(完整版)中高端会议完整接待流程

会议完整接待流程一、会议坐席安排图解一．会议主席台座次安排：1.领导人数为单数：2.领导人数为双数：二．宴请座次安排：A：中餐：主陪面对门B：西餐三．照相：（次序排列等同与主席台排列方式）四.沙发室小型会议／商务接洽：五．长条桌会议／商务接洽：１．Ａ为上级领导；２．主办方在进大门的左边，承办方在进大门的右边．六．小车座位的安排：二. 会前：住宿饭店、会议场所。

并制定完备的会议预案书会务接待组织架构图司机３号／４号３号 １号２号 会务接待组 （共计2人）1会议场所岗位职责1.1做好会议场所的日常清洁工作。

1.2了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

1.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。

1.4服从领导安排，做好各项接待服务工作。

会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。

1.5做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。

2贵宾接待厅岗位职责2.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。

2.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。

2.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

2.4在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。

2.5加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。

2.6严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

3会议场所岗位职责3.1做好会议场所的日常清洁工作。

3.2了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

3.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。

3.4服从领导安排，做好各项接待服务工作。

会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保会议的圆满召开。

3.5做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。

4贵宾接待厅岗位职责4.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。

4.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。

4.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

4.4在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。

4.5加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。

4.6严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

1制订目的规范@@@@@@接待管理，发挥@@@@@@的总体功效。

2适用范围适用于@@@@@@的会务接待工作。

3责任归属3.1人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。

3.2人事行政部：负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。

其中：会务接待主要职责如下：3.2.1接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。

3.2.2管理接待设施，保证设施时刻处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、茶水间、卫生间及其附属设施等。

3.3总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。

3.4物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。

4接待流程4.1访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。

惠生科技园原则上不接受无关人员的参观考察。

4.2访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公区域。

该特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。

4.3接待流程：4.3.1计划和预约良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。

为提高工作效率，预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。

4.3.2接待准备会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。

电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。

4.3.3迎接和联络访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。

4.3.4商务性招待会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。

4.3.5访客送行根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。

4.3.6接待区域清理访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。

4.4订餐流程4.4.1计划和预约访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午10:00前完成，重要客人应尽可能提前一天预约。

任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。

4.4.2登记与准备会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准备。

4.4.3就餐访客就餐须由负责接待的员工陪同，否则餐厅有权拒绝供餐。

4.5临时访客接待4.5.1会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人，并安排访客在指定区域等待。

4.5.2会务接待及时通知被访者，并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。

4.6公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。

4.7接待区域应时刻保持安静，严禁大声喧哗。

4.8访客接待期间，如无重大事项，一般不得安排找人和找人接电话，必要时可由会务接待负责记录和转达。

4.9惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放，由物业管理处负责维持秩序和管理，并进行人员登记。

5接待规范5.1接待/秘书基本礼仪5.1.1访客进入大厅，主动上前礼貌询问，确定是预约客人，应主动表明："您是与××预约的××先生/小姐吗？欢迎您的到来，请走这边。

"5.1.2为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入座，然后轻声询问茶饮需求进行准备，并请访客稍候。

5.1.3倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不可握杯口，将茶杯轻放至访客的右边，茶柄调整于访客的45度位置，并说："先生/小姐，请用茶（咖啡）。

"上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待2-5分钟，防有特别需要。

5.1.4仪表举止端庄、得体、热情、大方，提供接待服务时保持"三轻"（走路轻、讲话轻、操作轻）。

5.1.5送客时，应陪同被访者送访客至车前或门口道别，并目送访客离去（视访客类别而定）。

5.1.6确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。

5.2保安人员基本礼仪5.2.1时刻保持仪容仪表整洁、规范，有礼貌地迎送进出科技园之访客。

5.2.2对于来园区之无关人员，应婉言劝离，保证正常秩序不受打扰。

5.2.3以标准手式引领来访车辆进出和停靠。

6备用资源会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资，以备不时之需。

1制定目的规范会务、接待活动的组织与开展，满足业主的需求。

2适用范围适用于各类会务、接待工作的组织与开展。

3责任归属3.1管理处是会务、活动工作的归口管理部门。

3.2各部门提供协助。

4流程图5操作要求5.1接受任务5.1.1管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确定活动的日期、时间及活动形式，了解其他特殊要求。

5.2拟定详细的方案5.2.1管理处根据所接受任务的具体要求，布置工作内容（包括人员配置与分工；场地布置方式；照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等）。

5.3准备物品、布置场所5.3.1各相关部门根据所分配任务，做好相应准备。

5.3.2会务接待按要求场所布置，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关联络等。

5.3.3环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。

5.3.4设备管理部负责设施保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协助挂放会标、横幅等。

5.3.5安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全；并协助场地布置。

5.4准备工作的总体验收5.4.1各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认，发现问题及时通知有关人员纠正补救。

5.4.2会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备查。

5.5活动过程的实施5.5.1管理处根据会议或活动标准确定接待人员名单，监督、实施会务或文化活动的方案。

5.5.2各部门和责任人按分工提前30分钟到岗，各负其职。

5.5.3设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事故。

5.5.4会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务（茶水供应等）。

5.6清场工作5.6.1会务接待负责安排场内物品的整理，并将会议情况记录在“会务、接待接待工作日报表”上。

5.6.2环境管理部负责安排场地及场内物品清洁，检查场地向否有客人的遗留物，如发现应及时向保卫科汇报。

5.6.3设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。

5.6.4安保管理部做安全检查，确保安全。

5.6.5各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认，发现问题及时安排纠正、补救。

6相关文件《会务接待服务操作规程》7质量记录“会议、接待活动用品登记表”“会务、接待活动工作日报表”三.会中：1. 会议接待：提早将会议室摆放好、调幅、欢送牌、签到台、指示牌等2. 会前准备：准备好会议所需求的会议用品，笔、毛巾、纸、矿泉水、鲜花、茶水、投影、白板、白板笔、会议茶歇准备方式：多场会议要同时改换不同的饮品、点心组合。

大致上茶歇的分类是中式与西式。

中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料，点心普通是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。

西式茶歇饮品普通包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等，点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘，如何安排茶歇？通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等。

内容：茶歇可以分为中式和西式两种，就目前的茶歇市场而言，酒店一般采用的是西式茶歇，由3部分内容组成：饮品、点心和水果。

饮品方面一般情况才使用的是咖啡和红茶 2种常见的饮品，或者是这两种的其中之一，当然客户也可以根据自己的喜好来安排如绿茶、花茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料等。