高校数字迎新系统应用研究

高校数字迎新系统应用研究

摘要：数字迎新作为数字化校园建设中的重要组成部分，在高校服务系统中的作用日趋重要。文章以文献研究的方式，对高校数字迎新系统的意义、基本架构与应用优势进行了详细阐述。

关键词：数字迎新数字化校园应用优势

近年来,随着教育信息化发展的推进,数字化校园的建设得到了越来越多高校的关注。作为数字化校园建设中的重要组成部分——数字迎新系统,更是得到了大力的推广。不仅因为它是学校提升管理水平、教学水平的重要保证,是高校信息化发展的重要体现;更是因为随着高校规模的不断扩大,学生数量急剧增加,每年新生报到人数的增加,相应导致报到工作中信息验证和信息处理量的成倍增长。面对庞大的信息量,就需要在校内各个部门间搭建一个面向迎新的协同工作平台,通过规范迎新工作流程,有效地进行迎新信息的管理,使用和共享,从而提高工作效率,为学校领导的科学决策提供及时准确的数据支持。

1 数字迎新系统的实现意义

“数字迎新”的概念,是由清华大学最早提出的。清华大学于2001年开始研究,如何利用信息技术改革传统的迎新模式,以全面地提升迎新工作效率和质量。2002年新生报到之际,由清华大学自主研发的“清华大学迎新系统”于正式投入使用,获得了学生、家长和社会的一致好评。在清华大学推出“数字迎新”概念之后,国内许多高校也都开始了建

设本土化“数字迎新系统”的探索之路,如浙江大学、复旦大学、西北工业大学等高校,都在数字迎新工作上不断探索,自2011年以来,更是在各大高校盛行推广。

因此,设计实现数字迎新系统,对迎新工作进行信息化改进,在此平台上将参加迎新工作的各部门进行整合,对新生信息进行高效的集成与共享,规范新生报到程序,实现新生一站式报到,成为近年来高校改进迎新工作的重要任务。

1.1 理论意义

高校迎新工作有三个“集中”,即时间集中、业务量集中、服务集中。传统的迎新工作往往是各部门的办公人员临时整合,协作办理学生的各项报到手续,不仅协调性差,且经常出现数据冗余和数据不一致的现象。但通过数字迎新系统,可以为学校各部门提供一个全面整合的数据交流与共享平台,高效快捷地实现学校内各部门对迎新工作的联动。

1.2 实践意义

数字迎新系统的建设,对内不仅可以工作流程,提高迎新工作效率,促进部门间的信息共享,提高工作的透明度,而且可以优化资源配置和管理,推进“节约型校园”的建设;对外通过数字化的方式改善新生和家长的体验,体现学校对新生无微不至的关怀。

1.3 现实意义

数字迎新系统的实施,为新生及迎新工作人员了提供快捷和便利的系统支持,能够极大程度地提高高校迎新的工作效率,并且通过信息化的方式,提升高校的社会影响力;同时,数字迎新系统收集的新生基本信息,也成为数字校园的其它系统有效地数据支持。

2 数字迎新系统基本架构

新生报到涉及包括招就处、财务处、公寓管理科、保卫处、教务处、卡务中心等多个部门,在传统的迎新工作中,大多数工作依靠手工完成,如报到单采用提前打印,现场手工挑拣的方式、新生缴费信息半人工输入、学生宿舍人工分配等。因此,每年新生开学前,高校都要投入大量的人力物力进行迎新工作准备,而繁杂的报道流程,常常使新生忙碌的穿梭在各个报到点之间,报到高峰时更需要排长对,使得新生疲惫不堪,而且容易出现错办、漏办的情况;在数据统计方面,很多高校对于每年的新生报到采用分区域性的手工统计模式,这种相对独立的手工统计使得各部门之间的数据可能不一致,为紧张的迎新工作增加更多障碍;领导需要实时监控新生的报到情况、交费情况等数据需要人工统计,工作量大且容易出现差错。

数字迎新系统基于先进的网络技术和数据共享理念,以明确各职能部门在迎新过程中的职责和业务管理范围,实现迎新业务中各数据的整合和共享为主要目标,优化工作流程,使新生入学数据与学校其他

相关系统数据无缝连接,对新生入学报到、公寓分配、财务收费、信息统计查询等业务,全面实现数字化管理和一站式服务,为新生提供全新、高效的报到方式和服务。

数字迎新系统是涉及新生入学各个环节,面向高校各部门和全体新生的综合管理信息系统,结合高校的实际工作需要,数字迎新系统工作可分为“报到前、报到中”和“报到后”三部分。报到前主要为新生数据导入、录取通知书二维码的生成、录取通知书的打印、新生数据导出等;报道中主要为报到信息采集、报到单打印,收费管理、宿舍分配及报道情况统计等;报道后主要包括学号分配,报道信息统计分析等功能。整个系统对用户授予不同类型的角色,每个用户根据权限对自身工作范围内的数据进行处理。对数据而言是整合的统一,对用户操作而言彼此具有透明性。

3 数字迎新系统应用优势

数字迎新系统规划与分清了学生报到注册的相关系统与处室,确定了迎新数据的权威来源;采用离散式的客户端,分散现场迎新的风险压力,并进行了报到单现场打印的创新,以适应大量集中注册,实现宿舍分配一次完成,操作方便,简单快捷;提高了现场人流周转效率,避免现场大量人群办理各种手续的混乱与麻烦;实现了现场迎新各项具体手续的数据实时采集、实时统计,当前迎新进度实时可见,使校领导把握迎新现状,并免除院系、部门迎新老师、志愿者的手工统计;可按时段统计报到高峰低谷,直观地反应了现场迎新的实际状态,方便对迎新

人力的安排调度进行优化。

数字系统给新生、家长和工作人员提供了一种全新的入学报到方式。新生除了享受这种高效、便捷、一站式的服务外,还可以在有线网与无限局域网结合的校园网络环境中潜移默化地接受科技创新与服务社会的教育;同时,数字迎新系统也将工作人员从繁重,杂乱的工作中解放出来,让他们体验了管理信息化带来的优势,对于推动整个高校的信息化工作起到积极的示范作用;日后的工作中,还将为数字校园的其它系统提供相应的数据基础。

4 结语

数字迎新系统的实施不仅优化了迎新工作流程,提高迎新工作的效率,而且可以及时准确地收集新生的各类信息,为今后的各项工作提供数据支持,更是将高校工作的信息化,数字化推向了更高的发展阶段。

参考文献

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[2] 谢矜,蒋东兴,许庆红,等.数字迎新理念与实践[J].实验技术与管理,2004(2).

[3] 毛磊,高进,李齐光.东南大学数字迎新系统的设计与实现