高校办公室信息化管理现状分析及应对策略

高校办公室信息化管理现状分析及应对策略

本文通过对高校办公室管理现状的分析，发现了现存的问题所在，即监督机制的不健全、人员配比不协调和技术手段不到位。通过对现阶段的办公室管理的研究总结出了解决现状的三个应对策略，通过对策略上思想、人员和管理手段等方面的具体分析，得出对应的策略。以解决高校办公室管理中现存的问题，并为高校的整体建设提供坚实的后勤保障。

一、引言

办公室信息化建设的含义是指在办公室管理和服务职能中运用现代信息技术、实现单位各个部门和工作流程的优化和重组。超越时空和部门分隔的制约，建成一个精简、高效的办公室行政效能。是指行政主体在实施行政行为时，以较小的行政资源投入来实现最佳的行政工作目标，达到资源配置的最优状态，实行办公室信息化建设，就是利用现代信息网络技术和其他相关技术、改造、优化和完善机关的业务流程，促进办公室工作科学、快捷、高效的运行。而对于高校而言，它又是一个特殊的组织和群体。作为教育系统中的高端组织而言，信息化管理就尤为重要了。在所有的职能部门中，各个部门中的办公室管理是所有管理中的中心环节，由学校的办公室协调各个院级部门的办公室，为各个部门的师生提供基础的服务和管理，这样才能保证学校各个职能部门的正常运转。

二、高校办公室信息化管理现状

信息化管理是高校公办室管理的必然之路。根据既有的规则指定合理的建设方案和计划，为学校信息化建设提供必要的技术支撑，是管理的根本。作为高等院校的办公室，它所承担的工作主要体现在如下几个方面：即承担学校信息化建设方案、计划的制定、执行；主导数字校园系统的规划、建设与维护；负责校园网络系统规划、建设及管理；教学服务；电教管理；照相摄像；培训工作；团队建设；完成领导即时交待的任务等等。也就是说，办公室的管理有着复杂的工作，在每个环节都需要有良好的运作程序和方法，这样才能达到信息化管理的有效进行。

但是在实际操作过程中管理中会有很多的漏洞或是在运行中出现了突发事件，使得管理没有办法顺利地进行。这也在不同程度上影响了信息化管理对办公室管理的进程。问题主要出现在几个层面：

1.监督机制不健全。根据办公室管理内容来看，办公室需要承担的任务繁重，其方向也是四面八方。在每个环节都需要做到完美就很难达到，往往都是有些事情做了，有些事情没做，但是至于做与没做或者做的好不好都没有任何的评价。没有一个部门或机构成为对办公室工作的监督和管理。这样将大大降低了办公室管理的工作效率，也在某种程度上，耽误或延误了某些具体活动事情的操作和传达，不便于长久健康的开展办公室工作。而对于办公管理的监督可以来自于各个方面，学校的领导层、教师以及学生。但是如果没有专门的监督机制，单独从受

服务方得到办公室工作的管理效果，不能够全面正确地掌握办公室管理存在的问题。所以建立健全监督机制，构建专门的方式和方法或是组织机构，制约和监督办公室的管理才能从根本上解决全方位评价体系，使得办公工作的有序进行。

2.人员配比不协调。由于高校的特殊性，即一线教师不需要每天在工作岗位，那么办公室的工作量就由为繁重了，尤其体现在对老师所提供的服务和通知送达上。在对于教师所提供的基础服务上，办公室承担了大量而繁重的工作，既要达到上级的工作任务，又要协调沟通和老师之间的事物，时间上还有明确的要求，对于办公室的人員来说是一个很大的挑战。通常状态下，办公室的管理人员配比都不够充分，没有足够的人员安排，分配不开所需的工作，这样会造成在实际工作中，安排不妥当，或是通知信息不到位。与此同时，在办公室管理的内容中，还有有关校园网络的建设、培训工作或是照相等日常工作，这些都需要有一定专业技术的人员来承担和完成，但是在实际的办公室管理人员配比中，不可能达到所有的技术都会，往往办公室人员只能承担某一个或几个方面的工作，这样已经是高配比的人员分配了。所以解决办公室人员配比的问题也是迫在眉睫了。

3.技术手段不到位。由于社会信息化发展的不断进步，要求我们在进行办公室工作的工作中灵活的掌握和运用现代化的技术手段。在校园网络建设上需要丰富的网络知识；在通知送达上需要会灵活的使用现代化通信设备，如微信和QQ；在文件送达方面需要会使用网络和电子邮箱进行操作。总之，在高校的办公室信息化管理中，要想实时地传达，构建高效的管理，就需要各种各样和现代化社会相联系的技术手段。但是现在由于人员的匮乏以及技术手段的操作限制，制约了办公室管理的有效进行。这也成为了高校办公室管理的重要问题之一。

三、高校办公室信息化管理应对策略

为了确保高校建设发展的蓬勃发展，就要为其奠定坚实的后勤保障。而作为后勤保障的主力军，即高校办公室承担了各个校院级部门的后勤工作。只有后方的建设有了保障，才能确保高校整体的有效运行。因此办公室的管理也就成为了重中之重。在现有问题存在的基础上，我们要尽快地找到解决办法，使得办公室的管理能够跟上时代的步伐，为高校的整体发展提供坚实的基础。

1.树立以人为本的现代管理理念。思想上的统一是建立一切实践活动和工作的前提。所以建立“以人为本”的管理理念是一切管理工作的前提和标准。只有这样才能为学校服好务，为领导服好务，为教师服好务，为学生服好务。只有有了正确的思想方向，才能让办公室人员有了工作的向上向前的方向，为正确树立良好的心态奠定了基础，这样才能最大限度的发挥出其内在的潜力，为办公室工作奠定坚实的思想基础和后盾。

2.更新办公管理技术手段。顺应现代社会的发展，构建网络服务和管理平台是更新现代化管理手段的主要体现。其体现在具体的环节即为搭建和学校相关联的网络平台；搭建和教师互动的网络平台；搭建和学生之间的网络平台。与此同时，创建对应的网页，可供大家浏览，了解对应的院系的管理理念、管理内容和实践活动等内容。总之，要随着社会的不断进步，及时地更新办公管理手段和技

术，从根本上解决管理上的滞后性。

3.提高办公室管理人员的综合素质实现办公管理的自动化。在人员配比上现阶段存在很大的问题。因此为了解决这一问题，主要有两个途径：一为引进高素质的人才；二为对现有的管理人员进行培训，提高其综合素质。在现有的人员中，可以采用校内培训、外出培训等多种方式，给办公人员提供更多的平台和环境，使其了解更多的办公管理知识，拓宽他们的思想或理念，促进他们在实际工作中的技术提高，以共同实现办公管理的自动化。只有有了高素质的管理团队，才能使得事半功倍，有效地完成办公室管理工作。

综上所述，高校作为一个特殊的群体，有着需要配合其稳健发展的办公室团队建设。在现阶段办公室管理上仍存在一些亟待解决的问题，那么我们需要认真地剖析，发现了其问题的所在，挖其根源，究其原因，并及时地改正，这样才能促成有效的工作效率，以确保高校整体建设的稳步发展。