计算机技术在文件与档案管理中的应用

计算机技术在文件与档案管理中的应用
近年来，随着我国经济的飞速发展，企业的发展与信息资源的关系越加紧密和不可分割，因此企业的管理层也愈加的重视档案管理方面的工作，对于工作中出现的各类问题给予了足够的关注和重视，这在以往的档案管理工作中是很少见到的，因为计算机以及信息化技术的运用，使得档案文件的管理工作更加高效，解决了很多难题和困难，本文主要从几个关键的阶段来说明计算机的相关技术手段是如何深入融合档案管理工作之中的。

标签：计算机技术；文件与档案管理；应用
引言：随着计算机技术在实际生活中的应用越来越普遍，它的应用领域也越来越广泛，越来越普及。

计算机技术在现代档案管理中的实践应用，给人们的工作带来了极大的便捷，对于提高档案管理的重要意义、实际效益有着极其重要的作用。

一、计算机技术深入融合于文件与档案管理的阶段
（一）计算机技术的应用阶段
所谓的计算机技术应用阶段，就是指企业正式将计算机技术引入企业文件与档案管理的工作中，并通过计算机技术对文件档案进行整理编辑、统计、检索和借阅等，具体应用如下：1.利用计算机编制归档技术，开设企业文档数据库，按照不同的要求，对企业数据库内的文件与文档进行自动的分类和编制。

2.利用计算机检索技术，提高对企业文档的识别能力，从而帮助工作人员快速检索符合自己利用要求的文件与档案。

3.利用计算机监察技术对企业数据库内的文件和档案的出、入库数量、库存空间的占有率及文档调阅与归还等进行详细的记录与统计，方便管理者对其进行管理和应用。

（二）计算机技术的综合应用阶段
计算机技术的综合应用阶段就是指企业相关人员认可了计算机技术在文件与档案管理中的应用效果，逐渐改变自身工作状态与工作模式，并对其进行广泛的传播和应用。

因此，企业对计算机信息处理系统进行大量的投资和研究，选择适应本单位实际工作状况的软件和系统，利用多功能的软件来提高各项工作的效率，进而满足企业日常工作中的各项计算机技术需求。

（三）电子文件应用阶段
电子文件应用阶段改变了传统的计算机文档管理技术，利用电子化对文件进行处理，在工作形式和管理模式上都有了很大的变革：（1）生成环境文件管理的相关工作人员将文档的关键信息及数据录入计算机程序，从而形成相应的电子文件，这些电子文件可以根据软件要求进行格式的转换，具备高效存储、输入和显
示等功能，加之有高级的安全、保密技术，使其生成环境得到进一步的优化。

（2）管理模式电子文档从根本上改变了纸质文档的管理模式，将高新的计算机技术及方法直接融入实际工作中，避免因管理与技术相互脱节而造成的管理困难，进而更好的提高对文件与档案的管理。

二、计算机技术在文件与档案管理中的应用优化
（一）重视文档资源的标准化建设
随着计算机技术在文件与档案管理中的应用越来越广泛，很多企业高度重视对先进设备及计算机系统的采买，却忽略了文档资源的标准化建设工作，从而导致采购的设备及先进的计算机系统长期闲置，浪费资金。

新型的计算机档案信息系统无法满足企业内部的真实需求，因此，企业必须高度重视文档资源的标准化建设，并设立专业的研发部门，对企业的计算机文档管理软件进行整体的规划，提高其实用性、合理性和科学性，从而确保企业健康、持续发展。

（二）电子数字档案库联网站点的建立
在文件与档案管理过程中，为了计算机技术管理目标的最终实现，就要离不开计算机技术，可使用计算机技术建立档案库，但前提是必须要遵循计算机的特点和实际的网络情况，保证所建立的档案库联网的网络是有效的，可以将其划分为以下两部分。

1.要实现计算机技术的价值，就要先建立一个电子数字档案库的联网站点，以此达到计算机技术运用效率提高的目的。

用户利用联网站点可以不受空间、时间等条件的限制，通过信息界面可以直接登录系统，自由查询自己所需要的档案信息。

2.建立档案信息共享网站，档案管理必须要采用高效率的档案管理系统，同时还要采取正确的方法，从根本上保证拥有安全的电子数字档案信息，并且能合理规范档案信息的使用，使用户的档案信息查询行为得到保障，也为他们提供诸多便利。

（三）防止出现文档分离情况
若要防止档案管理过程发生文档分离情况，则应进行档案管理时，对文档一体化进行贯彻落实，避免出现重复工作的情况，进而提升档案管理整体质量。

对于档案管理人员来讲，需要进行文档文件的总体规划，正确应用计算机技术，在构建档案一体化、连续性管理模式的同时，保证文档分离问题得到有效解决，以促进档案管理工作的持续发展。

（四）提高企业文档管理人员的计算机应用水平
随着计算机技术的广泛应用，企业领导人意识到了计算机信息管理的高效性，因此高度重视对先进计算机软件及硬件设施的采买和应用，但是却忽视了相关档案管理人员计算机应用水平，导致先进的计算机设备得不到合理的应用，浪费财力、物力，又无法提高工作效率，因此，我们必须改变文件与档案管理的相关人员对纸质文档处理的传统思想，定期开展计算机培训合成，对相关管理人员
的计算机应用技术进行合理的培训，使其熟练计算机文档管理流程，完善计算机文档操作技术，并推行奖惩制度，对积极配合并应用熟练的员工予以嘉奖，对无法跟上科技进步步伐的员工予以淘汰，从而提高企业内部人员的综合素质和企业的科技化管理水平，促进企业快速发展。

结束语：
总而言之，计算机技術在档案管理应用中已经大大提升了效率，但是计算机技术还没有在档案管理过程中得到充分作用，这需要工作人员不断地进行探索和思考，力求运用计算机更好地提升管理效率。

参考文献：
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