音像档案档案管理制度

音像档案管理制度

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，参照《照片档案管理规范》及《磁性载体档案管理与保护规范》等规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二章术语与分类

第二条声像档案是指记录和反映各项公务活动、具有保存价值的录音、录像（包括数码摄像）、照片（包括数码照片）、底片等。

第三章管理职能

第三条本企业声像档案由档案室集中统一管理。

第四条凡有声像设备和摄录手段的部门和专、兼职声像工作人员，都应把声像档案的形成、整理和归档列入自己的职责。

第四章管理内容与要求

第五条归档范围

（一）党和国家领导人，上级领导机关及地方自治区（省）、州（市）、县级主要领导来厂视察或参加有关公务活动形成的声像材料；

（二）本企业主要领导人参加有关重要公务活动形成的声像材料；

（三）本企业组织或参加重要外事活动形成的声像材料；

（四）本企业召开的党代会、职代会、团代会及其他重要行政会议形成的声像材料；

（五）记录本企业重大、重要事件、事故及其他突发事件形成的声像材料；

（六）本企业重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的声像材料；

（七）国内外著名专家学者、知名人士来企业讲学及从事其他重要科研、学术活动中形成的声像材料；

（八）反映本企业重大工程项目、科研技术、生产建设活动及成就的声像材料，反映本企业基建工程地貌、管网布置、隐蔽工程、重大设施设备及系统改造的竣工验收的声像材料；

（九）不同时期录制的本企业情况介绍或汇报，对本企业发展具有特殊意义的声像材料；

（十）本企业及各部门荣获市级以上领导机关奖励以及授予的奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证书等的声像材料；

（十一）其他反映本企业主要职能活动和工作成果的声像材料。

第六条归档时间

（一）声像材料形成后，一般应在一月内由摄录部门移交档案室；

（二）基建工程中形成的声像材料，应在项目竣工后随工程的其他档案材料按规定的时间归档。

第七条归档要求

（一）归档的声像材料必须经过系统整理，并附有文字说明；

（二）照片与底片一并归档；重要的影像材料母片和拷贝片一并归档；

（三）数码照相机拍摄的照片原则上只保存电子版文件，并且在公司综合部档案管理系统中分类保存，同时应保留备份文件，重要的照片资料如上级重要领导视察或重大建设项目的关键照片资料应洗印后保存；

（四）材料的整理

1、遵循声像材料的形成规律和特点，保持其有机联系，编制说明；

2、说明的内容包括：声像材料所反映的事由，事物产生、变化或事件发生的时间和摄录时间；摄录地点；摄录的主要人物的姓名、身份；对揭示声像材料记录主题具有一定作用的背景介绍；以及摄录单位、摄录人等；

3、说明应确切地概括揭示声像材料所反映的主题，一般不超过200字，总说明一般不超过500字。

第八条编目

（一）声像档案经过系统整理后，应组成案卷，案卷要有卷内目录和备考表；

（二）卷内目录以照片、胶片的自然张或有总说明的若干张为单元填写；或以声像档案载体中反映的独立事件、活动的内容为单位填写。

第九条声像档案的分类

（一）声像档案分类按其载体类型分别进行分类编号。档号由档案载体代号、分类号、顺序号组成，各段号之间用“—”连接。

1、载体类型代号分别标识：SZ(D)－照片(底片)、SX－录像、SY－录音、SP磁盘；

2、分类号、顺序号用阿拉伯数字标识；

3、照片、底片档案按0-9大类分类，分类号由一位数字组成；各属类内编写案卷顺序号；以案卷为单位，分别编写照片(底片)顺序号。

（二）声像档案单独存放的保管条件

1、保存底片的适宜温湿度为：温度13℃—15℃，相对湿度35%—45%；

2、保存照片的适宜温湿度为：温度14℃—24℃，相对湿度40%—60%；

3、电子录音和录像资料应保存在指定的电脑硬盘中或刻录成光盘后保存，同时还用适当进行备份；

4、数码照片应在公司综合档案管理和查询系统中进行归档，并且应在指定的电脑硬盘中适当备份或刻录成光盘后保存，以防文件丢失。

（三）声像档案保管方法

1、底片应立放，磁带、录像带应立放；

2、照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库；

3、接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片；

4、对保存的声像档案要定期检查；

5、库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不大于5%；

6、声像档案的鉴定与销毁、统计和提供按本企业有关档案管理制度执行。

第五章检查与考核

第十条本制度规定的事项由综合部或分管领导每年进行检查。

第十一条本制度执行情况的考核按责任制实施办法规定进行。

第六章附则

第十二条本制度由综合部负责解释。

第十三条本制度自发布之日起执行。