大数据时代数字档案馆建设探究

大数据时代数字档案馆建设探究

作者：吴震，李春阳

来源：《办公室业务》 2018年第1期

【摘要】从档案数字化到档案大数据管理，传统数据档案馆面临从思维方式的改变到管理

模式的升级。如何抓住稍纵即逝的“窗口期”，实现从资源提供方到知识内容提供方的转变，

将有效促进档案管理行业的升级。

【关键词】大数据；数字档案馆；模式建设

伴随着大数据时代的到来，数据被视为一种新的生产要素和创新驱动力。拥有丰富数据的

传统档案馆正努力建设成为数字档案馆，将现有数据与互联网科技相融合已是大势所趋。大数

据引发时代的深刻变迁，对现有的数字档案管理体系造成极大的冲击，使得管理的理论、内容

和管理模式产生极大的变化。研究如何抓住现有的“窗口期”，带动档案数字档案馆建设，为

广大用户提供更为针对性、优质的服务颇有意义。

一、大数据时代对数字档案管理工作的影响

数字档案馆是在信息化大背景下提出的概念，意在将计算机网络技术引入档案管理，将原

有的以纸张为载体的档案进行数字化处理，有序处理和管理收集、创建、确认、转换、存档、

管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程，是传统档案馆功能的延伸。数字档案

馆的概念是个动态的过程，它的内涵会随着信息技术的不断发展而变化，这也需要档案管理人

员针对不同时期提出不同的数字档案馆的发展任务与目标。大数据时代对数字档案管理工作的

影响如下：

（一）管理要求发生改变。经过多年的探索和实践，现阶段国内许多数字档案管建设仅仅

是实现了档案资料的题录、摘要，以及部分文件在线全文阅览，服务多局限在“目录式”服务。大数据时代提倡的服务是精确分析受众的需求，通过对海量数据进行筛选、提炼，针对性提供

服务。这是对档案知识的挖掘和利用过程，与档案管理的本质相契合。也为数字档案馆的自身

建设提出高一层次的要求，以“互联网+”建设思路为受众提供知识服务。

（二）应用技术发生改变。自电子文件产生后，档案数据的增长从未停歇，甚至呈井喷式

增长。经历过将现有档案信息化的初始过程，如今数字档案馆的互联网技术仅限在线查询、浏览，数据库技术局限于储存和基础检索，不断增长的数据反而成为档案管理瓶颈。高效存储的

系统，以及依据馆藏信息和受众群体制定特有的数据挖掘方案，实现数据信息共享、利用成为

数字档案馆实现技术突破的当务之急。

（三）受众需求发生改变。传统档案与现有的电子档案馆均以被动接受查阅为主，辅以档

案编研成果主动提供服务。档案受众需求主要是对历史文化记忆追寻、办事需求驱动、知识学

习休闲等。这与大数据背景下及时性、碎片化的知识，以及对提供深度知识的需求大相径庭，

这样促使电子档案馆要推陈出新，提供大众喜闻乐见的知识产品，增强档案的魅力。

（四）利用方式发生改变。相比原有在实体场馆内接受受众的查阅，以及通过网络平台展

示馆藏档案，与大数据时代主动推送、APP产品“圈粉”等方式形成鲜明对比。拓宽数字档案

馆建设思路，变被动服务为主动服务将是未来档案利用方式的主要方向。

二、大数据时代数字档案馆建设瓶颈分析

（一）职能定位与服务内容不符。现有的数字档案馆建设主要围绕馆藏内容，为受众提供

现有资源，重点侧重于资源的保管。但当今社会的经济发展模式已经由资源型向着知识型过渡，作为知识存储和管理主体的档案部门，现有的工作重点应该是形成知识网络，深度开发知识产品，从资源提供方向知识提供者转变。

（二）传统建设思路已与现实环境不符。传统数字档案馆建设倾向于依靠自身资源提供产品，也由于自身内容的限制有时无法全方位反映历史原貌。大数据时代可通过数据技术联接不

同数字档案馆间资源，实现互联互通，挖掘共同主题的知识点，更全面提供产品服务。

（三）使用技术与现实不符。目前各地数字档案馆储存技术，使用系统不尽相同，无固定

的标准规范，处于野性发展状态。为了保护数据安全数字档案馆间或内部更多使用局域网或离

线保存，与大数据时代资源共享、数据整合的技术要求相差甚远。

三、大数据时代下数字档案馆建设策略

（一）明确知识提供者的身份。在大数据时代，各数字档案馆应更加明确知识提供者的身份，从意识形态上改变职能定位，提倡知识的共享与利用，让档案管理与时俱进，更大范围地

服务大众。可以智慧型城市建设为契机，将馆藏数据淬炼出反映城市发展、特色的内容，衔接

市民日常服务，把原本数据库上的资源变成知识，从幕后走向台前。

（二）构建高效的知识提取系统。大数据的特征提取技术可以随时针对受众需求，精准推送、更新现有的产品。这也要求数字档案馆在现有信息资源的基础上，分析馆藏特色，打造自

己的拳头产品。建立知识提取系统，准确划分受众需求特征，做到给用户所需，明确下一步工

作计划。同时，不同数字档案馆间做到互联互通，资源共享，长短互补，真正实现大数据管理。

（三）制定统一的数据标准。做到数字档案馆间资源共享的前期就是使用同一标准的数据，兼容的数据库。需要建立封闭的资源交换中心，确保资源的安全；统一电子资源格式、元数据

内容以及数据提取方式，确保相互连接的数字档案馆数据质量；根据受众需求制定共同的资源

转化计划，在统一的指挥棒下推进数字档案馆建设进程。

（四）与平台提供商共赢发展。采用互联网思维，以馆藏优势与社会的平台提供商合作，

借助其技术成熟、受众人员众多、运营理念先进等优势，构建多种档案利用服务体系。快速推

进档案服务工作从传统的规范化管理逐步向着知识化服务迈进，以此提高档案的利用效率，较

好地发挥知识对社会发展的促进作用。