浅谈人事档案管理的问题及对策

浅谈人事档案管理的问题及对策

在人力资源所有工作流程之中，认识档案管理不仅对个人有着重要的作用，对企业也起着至关重要的作用。人事档案管理工作是一项技术性要求非常高的工作，在工作中要运用合理和科学的方法和手段对企业的人事档案进行有效的管理，为企业的人力资源管理部门和其他机构提供完善的人事档案信息的一项综合性的工作。人事档案管理部门要充分的认识到档案管理在人力资源管理工作中的重要性，加强对该项工作的管理，切实的为人力资源管理工作的开展提供游泳的人士信息支持。本文主要论述了人事档案在管理过程中的问题以及解决问题的对策，希望本次研究对于企业更好的开展人事档案管理有一定的借鉴意义。

标签：人事档案管理问题现状

人事档案是一种反应自身经历、工作经验、工作成绩和工作表现的真实记录的载体，人事档案因其真实性、原始性以及较强的保密性和具有强力的法律效力等特征备受企业和相关工作领域的重视，通过调阅一个人的人事档案能够充分的了解一个人的过去是怎样的，是考察和任用某个人才的重要手段，是科学使用人才的一种有效的参考依据。人事档案管理工作是一项专业性极高的工作门类。相关的工作人员在从事人事档案管理工作时要充分的认识到人事档案管理工作的在档案工作中的重要性，不断强化对其管理，把该项工作列入到重要的管理日程中，合理的制定工作的目标，积极的推动人事档案管理在相关档案管理工作中的有效的开展，一点出现任何问题，应该及时的寻找解决的措施，切实保障相关人员的合法权益，为企业的人力资源管理工作的开展发挥自己应有的作用。

一、我国人事档案管理中存在的主要问题

1.人事档案管理模式相对滞后

目前，我国传统的人事档案管理模式已经满足不了社会发展的需求，日常工作中对企业各个员工档案的手机、整理储存、利用等环节都相应的出现了比较严重的脱节问题，注重对档案保密的工作观念使得每一个人的档案信息资源在经济建设过程中和社会发展中不能得到充分的应用，相应的工作档案管理工作开展的不顺利，人事档案的利用率相对较低，人事档案管理模式滞后，缺乏相应的创新管理模式，现有的管理模式不能适应新形势下社会经济的发展和相关建设的需要。

2.人士档案管理制度不健全

相当多的人事档案管理部门的开展档案管理工作所依据的政策主要是以往颁布实施的《人事档案材料收集归档规定》中的相关规定，在实际的工作开展中不能够根据实际的工作情况制定合理的管理制度和实施的细则，有的企业即使制定了一定的管理规章制度和实施的细则，但是还是存在对这些制度不管不顾，不执行的问题，经常出现档案的信息收集和存档等管理工作开展的不到位，材料归

类不全面的现象。虽然上述的规定中对人事档案收集、储存和归档的相关流程和细节进行了具体的规定，但是仍然有很多企业和单位在相关的工作的开展过程中存在材料收集不全面、不到位的现象。例如员工的培训情况、职工晋升和降职情况等。

1.3人事档案管理设备较差

有的企业和组织不重视档案管理工作，相关的档案只是堆砌在一个简陋的办公室内，没有专门人员对其进行整理，等到检查时才对档案进行突击整体。还有不但单位的档案过多、档案室的条件较差，有时赶上阴雨天气还会淋湿档案，渐渐地就引起了档案的损坏、返潮、霉变、虫蛀，影响到档案的完整性。目前，很多乡镇单位和部分市级单位的档案的收集和管理主要采用人工收集的方式，相关的信息化办公和无纸化办公的程度还有待提高，严重影响到了档案工作的效率。此外，传统的人事档案的主要构成部分是纸张，而随着信息化程度的不断提高，有些部门已经开始全面的使用电脑办公，使得电子档案取代了以纸质为载体的档案文件，这种方式主要是档案的管理人员将员工的个人信息直接的录入到电脑的磁盘上，出现相应问题可以随时的在电脑上进行修改，最后将员工的个人信息储存到本单位的档案数据库中。这种新型的办公方式一方面方便了单位人事档案的管理，不需要配备一定空间的档案室，一张磁盘就可以完成所有的工作，但另一方面，由于磁盘在使用过程具有使用寿命短、系统更新快、数据库维护相对困难以及电脑病毒威胁大等缺点，也给人事档案信息化管理带来了一定的技术性的问题。

二、提高人事档案管理工作的对策

1.创新人事档案管理的理念

新形势下的人事档案管理工作的发展重点是提高单位档案管理人员的工作能力，通过一定的措施，使工作人员能够发挥自己的主动性和积极性，为社会的建设发挥自己应有的作用，切实提高管理人员的人事档案管理的意思。在未来，人事档案管理的重点不再是怎样快速的收集员工的基本信息、整理保管信息，而是怎样利用好人事档案。这就要求相关档案管理的工作人员应该主动出击，变被动的服务为主动服务，不断的了解员工的工作想法和工作的意见，不断的提升档案工作的服务质量，通告工作的效率。而对于单位的管理部门来说，应该注重对档案的管理，对单位现有的档案进行整理、归类存档，将相关价值大的档案整体成册，有效的保管和储存。

2.不断增加管理设备

不断转变档案管理的手段，人事档案管理部门应该配备现代信息设备，例如，电脑、复印机、扫描机等设备，不断增加档案管理的种类，通过建设不同的档案管理模式，更加详细的记录员工的实际工作情况。

3.完善管理制度

在工作的开展过程中要明确每一位档案管理人员的职责，规范档案工作人员的行为，在工作中实行工作责任制，强化行业的监督管理，根据单位的实际情况制定短期、中期和长期的发展规划，合理的制定人力档案管理的考核制度，同时制定优秀员工的鼓励政策，只有这样才能保证企业的人才的可持续发展，保障人事档案管理工作的有效的开展。

结语

在人事档案管理工作开展过程中，增强工作人员对档案管理的重视程度，创新档案管理模式和理念，改进人事档案管理制度，加快人事档案管理工作的现代化建设，全面提升档案管理人员的素质，才能促进单位人力资源建设的可持续发展。

参考文献

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