关于规范招待费用申请报销流程的通知

关于公司业务招待费使用及报销规定的通知

公司各部门、全体员工：

为规范公司各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强公司费用管理，严格控制公司业务招待费用的支出，经公司领导办公会议研究，特制定本制度。具体如下：

第一章总则

第1条管理原则：先申请、后执行；预算总额控制；对口接待，专款专用，全程监督。

第2条业务招待费用定义：

业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物

卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。

招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；

因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观

费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。

第3条使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、

招待费等费用。（不包含市场公关费）

第4条使用原则：

4.1 业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可

发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原

则。

4.2 陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的

1/2。（原则上不能多于需接待人员）

4.3 严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制

非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说

明原因，经请示总经理同意后方可进行招待，否则，财务部

门不予报销。

第二章费用发生具体规定

第5条费用申请制度及审批流程：业务费用实行事先申请，事中制，事后报销。

发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待

费申请表”（附件一），注明接待原因、被接待对象、事由及

接待地点等内容，并根据招待对象进行费用预算，经分管领

导同意，报行政人事部备案，财务部审核，公司总经理批准

后执行。（如有特殊情况，因事先分管领导批准后，电话告

知行政人事部进行审核备案）

第6条招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政人事部根据常规招待需求统一竞价采购，并由专人进行物品与

台账管理，凭《招待物品购买申请表》（物资采购申请单）（附

件二）与采购发票到财务报账。

6.1 招待物品的领用：由具体业务承办接待部门经办人根据已审批

的《业务招待费申请表》填写《招待物品领用单》（附件三），并由物品保管人和行政人事经理签字，方能对领用的物品到财务办理核销手续。

6.2 各业务部门在接待工作中或外出联系工作需使用的必要招待物

品经分管领导同意，可到物品管理员处签字领取。一次领用价

值超过200元的招待物品，需总经理批准。

第7条如到协议酒店/饭店招待时，一律实行现款结算。

第8条有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。

8.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排。

8.5 如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务承办部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可办理。

8.6 因工作需要在外招待客人，招待事项应事先填写“业务招待费申请表”经分管领导同意，公司总经理批准后执行。

8.7 招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水包括在上述标准内（需要讨论）原则上由办公室统一配置，按统一标准安排，10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML），招待用的酒水由办公室做好领用管理。因特殊情况不能从办公室领用

酒水，需要临时购买的，（讨论是否需要分级别）,需分管领导批准后，报行政人事部备案，超过部分需总经理批准方可报销。

8.8 如因特殊需对已招待来宾要赠送礼品、礼金，需填写“业务招待费申请表”中，经分管领导同意，公司总经理批准后执行。

8.9 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，报行政人事部备案，在回公司两个工作日内补签“业务招待费申请表”方可到财务报销。

第三章费用报销

第9条报销“业务招待费”时，应如实整理单据并填写“费用报销单”按规定的程序审批，并附上经审批的“业务招待费申请表”。9.1 礼品、礼金报销时要求有两人或两人以上人员同时经办证明，在发票背面签字并注明日期；

9.2 在办公室领用招待物品，凭签字手续完整的《招待物品领用单》，方可到财务办理核销手续。

第10条发票要求：

10.1 不允许用白条、假票报销，特殊原因经总经理批准方可办理；

10.2 定额发票印章要清晰可识别，发票归属地与费用发生地必须一致；

10.3 手工开具的发票书写要求清晰，内容完整且印章必须清晰，不

得套开、虚开；

10.4 机打发票发生日期必须与费用发生日期一致。

第11条报销审批流程：报销人→部门负责人→分管领导审核→行政人事部登记→财务部审核→财务分管领导审核→总经理审批→财务部出纳处领款或核销

第四章费用报销责任界定

第12条报销人的责任

12.1 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。

12.2 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。

第13条分管领导的责任

13.1 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在申请的预算之内。

13.2 对所报销项目的真实性、合理性负责。

第14条财务审核人员的责任

14.1 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。

14.2 审查报销项目审批手续的完整性。

第15条审批者的责任

审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。