浅谈高校如何加强声像档案资料的收集与管理

浅谈高校如何加强声像档案资料的收集与管理

作者：杜娟

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第8期

文/南方科技大学杜娟

【摘要】高校档案的收集工作是我国现代档案管理工作中的重点，收集资料的齐全完整性、规范等等都影响到往后的利用和借鉴。目前我国高校的档案收集工作还存在一些问题需要采取

措施进行解决。本文根据多年的工作实践，对高校档案收集工作论述新的观点，供同行借鉴参考。

【关键词】高校档案；档案收集；创新

档案记录着学校成立以来的发展历史，是高校发展史中的原生信息。档案收集工作作为高

校的一种基础性信息资源，收集的档案是否齐全、完整，关系到档案往后的借鉴及利用价值。

在实际工作中，收集工作不尽人意，由于各种原因，很多人员都自己借了档案出去没见移交，

或原本需要移交的为了图自己方便利用而没有移交，导致档案资料的不齐全以及往后的档案查

询与利用的难度愈加增大。因此，高校的档案收集工作面临着很大的挑战，需要我们去创新，

把档案收集工作搞活。

一、宣传工作是档案收集工作的基础

档案宣传工作是提高高校教职工档案意识的有效途径，是增强学校档案意识和档案法制观

念的有效手段，只有大家的档案意识增强了，才能理解和支持档案工作，才能自觉自愿、主动

地进行归档移交工作。

（一）对学校各级领导的宣传。档案宣传是架起档案与学校各级领导和教职员工的桥梁，

能够帮助他们认识档案的珍贵价值，获得他们对档案收集工作的认可。特别要向各级领导、基

层领导进行档案宣传工作，提高他们的档案意识，引起他们对档案工作的重视，得到他们的支持。从他们身边的文献和具体工作中的资料汇集这些微小的事情开始，对他们身边的工作人员

反复宣传档案的意义和档案归档要求，由表及里，潜移默化。每次开展档案活动，都要主动热

情地邀请学校各级领导参加，并发放活动宣传手册，使其在工作中逐渐形成良好的档案信息意识，由点带面，影响到部门兼职档案人员，档案收集工作中遇到的很多问题就会迎刃而解。

（二）“档案法”在校园内的宣传。在高校中，由于不少教职工对档案的价值和作用缺乏

了解，归档的意识淡薄，对自己工作中形成的很多档案资料不知道整理归档，或明知要归档，

但为了自己的利用方便而不向档案室移交，以至造成档案的积压、散失，严重影响到档案的收

集和利用。

加强档案法制建设，在档案兼职人员及教职工中深入宣传“档案法”及“档案法实施方法”，进行法律知识和档案知识的业务培训。以法治档，树立档案的法制权威性。使其高校职

工和教师认识到，在其从事教学、科研、党政管理等活动中形成的多种载体形式的有价值材料，虽然是自己（或共同）的劳动成果，但是，因为是在公务活动中形成的，所以，应该属归档范

围的材料，每个人必须按照规定完整无缺地向档案室移交，任何单位与个人无权占为己有，否

则就是违法行为。

（三）对档案部门工作的宣传。利用各种机会，积极开展各种形式的宣传活动，经常地、

不失时机地介绍档案室新动态，保管条件，管理制度、档案检索工具、利用方法，保密制度等

内容，以消除教职工的种思想顾虑，提高移交档案材料的自觉性。

通过多种渠道和方法进行宣传，如举办图片展览，发放宣传手册，办档案室室讯、档案网

站适时发布档案工作的各项动态和有关学校的档案信息等等，向全校师生员工（包括兼职人员）宣传《档案法》和《普通高等学校档案管理方法》等各项规定，宣传上级有关档案工作的重要

文件，宣传本校档案工作制度，对档案的利用取得的社会效益和经济效益；宣传学校知名专家

学者利用档案取得的显著成就等等，从而使全体人员及各级领导、各个部门的兼职档案人员认

识到档案的价值，提高档案意识，增强材料归档的自觉性。

在以上宣传方面的同时，积极创新档案宣传工作，探索新的宣传手段，适应信息网络化的

特点，形成档案宣传的风格和时代特色，增强档案宣传的感染力和说服力，使档案宣传更有效

地覆盖全社会，消除档案与教职工之间的距离感。

二、创新手段是档案收集工作的可持续发展重点

改革创新档案收集手段，采用多种途径，打破传统接收方式，拓宽收集渠道，调整接收和

征集方向，使档案收集网络的构成更系统、科学和专业。

（一）为了适应时代发展的要求，高校档案馆（室）必须改革档案收集工作方式和内容。

在按规定接收各部门、学院应移交档案的收集，加强对本校区域内著名人物、学者、教师等特

色档案的收集，以寄存、捐赠等多形式、多渠道将散存在教师的重要档案收集进馆，同时提高

接收档案的质量和增加科技档案、专门档案、声像档案的收集比例，实现收集档案数量有较大

增长，质量也有同步提高，结构有较大改善，使收集的档案成为重要信息资源基地。

（二）重视“再生信息资源”的收集（即收集利用档案著书立说等成果），是一项显示档

案信息利用成果的工作。在新形势下，档案收集工作已不再是一个传统的、简单的、孤立的接

收工作，而有了更多、更高的要求。它必须更多地融入学校融入教职工的生活，成为学校教学、科研、校园文化等各项高校建设发展中不可或缺的一环，也只有如此，档案收集工作才能真正

为整个档案事业的发展打下坚实的基础。诚然，“再生信息资源”的收集，不足以构成一个高

等学校档案室馆藏建设网络的全部内容，但作为阶段性目标仍可以有所作为。

（三）开展“口述历史”的收集工作，是一项极富前瞻性和紧迫性的工作。当前，许多高

校已有上百年和几十年的历史，高校的许多离退休教职工，都是伴随着学校的风雨同沉浮一路

走过来。可以说他们是学校最好的见证，甚至是学校珍贵的“活档案”。如果没有很好的收集

他们的信息，对于学校历史完整的陈述，将是较大的损失和无法弥补的缺憾。

（四）定期收集，明确责任。高校在档案收集方面与其他部门的收集工作既有不同，但又

存在共性。对于一般的档案收集工作要做到定期收集，明确职责，这样才能保证档案收集的连

贯性以及专业性。具体做法就是在每次档案资料使用和产生的过程中，必须实行谁使用，谁管理，定时用，定时归的办法，将高校档案信息由产生和形成的部门严格按照规定的档案归档制

度实行，在具体的时间将档案信息移交到指定地点。对于这种方法，必须注意档案收集过程中

哪些材料必须归档，哪些材料归放在哪些地方。还有就是明确档案工作中各部门联系方式以及

职责，确保每次收集的档案能够在规定时间送至规定的地点。最后还需要确定档案收集的时间

界限以及收集档案资料的流程与手续。

（五）收集关键，有轻有重。在新时期的高校档案收集过程中要避免没有主次，不分轻重。这样很容易造成档案收集工作混乱，以及收集信息不全面或者质量比较低。为了避免这种混沌

的局面，高校档案收集过程应该抓住关键，顺便将次要信息一网打尽。在档案信息比较关键的