该怎么组织一个有效的会议

会议的必要性
什么情况下有必要开会
开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
♦需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
♦需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
♦需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
♦传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定 咨询的人，你都要去考虑。会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。如果刚才一个产品发布会 采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在 可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场 部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。
♦传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
♦已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
♦资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
♦你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情 况下，也不必开会。
会议的准备
与会人选的确定
如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：
♦身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会, 层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
♦汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会
开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没 有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：
如何有效地组织会议
【本讲要点】
会议的必要性 会议的准备 会议的进行 会议的结束
在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎样的会议 才算成功？
♦在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这 些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去 准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何Fra Baidu bibliotek遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会 议记录。
人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可 在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。
准备会议的议程
写明会议开始时间和结束时间：
♦给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
♦会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
♦会议决策的执行者或者会议决策的参与者
♦与会主题相关的专业人士能不能到场
♦开会时提供特定咨询的人
【案例】
如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更 高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不 要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不 是也要参加？
♦议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
【自检】
请填写会议议程表
会议主题:
会议日期:
结束时间:
开始时间:
会议议题:
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