档案信息化建设的意义

1.1档案信息化建设的意义

面向集团单位集约化管理

从系统应用角度：

多全宗、多层次、大集中

资源共享

电子档案数据存储格式、展示方式、主要业务规范、业务功能实现统一

从档案业务管理角度

上下级业务工作监督检查、统计信息汇总

业务规范化管理：业务规范层层落实、实现规范和个性化的统一

从系统维护、集成角度

J2EE架构，WEB/中间件/服务器

SOA/EAI面向服务的体系结构

公共服务采用WEB SERVICE

数据交换采用XML标准

维护方便、集成性高、开放标准

分层插件式架构

充分保障：

系统寿命

扩展性

可持续发展

模块化——可拆卸、可装载

平台化——业务、运行环境可扩展（按“需”应变）

技术架构的可扩展性

应用集中和分布的切换

存储集中和分布的混合

应用服务器的扩充和变化

接口调整

1.2.1.集团档案管理统一管控的必要性

由于各单位档案信息化建设水平参差不齐、各单位对档案重视程度不同，同时由于经费的限制，单纯依靠各单位自行开展档案信息化建设工作，短期内很难

达到一个较高的水平。因此，有必要由集团档案馆牵头，申请一笔档案管理系统软件专项资金，用于支付档案软件的产品费用，由使用该系统的各级公司支付软件的部署实施费用。这样，在集团统一规划和指导下，一汽集团档案信息化能很快的提高到一个新的高度。

系统建成后，将建立一个覆盖集团及下属各级单位、实现各级单位间互联互通、能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台，实现各单位档案业务规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一。通过大集中模式的存储和应用，系统内档案信息资源能够得到安全可靠的存储和充分共享利用，使得档案业务工作实现信息化管理、档案收集整理工作最大限度实现自动化、档案数据访问权限得到全安控制、档案利用方式更加简单方便，最终使集团内各单位档案信息化管理工作统一提升到国内领先水平。

1.2.2.提高档案业务工作规范化程度

通过对一汽档案管理工作业务流程的信息化改造,能够发现现存业务流程中

存在管理漏洞和运作弊端，通过合理改进和完善后从而有效提升管理水平。

首先，将业务人员的档案管理工作依据标准作业流程进行自然分解，将档案业务人员日常的工作业务流程和业务数据科学、规范的固化到系统中，将极大地提升业务人员的工作规范化程度，降低业务人员工作岗位交接的管理和数据风险，为企业知识资源的完整提供了强力保障。

其次，将日常档案管理数据纳入系统进行管理，只要完成了基础数据录入，便可以最大程度的实现文档和档案信息的透明性和共享，实现文档和档案数据统计分析的自动化、大大降低了业务人员的劳动强度。

最后，将涉及到众多协作方的跨部门、跨流程档案管理任务依据科学管理体系进行归纳和重组，一改"人推事"为"事推人"的局面，大大降低业务人员跨部门之间文档交互和工作协调的时间成本，为企业生产和经营管理的整体协调提供了良好的管理手段。

1.2.3.提高档案利用效率，降低管理成本

从企业管理角度看，档案信息化建设将使企业现有的现代化设施、设备能发

挥更大的作用，只需用少量的投入就可以获得巨大的收益。

档案信息化管理是企业管理信息化的重要部分。档案信息化的建设将为企业培养一大批适应信息化管理的科技人才、建设人才和管理人才，为企业积累依托信息化实现项目管理规范化的建设经验，为企业建设多项目管理信息化平台提供了理论和实践指导，为企业在多项目之间复制成功的项目管理经验提供了科学的实现手段。从而降低企业的项目成本，企业项目成本的有效控制将为企业创造新的利润增长点。

通过对各项生产流程和管理流程中所必需的各类报告、文档和档案进行电子化,有效节省了项目管理工作中的纸张购买、打印分发成本。长期看，档案电子化管理，将大大减少纸质文档的数量，可为企业节省库房和文档保管设备成本开支，也可节省因纸质档案老化对其采取人工修复而产生的资金费用，从而大幅度减低纸质档案的管理成本。

据统计，档案信息化建设的成功实施，档案信息利用人员的查档时间可以节省40%；文件重复存储率降低70%；由公司管理引起的法律和审计费用潜在降低为原来1/4；档案利用率将比传统文档和档案管理的利用率提高5-10倍。