1.东方园林项目合约资料管理作业指导书

项目合约资料管理 作业指导书
编号：JHCG-HYGLB-3 JHCG 版号：1 页码：第 1 页 共 3 页
项目 项目合约资料管理 作业指导书
编 审 批
制 周 娟 核 彭玉霞 准 卢召义
日 期 2013.06.26 日 期 2013.07.02 日 期 2013.07.04 执行人 经营负责人
使用部门 各景观事业部

项目合约资料管理 作业指导书
编号：JHCG-HYGLB-3 JHCG 版号：1 页码：第 2 页 共 3 页
1. 活动描述 在工程履约过程中， 涉及与建设单位 与建设单位、 分包单位的价款及与价款相关的资料视为合 相关的资料视为合 约资料。 合约资料管理是为了确保 为了确保工程项目中合约资料的实用性和有效性， ， 保证项目完 工后对上、对下结算时具有充分的证据 具有充分的证据。 2. 作业程序
2.1.合约资料分类 2.1.1 对上合约资料 （1）合同 （2）进度款申请单及附件 （3）工程洽商、工程签证、设计变更 设计变更 （4）材料(苗木)认价确认单 （5）在履约过程中与价款相关的其他资料 在履约过程中与价款相关的其他资料 2.1.2 对下合约资料 （1）合同：劳务合同、苗木采购合同 苗木采购合同、材料采购合同、机械租赁合同等 （2）支付进度款申请单及附件 申请单及附件 （3）工程洽商、工程签证 （4）材料入库单 （5）机械台班记录单 （6）对下招标比价资料 （7）在履约过程中与价款相关的其他资料 在履约过程中与价款相关的其他资料 2.2．合约资料收集整理 2.2.1 合约资料管理责任人为商务经理 资料管理责任人为商务经理。 2.2.2 对上、对下合约资料分类装入档案盒存放 对下合约资料分类装入档案盒存放，档案盒外做明确标识。 2.2.3 档案盒内应编制文件目录 档案盒内应编制文件目录，以便于查阅。 2.2.4 合约资料管理责任人负责督促 合约资料管理责任人负责督促各岗位人员做好相关电子台帐记录，并 并及时更新， 推荐格式详见附表 1—附表 5。 。 2.2.5 已破损的文件应予以修改 已破损的文件应予以修改，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。 。

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2.2.6 存档的文件必须是原件， ，合约资料应完整、系统、准确。 2.3.合约资料保密管理 2.3.1 合约资料应存放专门文件柜 应存放专门文件柜内，并具有防火、防潮等安全条件； 2.3.2 经营人员电脑专人专用， ，不得借与他人使用； 2.3.3 任何人不得擅自翻印、复制 复制、摘抄和向外传播合同价格、工程数量等 工程数量等资料内容, 经批准翻印、复制的保密材料要按规定进行登记 复制的保密材料要按规定进行登记； 2.3.4 合约资料均为机密资料， ， 不得擅自扩大使用和接触的人员范围,确保资料的安全 确保资料的安全， 杜绝泄密事件发生； 2.3.5 资料移交、接收和查（借 借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销 归还时要清点注销。 3.支持性文件 3.1. 附表 1： 《 （对上、对下）设计变更 设计变更、工程洽商、工程签证台账》 3.2. 附表 2： 《对上进度款申报及付款台账 对上进度款申报及付款台账》 3.3. 附表 3： 《对上材料(苗木) )认价台账》 3.4. 附表 4： 《对下劳务、材料 材料、苗木、机械分包合同台账》 3.5. 附表 5： 《对下招标/比价台账 台账》

附表 1
（对上、对下）设计变更、工程洽商、工程签证台账
序号 文件编号 签认概要 设计变更 签认状态 上报金额 签认金额 备注
工程洽商
工程签证

附表 2
对上进度款申报及付款台账
序号 申报内容 申报日 期 申报金额 付款 日期 累计付 款金额 欠收款 累计欠 收款 备注

附表 3
对上材料（苗木）认价台账
序号 认价子目 上报日期 已签认 采购金额 上报金额 签认金额 毛利率 备注
小计 未签认
小计 合计

附表 4
对下劳务、材料、苗木、机械分包合同台账
序号 分包单位名称 承包范围 合同额 签订日期 是否结算 备注

附表 5
对下招标/比价台账
序号 分项工程名称（招标/比价内容） 招标/比价 中标单位 备注