邮件备份操作指导

邮件备份操作指导

方法一：

1.在邮箱工作台右击邮箱数据库图标→应用程序（R7客户端显示数据库）→新建拷贝，如下图所示：

2. 弹出拷贝应用程序对话框，服务器默认本地，标题、文件名都可以修改例如加上日期（不能跟之前做的备份的“标题、文件名”相同），文件名后缀“.nsf”不要动，后面有个文件夹的图标，点击该图标可以选择存放的路径。

确定开始备份，备份完成后会在工作台上出现一个图标，打开查看里面的邮件是否正确。如下图：

提示：NotesR8.5新建拷贝是默认加密备份邮件。

1.如果选择加密只能用执行新建拷贝时的ID文件登陆邮箱打开备份的邮件，一旦ID丢失或忘记口令，该备份文件将无法打开；

2.如果选择不加密更换其他ID也可以打开备份文件。

方法二、邮箱本地自动归档—进行邮箱备份并减少邮箱容量

1、首先保障客户端本地场所的信息配置是正常的，是对应当前使用的邮箱

的信息：

单击NOTES右下角“联机（办公室）”-“编辑当前场所”，

1)、基本：internet地址是否是：邮箱名@

2)、服务器：宿主/邮件服务器是否是：邮箱所在服务器

3)、邮件：邮件文件是否是：mail\邮箱名

2、自动归档设置：

1)、打开邮箱：选择操作菜单→归档→设置

2)、打开对话框中单击“创建”按钮创建归档条件。如下图：

3)、打开创建归档条件对话框：输入归档名称，并选中“启用条件”按钮。

4)、然后单击上图中“选择条件”按钮进行归档条件的设置。

✧未修改时间长度大于：可以归档未访问（打开、查看其属性，等等）时间

长度大于您指定的时间长度的文档

✧截止日期早于: 可以归档标记为到期时间早于您指定的时间长度的文档。

✧用户已选择：可以归档在当前视图中手动选择的文档。启用该选项时，会

禁用日期设置，以便从列表框中选择视图或文件夹。

✧早于：可以归档早于您指定的时间长度创建的文档。

选择条件后单击确定返回“创建归档条件”对话框

5)、设置对于符合条件的邮件怎么处理：

✧应对所选文档执行什么操作：

（1）、如果需要将邮件备份到本地请选择第一项。并单击文件夹按钮选择归档到的数据库里。默认是放到NOTES安装目录data\archive\a_邮箱名.nsf数据下。

（2）、如果不备份选择第二项直接删除。

✧希望如何清除此应用程序中的文档：

（1）、从此应用程序中删除归档文档：是说明将符合条件的邮件从服务器上的邮件数据库删除

（2）、减少此应用程序中的文档：是说明将符合条件的邮件只删除一部份信息比如附件，保留标题等。

设置完后单击确定返回“归档设置”对话框

6)、设置归档自动运行时间：如下

选择“归档设置”中的“日程安排”安排归档运行时间。如下图是每周一到周五12:00自动运行设置的归档。适合的场所所有场所。

注：归档运行的前提是邮箱是打开状态。

3. 如何确认本地自动归档已经生效：

1).选中一封邮件，然后点击菜单栏中的“操作”→归档→归档选定的文档，然后会自动创建本地数据库。提示归档完成后，查询是否归档成功。

4. 如何查询归档到本地的邮件：

打开邮箱→归档→单击设置的归档名称即可打开本地的归档。如下图注：如果本地数据库没有创建第一运行归档时会自动创建。