文件管理系统设计方案

文件管理系统设计方案

传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。

由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。

一、文件管理系统的建设目标和意义

目标：

➢满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要

➢通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新

➢企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性

➢简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多

利润

➢把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合

➢把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义：

1、分类、管理企业文件

文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。

文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程

度保证企业的文件安全。

2、共享、学习企业文件

文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。

3、应用、增值文件资本

文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。

通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。

4、提升企业竞争力

创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。

通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。

二、文件管理系统的建设要求

首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括：

•对信息的发布，比如直接发布各种内容

•对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件

•对数据信息的管理，如各类报表等等

有利于充分利用文件：

•对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节

•强有力的索引能力，特别是全文检索

•对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询