费用报销审批制度及流程

惠州市威廉王子皮具有限公司

费用报销审批及流程制度

第一章总则

第一条：为了加强公司财务管理工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，制定本制度。

第二条：本制度中所称的费用，是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通信费、办公费、各项补贴及其他费用等。

第三条：原始凭证有效性的规定：

1、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：

税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；

财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

邮政、银行、快递等系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

经董事长（总经理）同意并审批的公司内部自制原始凭证。

2、经办人取得的原始报销凭证，若内容填写不完整；填开单位未加盖任何有效印章等，均视为无效原始凭证，不予报销。

3、经办人员填写报销单时，统一用黑色墨水笔规范填写，不得涂改、挖补。否则，视为无效报单，不予受理。

4、经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。

第四条：本制度适用对象为公司全体人员（董事总经理除外，董事总经理费用按实报销）。

第二章审批权限

第五条：备用金借支在3000元（含3000元）以下和费用的报销金额在1500元（含1500元）以下的，由部门经理确认，财务会计复核，财务经理审核，财务总监核准，总经理审批。审批流程图如下：

第六条：备用金借支在3000元（不含3000元）以上和费用的报销金额在1500元（不含1500元）以上的，由部门经理确认，财务会计复核，财务经理审核，财务总监复审，总经理核准，报董事长审批。审批流程图如下：

第七条：部门经理(不含财务经理)的备用金借支和费用报销，由财务经理确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批；财务经理的备用金借支和费用报销，由财务总监确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。

第八条：部门总监或副总（不含财务总监）的备用金借支和费用报销由财务总监确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批；财务总监的备用金借支和费用报销，由董事长确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。

第九条：董事长和总经理的备用金借支和费用报销，实行交叉确认、交叉审批，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。

第三章备用金借支程序

第十条：各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。

第十一条：备用金借支程序：借支人填制借款单，按本制度第二章第五、六条规定权限报核、报批，出纳根据审批后的借款单，向借支人支付备用金。

第十二条：管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员不能有拖欠公司款项的不良记录，须经财务和董事长认可。

第十三条：备用金借支人须在公务完毕后，及时按照审批程序到财务部结清备用金，不能及时结清的，借支人必须按规定时限结清备用金，前款不清后款不借。每年12月31日前，除12月下旬借支的备用金外，其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。

第十四条：借款单是财务部门处理账务依据之一，报销费用时借款单不予退还；声明归还所借备用金时，由出纳开具收款收据给报销者本人，收款收据须妥善保管备查。

第十五条：备用金是为保证公务需要而设，任何个人不得因私借用公款。

第四章费用报销程序

第十六条：费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销

单，按本制度第二章第五、六条规定权限报核、报批，出纳根据审批后的费用报销单或差旅费报销单向报销人支付报销款或收取归还的备用金金额；报销人领取报销款项须在费用报销单或差旅费报销单上签字，收到归还的备用金，按本制度第三章第二十一条规定办理。

第十七条：费用报销的所有原始凭证必须符合本制度第一章第三条的相关规定，财务对费用报销的审核，严格按本制度第一章第三条的相关规定执行，严禁白条报销；公务中因个人原因，违章的罚款支出不予报销（董事长特批的除外）。

第十八条：原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

第十九条：原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

第二十条：用于报销的定额票据，报销人须在每张票据正面空白处注明实际开支金额、开支的用途并签名。对装卸费、运杂费、仓租费、保险费等的报销须附上相关订单、合同复印件、装箱单、货物清单等。

第二十一条：不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，不予报销受理。

第五章出差补贴标准

第二十二条：本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣，在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。

第二十三条：公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写《出差审批表》，说明出差地点、出差起止时间、业务洽谈内容及费用预算，经部门经理确认、总经理及董事长批准后方可执行出差；经理级以上（含经理级）出差，出差前须将出差期间的工作安排在电子公告里面发布，并注明联系方式，以便工作的联络；出差人员出差工作完成后，须出具《出差工作报告》，说明出差业务洽谈内容达成情况及取得的效果，提交部门经理、总经理或董事长确认签字；报销费用时须将《出差审批表》、《出差工作报告》连同费用票据粘贴在一起办理费用报销手续，否则不予报销；未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司亦不予报销。

第二十四条：公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。

第二十五条：长途出差交通工具乘坐标准及补贴标准按公司原有标准执行。

第二十六条：出差住宿费及补贴实行全额包干制，按公司原有标准执行。

第二十七条：操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。

第二十八条：报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。

第二十九条：出差交通费、住宿费的报销，未超过标准限额的，按实际发生的费用报销，超出标准限额的，超出部分自行承担;若出差在外自行解决住宿的，可按标准的50%予以住宿补贴；无法提供正式住宿发票的出差员工，按自行解决住宿处理，但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。

第三十条：出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴，招待费发票日期栏必须填写