总经理工作部工作现状及下一步工作思路.知识交流

总经理工作部工作现状及下一步工作思路

总经理工作部经理王超

总经理工作部的主要职责

1、参与政务、处理事务、协调公务、搞好服务。

2、担负着综合、组织、协调、联系沟通、服务保障和上情下达、信息交换等重要职责。

3、承担着政策研究、制度建设、公文管理、综合材料起草、会议管理、事务接待、法律信访、督察督办、外事管理、应急管理、网站管理与建设、办公自动化、治安消防、本部房产、车辆管理、物业协调、后勤服务等工作任务。

在各单位、各部门的支持下，总经理工作部的主要工作业务基本正常开展，并取得一定成绩，但是距先进企业的管理标准和公司要求还有很大差距。

结合公司开展的“解放思想、转变观念、持续改进、追求卓越”的大讨论，根据会议安排，就会议管理、制度建设、网站建设、公文管理、法律事务、文明办公等工作分析现状并提出下步工作思路。

一、会议管理目前公司的主要会议：

股东会、董事会、监事会，年度、年中工作会、月度工作会、党组会议、总经理办公会、中心组学习会、相关月度协调会、经济活动分析会，基建、生产、安全、党群、工会等专题会。

现状：会议在公司的安全生产、经营管理、改革发展、党群等方面发挥了重要作用。保障了公司各项工作的正常开展。基本达到了会议效果和预期目标。目前公司会议存在的问题1、会议多，随意性大，策划不够。

2、准备不充分，主题不明确，内容不集中，流于形式。

3、会议质量不高，效率低，效果不明显，达不到会议的作用。

4、浪费人力、财力、物力、时间。

5、会场纪律松散。成功高效会议三步曲第一步会前策划公司的大型会议和专题会议，要严格按照《黄河水电公司工作规则》

中会议管理制度的有关条款执行。1.部分基层单位和本部范围的会议至少提前一个礼拜策划准备。

2.全公司范围的会议至少提前半个月策划准备。

3.大型的会议还需要成立专门机构进行策划准备。一份详尽的会议策划书包括1.拟定会议时间

2.选择会议地点

3.确定参会人员

4.明确会议目标

5.确定会议召开形式（能以电视电话会议形式召开的会议不再集中召开）

6.确定会议主持人

7.安排会议内容（要丰富充实）

8.确定会议发言单位和讲话领导

9.会议纪录

10.会议纪要或会议通报编发

11.会议精神督办落实

12.会议成本要严格控制，所需费用预算严格执行公司会议费管理制度。会前准备1.发布会议通知。

2.布置会场（会标、桌签、音响、话筒、摄像照相、座次等）。

3.细化会议议程。要测算并标明每项议程时间（包括会中休息时间），要力控会议发言随意超时。

4.会议材料

1）会议专题报告和发言材料（起草－部门审核－分管领导审定）。

2）领导讲话材料（起草－部门审核－提前两天送讲话领导修改审定）。

3）会前一天准备好幻灯材料，尽最大可能减少会议用纸。第二步会中控制按时召开会议。

严格按照会议议程进行。

转变会风，力戒空话套话废话。

围绕主题，避免离题。

遵守会场纪律（随意走动、接听手机、打瞌睡、交头接耳）。第三步会后落实整理会议记录。

印发会议纪要（或会议通报）。

会议议定事项的督办落实；原则是谁主办谁落实。

会议精神落实的评估反馈工作。

会议材料的立卷归档。下一步工作思路制订会议管理制度。

规范会议的策划、筹备、会务组织等有关会议的程序，合理降低会议成本，提高会议绩效，促进公司提高科学管理水平。

制订会议管理流程图、会议绩效评价表、会议落实情况反馈单。精简会议次数、规模，缩短会议时间。

严格会议审批。能够不召开的会尽量不开，能够套开的会尽量套开。二、制度建设现状：

公司成立后，根据“生产、经营、开发建设”三大任务，制定了黄河水电公司制度建设三年规划。

截至2004年底，制定并出台制度149部，涉及安全生产、经营管理、基本建设、审计、党群、工会、机关事务等诸多方面，有效的规范了公司各项管理。

2005年，按照集团公司制度建设要求，重新设计了公司制度框架体系，规范公司系统制度建设各项工作，并新发布制度47部。

今年，公司对制度框架体系进行了优化，共设计制度238部。截至目前发布制度27部，修订制度82部，制定制度81部（其中，开始运转制度25部）。

问题：制度建设滞后。

已发布制度的执行力不强，有章不循的现象依然存在。

发布制度的评估反馈工作没有及时跟进。下一步制度建设思路将优化管理流程与制度建设工作有机地结合起来。

将制度建设计划完成情况纳入部门年度考核范畴，确保年内完成全部制度制定工作。

发挥制度领导小组和制度建设办公室作用，加快制度审查速度。加强制度的培训和执行力度（原则：谁制定谁培训，谁执行）。

加强制度评估、反馈工作，确保制度及时完善，确保工作流程不断完善。

建立制度建设创新机制，使制度建设不断成为公司管理上台阶、上水平的平台。三、文明办公：根据现代企业管理要求，规范公司本部办公场所管理和办公秩序，推进文明办公，推行精细

化管理，树立窗口形象。现状大楼办公秩序基本正常。

物业管理基本正常。

员工上下班的纪律基本良好。

不能满足现代企业办公的要求。存在问题：物业管理不规范。

办公室物品摆放不整洁、凌乱。

随处吸烟，乱仍烟头。

卫生间有异味。具体措施：公司决定在本部从上班纪律、仪态仪表、着装、办公礼仪、办公室物品管理、吸烟规定等方面推行文明办公。

文明办公管理制度于6月29日工会小组长会议通过，将于近日发布。

设立无烟办公区，设定指定吸烟场所。

推行卫生间文化。在卫生间内摆设黄河水电公司企业理念、电站照片、装饰画、摆放观叶花卉等。

增设茶水废弃桶,废纸篓。

增设保洁工作标准及检查卡。

提高黄河水电公司梯调大楼物业管理水平，将办公区打造星级标准要求。四、公文管理：现状

办公自动化系统自2005年6月投运到2006年6月30日，共办理公文2367件，从签收-审核-审签-领导审批，基本能做到一个星期之内完成，效率有了很大提高。

公文处理工作进一步得到规范，公文质量也有了新的提高，实现了收文、发文、会议纪要、策划书、制度发布、签报、信息处理等电子化。

与公司系统、省政府文件实现了电子公文交换。

实现了公文从手工办理到电子政务的跨越，实现了无纸化办公。存在问题公文阅文不及时，文件精神无法及时传达。

公文封发后，好多员工不去主动查看、阅读，导致文件精神传达不到位。自办公自动化实行一年来，据统计，有些机关管理人员从来不阅读文件。作为一名管理人员，不阅读文件，不掌握的基本情况，如何指导基层的工作？

办公自动化整体应用水平差。

主要表现在：常用办公软件操作困难，公文处理状态不明确，