高效人士的时间管理

Other Dept.
创造时间
做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事
善于沟通，乐于沟通
发扬团队精神，与他人一起工作 学习同事省时的好办法
善于在“工作链”中忙里偷闲
创造时间
创造时间第五招：
与拖延决战
创造时间
与拖延决战
拖延 --- 时间的最大杀手！
拖延 --- 一种恶习！
净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题； 你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西； 不替一位大客户准备简报，却打电话给一个小客户； 延误了和孩子共度的时光，等到他们快长大成人为时已晚。
创造时间
创造时间第二招：
要事第一
不 重 要
确定优先顺序
紧 急 重
要 不紧急
创造时间
知道每件工作的轻重缓急 将每天的工作依轻重缓急来分类
在适当的时候委任他人去执行任务
在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作 技巧地处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作 依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积 优先处理生命中你认为重要的事
his/her working styles and living habits and to effectively use time so
as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life.
做好规划
“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” ---商鞅
“谋和断是哈佛职业经理的两大职能” ---哈佛职业经理箴言
“如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分 ” ---法约尔
创造时间
设定目标的SMART原则
Specific ——目标要具体 Measurable ——目标必须是可衡量的
创造时间
剔、合、排、简
剔——剔除
运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除：
WHY? 为何做？——不做可以吗？ WHAT? 做什么？——不这样做可以吗？
WHERE? 在那里做？——一定要在这个部门做吗？
WHEN? HOW? 何时做？——换个时间可以吗？ 如何做？——变通办法做可以吗？
Attainable——目标是可能实现的
Relevant——目标是切合实际的 Trackable（Time bound ）——可跟进，要设定时间表
创造时间
计划的内容
“如何做”——实现目标的行动方案（途径、方法等） “如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什么样的责任 “何时做”——准备时间、起止时间、进度安排 “涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围
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坐言起行，不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖延
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时间管理含义 时间杀手 创造时间 结束语
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结束语:
享受生活
不把工作带回家！
“全方位成功”的人生观！ 花有重开日，人无再少年！ 珍惜时间，珍惜身边的人！
“投入多少资源”——成本、费用、代价
“应变措施”——考虑应付意外的对策
创造时间
每天都计划并写下当天要做的事情 有比较长远的理想（五年）
每周都安排一些时间去计划未来
对现时如何使用时间有清楚的了解 按目标去计划如何使用时间 为自己手头的工作找生趣 对自己的工作感兴趣
找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来
时间管理的含义：不断的督促自己改变工作
方式和生活习惯、有效地使用时间、务求提
高工作效率和生活质量、使人生更丰富和更
有意义。
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时间管理含义 时间杀手 创造时间 结束语
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时间杀手
影响时间效率的因素
1、电话 2、打扰者、突然来访者 3、会议（预约、没预约） 4、争吵、发火 5、缺乏目标、时间计划、优先计划 6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性 7、作无用的尝试 8、同一时间，想法、尝试过多 9、不现实的时间期望 10、无效的的通讯 15、员工不足或工作不力 16、社会的、闲在的谈话 17、缺少自律 18、保持优越感 19、错误的倾听 20、缺少反馈 21、争议、个人问题 22、忧虑、恐惧、焦急 23、不充分的计划、错误的变更 24、等待 25、记忆本身 26、差的记忆 27、对结果行为的迷惑 28、疲劳、讨厌 29、责备其它 30、压力、紧张 31、不充分的工具与设备 32、公司策略 33、不充分的登记系统 34、过多的文案工作、邮 件、读物 35、宠物、外界活动 36、不耐烦、草率 37、不懂该做先做的事
懂得授权，不是事事都要亲力亲为
创造时间
创造时间第三招：
组织得当
创造时间
5－S Practice 五常法
英 语
Structurise Systematise
Sanitise Standardise Self-discipline
意 义
例
Clean up the trash 把垃圾清掉
子
常组织 常整顿
合——合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并
排——重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排 简——简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果
创造时间
清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西 把工作上需要的东西放在方便取用的地方 用日记簿安排每日的时间与约会
常清洁 常规范 常自律
Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到要找的文件
Responsibilities of personal hygiene 个人清洁 卫生责任 Transparency of storage 贮藏的透明度 Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法
创造时间
浪费了今天
每天都是一个遗憾的生活 逃避积极的人生
长期在压力下工作的忧虑
待处理问题的不断增多 健康不良 暗淡的事业 优柔寡断的生活
创造时间
面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延 争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促 把艰巨的问题优先在清早处理 把困难的工作优先办妥 面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦，紧张和不安 马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作 积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作
时间管理：做我们希望做的事，避免做我们不希望做的事。
时间管理含义
三、时间管理不是去管理时间，而是自我管理
抛弃陋习


引进新的工作方式和生活习惯
制定目标 妥善计划及分配时间 权衡轻重、权力下放 自我约束、持之以恒 速度与效果并重
时间管理含义
Definition of time management: to continually urge oneself to change
一、“做我们希望做的事”，时间管理会使我们
在工作中，利用时间更有效 在有限的时间里做更多的工作 平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人 成为时间的主宰，使生活感到轻松
二、“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们
减少可能被浪费的时间 避免忘记去做重要的事 避免仓促上阵，失去主动 避免因迟到而失信于人 避免天天在时间的压力下度过人生
每天耗时
8小时 2.5小时 1.5小时 1小时 3小时 3小时 1小时 2小时
40年耗时
我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！ 接下来我们共同探讨、分享 时间管理之道!
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时间管理含义 时间杀手 创造时间 结束语
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时间管理含义
确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行
为每样东西找个“家” 将需要的资料放好，以免费时失事
将文件归档，不要堆满桌面
尽量集中在一个地方工作
创造时间
创造时间第四招：
与人共事
创造时间
有效地沟通
You
Your Colleagues
Your Dept.
Your People
Your Bosses
一寸光阴一寸金
1-20岁、60-80岁——忽略不计，余40 项目
睡眠 一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看报、聊天 刷牙、洗脸、洗澡 休假、白日梦、 闹情绪、身体不适
平均 80岁寿命
1年为1寸 结余
26.7年 22.5年 20年 18.3年 13.3年 8.3年 6.6年 3.3 年 13.3年 4.2年 2.5年 1.7年 5年 5年 1.7年 3.3年
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时间管理含义 时间杀手 创造时间 结束语
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创造时间
时间是稀缺商品，“创造时间”是不可能 的，但你一定能够在有限的时间里做更多 的事情。
•提高事件掌握度，可以提高自我价值
•区分优先顺序：20%的重要事情产生80%的结果 •做对的事情比把事情做对更重要
创造时间
创造时间第一招：
11、拖延、犹豫、作白日梦
12、不会说“不” 13、努力不彻底、或改变努力 14、自己做缠人过多的细节
时间杀手
“时间杀手”：
电话 会议 打扰 官僚作风 沟通不足 资源不足 文件及信件处理 交通拥挤、堵塞 欠缺周详计划 不分轻重缓急 过分专注细节 不能自我约束 不懂说“不” 善忘 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 犹豫不决