OA系统全程电子化合同管理：从内容到签署全面无纸化

OA系统全程电子化合同管理：从内容到签署全面无纸化

OA系统集成电子签约平台契约锁，正在让越来越多组织的合同管理“无纸化”：从合同内容起草、审批、存管到盖章流转都在一个OA平台执行，为组织提供具有法律效力的电子合同全生命周期管理…

合同管理：全程电子化VS纸质/半电子化

过去：一份合同起草不确定格式、审批几天等不到人、签约来来回回邮寄、盖章还要填单排队，想查历史合同，还得翻箱倒柜找破头。

现在：所有合同管理资源都在OA系统里，起草有模版、审批走流程、签章用手机、合同存系统，全程不排队、无快递，安全又省心。

全程电子化合同管理实施亮点

统一的电子印控中心打通合同电子化最后一环，全程电子化的业务流程模式，帮助各项业务信息必达、审批必办、过程必录，让组织合同管理效率彻底优化。

（OA全程电子化合同管理系统基本结构）

一、电子化“3步曲”构建全程无纸化环境

第一步：信息电子化

合同管理中的每项信息都是组织重要的业务凭证，便捷的软件管理系统可以帮助组织及时捕捉变动，精准记录更新，妥善做好存管。

OA系统让电子化的信息在流程驱动下，随业务变化而变化，确保一项合同完成，所有信息

都能轻松查到。

1）建立合同电子档案库，业务来龙去脉一键查

业务规模越大，涉及的合同就越多，如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里，时间一长，找起来如同大海捞针。

现在，泛微的电子表单就是企业的电子档案库，签过的每项合同系统都会根据所属机构、业务类型、签署时间一一分类，每项合同都有自己的专属编号。

（电子化合同档案）

不仅检索方便，每项合同内容还能智能关联业务流程，业务变则流程变，合同信息同步、精准，合同状态一目了然。

现在，用一张合同卡片就能了解合同的整个来龙去脉，金额、时间、客户等基本信息；收付款记录、变更情况、操作反馈都有记录，两分钟就能带你了解业务情况。

（一张卡片记录合同全程信息，即刻掌握业务信息）

2）统一合同相对方信息，审、录、查一体化

为了帮助组织提高合作质量，OA系统为组织提供一个相对方身份要审、可查的便捷信息入

口，无论是客户还是供应商履约情况、诚信度都有记录。

（合同相对方管理窗口）

你可以根据名称随时在系统找到一份历史合作记录，签过哪些合同、异常履约情况随时掌

握，为未来合作提供参考，提高合作质量。

（相对方信息卡片）

小结：形成信息电子化网络，变更、使用智能化，更方便。

第二步：业务电子化

借助OA流程引擎，为企业打造符合业务需求的流程路径，无论是签合同、开票、收付款还是盖章，有什么需求提什么流程，全面统一。

1）合同起草有模版，规范、统一、防漏洞

通过OA电子管理系统起草合同，再也不用为合同格式、内容是否规范而操心，系统里早就把不同类型的合同模版录入备用，你只需照着模子填信息就能快速完成合同制作。

（编辑合同模版内容）

2）开启智能审批助手，数据统一、决策快

为了提高审批质量，OA系统可以在审批的同时为您智能关联参考信息，比如预估成本、给出风险筛查结果等，整个过程无需人工插手，即审即用。

（审批助手）

3）收付款全程监控，及时反馈、高效核算

现在管理层打开销售合同台帐就能轻松了解合同收付款情况，未履行金额、开票金额、收款金额智能汇总，清晰呈现，时刻掌控履约情况。

（收付款情况）

为了提高合同执行效率，智能提醒服务还能对超期未付、应付账款、到账等情况进行智能提醒，减少遗漏。

小结：电子化业务体系，量身定制服务功能，更符合业务情景、办理需求。

第三步：签署电子化

合同签字、用印过去一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环。

泛微OA通过和上海CA认证中心、电子签约平台契约锁成功组合，为组织提供安全、具有法律效力的电子合同签署服务，打通内部用印与外部签署，让合同实现电子化签署过程。

（OA平台+身份认证+电子签约服务实现内外协同签署）

1）企业印章电子化管理，按需分权调用

无论是法人章、合同章、财务章还是业务章，使用中都要管理人员花大量精力去核实、查找。

为了简化使用过程，OA系统通过电子签约平台将企业印章信息电子化。提前为每类印章设定使用范围，什么岗位、用什么章、走什么流程都有严格设定，不仅解决了印章散落各地的麻烦，还提高了使用效率。

（印章管理平台）

2）一条流程完成内、外部用印请求

内部用印高效化

不管是采购合同、人事合同、销售合同还是报价/投标书都有既定的上报流程，授权一审批，盖章即刻签署。

（内部用印）

外部签约智能化

和外部客户、供应商们签合同再也不用把合同打印邮寄给对方，只要内部用印一完成，系统会自动以短信发出签约邀请。

电子签约平台会对签约人身份信息进行权威的法律认证，一经通过就能用章、签字，合同即签即生效。

（手机短信签约渠道）

签约一完成，信息会自动回传给OA系统，快速完成合同归档存管，高效、又安全。

防伪打印输出

为了确保用印安全及合同有效性，OA与电子签约平台集成，除了让每个电子章带有专属印记方便识别以外，还能为合同设置防伪页码，防止打印后的纸质合同被人为抽页漏页，确保电子文件与纸质文件一致。

（防伪页码）

小结：从内部用印到外部签约全面打通流程，所有的合同都可以通过系统以电子化的方式签署，在全程防伪的环境下，全面实现合同无纸化签订。

二、多重风险防护，确保合同安全

为了确保电子化管理环境中的合同安全，OA系统除了可以帮助组织全程记录操作实现监控、复审以外，还能从合同办理程序、合同内容、相对方到签署有效性等方面全面护航。为组织提供智能风险筛查、身份认证服务。

1、全方位风险筛查，智能预警

为了最大可能降低合同风险，减少流程管理中的人工审核误差，系统合同风险管理模块可

以帮组织提前设定风险标准，智能核准筛查，提高审核效率。