证员自鸣得意的地方。

公司一切业务活动都是以“订单”为核心运作的，而单证员在里面起到“关键”作用。

拿破仑说：“不想当将军的士兵，不是一个好士兵。”当好单证员正是当一个“好老板”的开始，当你对合同、订单、生产、运输、结汇等一系列工作都了如指掌的时候，有谁还会说你不是当老板的“料”呢？没有当过业务员、没有当过单证员的“老板”是难以想象的，而单证员正是业务员的助理，他是“候补业务员”，真正的“老板”从单证员开始，此话一点都不虚构。

厂里所谓的“核心机密”，其实也就是客户资料、专项技术。对于多数人都会“保密”，但是，对单证员不会。因为，单证员每天都在经手客户资料，公司里别人如果“跳槽”，老板耸耸肩，会说：“再招一个进来。”但对于单证员，老板不会说得那么“轻松”，因为单证员不仅掌握着宝贵的“客户资料”等公司“机密”，而且对于公司的整个运作“洞察一切”。

作为一个合格的单证员，他必须懂得英文；必须熟悉整个生产流程；必须头脑机敏。多数单证员同时也是经理的助手，是老板心目中的“能人”，是工人“崇拜”的偶像。别人看不懂的洋文单子，他却“熟能成诵”，并且把这些“弯弯道道”、费解的外语文件、英文报表处理得头头是道。

转自：https://www.360docs.net/doc/ad4342830.html,

说句实话，单证员是一种“综合性”、“边缘性”较强的工作，除了需要有业务员的素质和人际交流的本领；还要熟悉各个生产环节，必须干练、活络，善于接受新生事物，工作尤其要细致耐心，对于信用证，哪怕是一个条文“理解”的错误，甚至几个字母的拼错，都可能给企业造成“灭顶之灾”。因而，单证员又是一个谨小慎微、“如履薄冰”的岗位，“痛”并快乐着。

作为单证员，一定是订单的执行者。因此，他必须下到车间去、下到仓库去，去催促订单的执行。同时，他又必须“浮”到上面来，与客户谈判，有时还要兼任“翻译”的差使，磋商关于合同“装效期”的修订，关于产品质量的需求等等。说到底，生产的进度、产品的质量，仍然掌握在车间里，因此，单证员必须耐心地同各色各样的人打交道，以保证合同和信用证的顺利履行。

单证员又是一个非常辛苦的工作，从业务员接到单子的那一刻开始，单证员就开始忙碌了，一直忙到生产任务完成，货物装上了集装箱，他还不能喘口气。凌晨必须坐在集装箱卡车的副座上，将货物押送到码头仓库，再匆匆赶回来，到报关行、到保险公司、到贸促会等等，直到单据送达银行结汇为止。最后，等拿到了货款，他才算完成使命。

可以毫不夸张地说，在一个企业里，单证员这个岗位是弹性的、是能动性的、是管理性的。有的企业将“单证员”这个岗位设在业务科，有的企业将“单证员”设在经理室，有的企业设在储运科，也有的单位“单证员”既是“跑单员”，又是“总经理助理”，还扮演着“秘书”的角色，使得他们常常以“双重”身份，或者“多重”身份出现在客户面前。