浅析现代企业采购模式信息化建设的重要性(梅彩侠)

浅析现代企业采购模式信息化建设的重要性

梅彩侠

（淮北矿业集团铁路运输处，安徽淮北 235025）

摘要：浅析传统采购方式存在的问题、信息化采购的发展优势及企业应积极推进采购系统信息化建设的重要性。

关键词：采购模式；信息化；优势和必要性；企业

一、综述

随着市场经济的快速发展，企业采购方式也在迅速向多元化方向转型，当前出现明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合的进行。全球化采购是指利用全球的资源，在世界范围内去寻找供应商和质量最好，价格合理的产品。企业在这个快速变化的新经济秩序中生存和发展，就面临着许多新的难题。跨地区采购，最短的时间内完成最有效的采购，都需要借助资源共享，建立有效地信息化采购平台。它比一般的电子商务在本质上有了更多的概念延伸，此不仅是为了完成采购行为，而且也能有效利用信息和网络技术对采购全程的各环节进行管理，并整合企业的资源，帮助供求双方降低成本，从而提高企业核心竞争力。

二、传统采购方式存在的问题

采购是生产和消费活动的先导，其运作水平和成本的高低，对企业生产过程与生产成本都会产生很大影响。采购是市场经济下一种最主要、最主流的采购。采购不仅数量大，且市场范围宽，对采购活动要求特别严格。从计划经济向市场经济转型的过程中，遗留下了诸多问题。企业在采购专业知识方面比较缺乏，信息化采购发展水平更低，传统企业采购成本居高不下，过程中消耗的人力、物力过多，难以满足现代企业运营和发展需要。

传统采购系统存在的主要问题表现在以下几方面：①计划、信息传递只能手工完成，异地办公无法实现。相关管理和业务人员出差频繁，业务不能及时进行和完成，降低了系统的可用性和使用效率。信息传递的滞后，延长了采购和物料的领用时间，消耗过多时间成本和人力成本，又造成对市场的反应速度缓慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。②无法实现对采购业务实施全面动态监控。采购过程诸多环节需要人为因素确定，该“面对面”方式容易产

生卖方价格同盟、买卖双方人为的权力或利益干扰等，降价空间缩小，交易透明度低，导致不必要的资源流失。③信息利用率低，出现重复劳动。采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各环节都需要重新完成业务处理。无效和重复的劳动较多，为典型的非信息对称博弈过程，买方无法有效地分析供应商的成本区间。④供应商管理薄弱。采购与供应链管理成为影响企业利润的主要方面，管理不好也可使企业走向失败。传统采购方式中，没有合理的评估体系，对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，不能与关键供应商之间达成更深层的合作，缺乏对主要供应商的管理能力，供应商流失或变更时也不能主动应变。采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏向建立战略合作伙伴关系转变的意识，一味压价的模式没改变，未能建立双赢机制。传统采购系统只能完成基本业务处理，无法对索取信息进行深度分析和处理，对采购部的效益和绩效更不能进行有效考评。建立一套科学合理的采购管理流程、打造整体的采购管理系统迫在眉睫。

三、信息化采购的发展优势

在保证生产的前提下，商品短缺，必然形成为库存而采购。现在供大于求的状态下，为订单而采购则成了一条固定的规律。市场经济条件下，大库存则是严重错误，零库存或少库存则是必然选择。信息化系统不仅解决了工作量的问题，且带来了一种新的采购管理模式，信息化采购让很多不必要的环节省略掉，让采购工作更加简便、快捷。在此全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝对接，其优势十分凸显。

具体表现在：①缩短采购周期，节约了采购成本。采购通过信息化交易平台进行竞价采购，可根据要求自由设定交易时间和方式，缩短了采购周期。竞价采购，使采购企业获得更加合理而又低廉的价格，这就大大节省了采购开支。②增加了有效供应商。信息化采购它改变不了市场的供需关系及供应商的供货质量和交货状况。然而它能够帮助提供采购状况的准确数据，对供应商的表现更加了解，对关键品种的价格变化随时监控。通过信息化采购交易平台的专业数据库的帮助，可跳出地域、行业的限制，找到更多、更合适的供应商；丰富了采购的供应商资源和情报，更多了解相关物资和产品的市场供求情况；可根据供应商的资信，整合供应商资源。这一切使市场供求关系更加明了，其主要优势就是信息的

共享。如供应商都可以共享的信息，像当时的采购、竞标信息、以往交易活动的记录等，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求，供求双方间的信息也更加透明。

四、企业应积极推进采购系统信息化建设

企业信息化绝是一个系统工程，它把企业的产、供、销、人、财、物各个生产经营管理环节结合成一个有机的整体，因此应该在建立系统的同时引进先进的管理思想和模式，这样才能使企业管理水平得到本质上的提高。市场经济的飞速发展，引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组，建立集成、快速、高效的采购管理系统成为了采购信息化的重要工作，而成功应用此管理系统将能为企业的内部管理、采购决策带来诸多便利和效益。

1）构建科学、有效的采购管理流程，实现零库存管理，并有效降低库存储备资金的占用。采购新模式能协助企业整理采购工作思路，减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误。提供科学的采购流程，也能规范采购部门的基础管理和运作方式，使信息的录入和对数据的管理便于采用电子化；建立完善“零库存”管理体系，可有效降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、减少占用储备资金。

2）实现信息化的商务模式，采购活动无空间和时间限制，并网上办公。采购过程中所有采购流程，全面实现网上办公和网上审核，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性和实时性，为管理者提供了很好的决策支持。采购流程的公开、透明、科学化，使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率，有效督促考核业务的执行情况，使事后审查变为事前监督，从而实现对采购过程做到有据可查，有据可依。

3）建立业务分析机制，可出据有价值的信息。通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控，实现对已完成采购业务的绩效评估；通过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组，实现采购过程的持续绩效改进。同时，依据准确、有效的数据统计，还可以得出极具价值的分析结果，从而提供对采购决策的支持（如采购成本降低分析、成本差异分析、价格与采购比例对照分析等）。

4）有效提高工作绩效。通过系统实施和多种采购方式的实施，进一步优化采购流程（如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购等），从而降低采购管