4第四章电子文件的检索
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未来的虚拟档案馆最明显的特征就是不以实际拥有 的馆藏提供服务，而是给利用者提供一个高质量的 检索系统
四、电子文件检索与其他管理
环节的关系
（二）检索工作对整理工作提出新要求
文件和档案的整理一般分为两类：实体 整理和信息整理。
原来占很大比重的实体整理工作将弱化、 简化。
信息整理则呈强化的发展趋势，以用户 为中心的服务模式，要求检索途径必须 多元化，对于电子文件信息的分类整理 将成为管理人员的一项日常工作，整理 的结果存入检索系统之中，作为检索信 息库的基本内容。
第一种方法着眼于“预防”，包括根据每一个利用者的能力及权利， 分配不同的访问权限；利用磁卡、保密字、指纹等手段对用户的物理 访问进行限制等。第二种方法的出发点则是“检查”。一般在系统中 设计“审计追踪”的功能，自动记录访问者与文件的交互关系，系统 将对每一次访问进行记录。保护措施越是严谨、详细，文件便越安全。
面向用户提供联机帮助，提供多样化的输出格 式。
顺应计算机技术与通讯技术的发展趋势，电子 文件检索系统将向网络化、智能化的方向发展， 未来的智能化的检索系统还应该提供专家系统。
第二节 电子文件检索系统
一、用户界面
以用户为中心的管理模式，要求文件、档案管理部 门必须紧紧围绕着用户的需求开展工作。由于检索 系统是所有工作内容当中惟一直接连接用户和文件 资源的一个环节，因此系统设计必须以用户的要求 为基本依据，掌握用户的心理需求特点，充分利用 电子文件信息的优势，开发出对用户友好、方便使 用的系统来。
（一）电子文件著录的概念
加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂指出： “当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和 迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非，而 负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出面担 保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录来评定 该信息源是否可信。通过对档案全宗的信息整理和 描述，文件编制和管理过程中的各种联系得以永久 保存，因此著录是保证文件真实性的一种可靠手 段”，同时她还强调，“只有档案著录工作才能证 明电子文件的长期真实性”。
在电子环境下，特别是电子档案管理系统 中，检索语言已有的成果可以直接移植到 计算机系统中；由于计算机技术具有重复 处理大容量信息的强大功能，电子文件检 索语言呈现出一些新的特点和趋势：
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
1.分类语言和主题语言向一体化方向发展 2.自然语言和检索语言向综合应用的方向发展
第二节 电子文件检索系统
电子文件检索系统由共同承担检索 任务的人员、硬件、软件、信息资 源、规章、政策组成。
第二节 电子文件检索系统
严格意义上的电子文件检索系统采取以用户为 中心的服务导向，必须提供统一、友好的用户 界面；
借助于检索语言和自然语言，利用数据库技术， 高效地加工、组织、存储文件信息；
Leabharlann Baidu
四、电子文件检索与其他管理
环节的关系
在电子文件管理所有环节中，检索的技术 性最强，具有开放性，对新技术、信息服 务领域内的新思想吸纳较为迅速。
（一）部分收集工作的内容将转由检索系 统的开发来承担。
电子文件的收集将不完全是资源的实际拥有 （ownership），而是在拥有一部分文件资源物理载 体的基础上，获得对其他文件资源的存取能力 （accessibility）。
多媒体技术 触摸屏技术 虚拟现实技术
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
检索语言是根据检索的需要而创制的、表 达文献主题概念和检索课题概念的人工语 言。
在传统管理模式下，对于检索语言的研究 已经相当深入。档案文件的检索语言主要 包括分类检索语言和主题检索语言两类。
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念及特点
（一）电子文件著录的概念
《档案著录规则》（GB/T18—2019）中，著录是 指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征 进行分析、选择和记录的过程”。
国际档案理事会2019年9月发布的《国际档案著 录（通则）》［ISAD （G）］(第2版)中，对于 “档案著录”的解释则为：“通过获取、核对分 析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释 档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息， 以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的 过程及成果”
一、电子文件著录的概念及特点
（一）电子文件著录的概念
比较之下，可见《国际档案著录（通则）》中的著录概 念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛，所蕴涵的 管理思想也要深刻； 第一，它未设定著录的预定目的是编制档案目录，表 示著录的作用不止于编制检索工具，而在于确认、管 理查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统， 指向编制检索上具背后出一些内容； 第二，它认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而 且还包括档案又背景、文件系统等； 第三，它认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、 选择有记录信息的工作，而且还是对著录信息主动 “获取”的过程； 第四，它肯定了著录不仅是“过程”，而且是该过程 的“成果”。
四、电子文件检索与其他管理 环节的关系
（三）检索工作同时包含着安全保护工作的内容
检索连接文件系统输入和输出两个接口，容易出现泄密、篡改、删除 等问题，一般宜结合技术与人工干预双重手段，采取相应的安全保护 措施。
安全保护措施可分为两类：第一类针对的是人员，明确各有关人员在 查找文件信息时所具有的权限；第二类针对文件，对文件的存取途径、 编辑方法做出限定。
（一）电子文件著录的概念
美国电子文件研究专家戴维·比尔曼认为： “未经恰当著录过的电子文件系统即使保存 下来，也不会有证据作用”。就著录的内容 而言，戴维·比尔曼认为，著录涉及文件形成 过程中的各个要素，包括文件形成背景、内 容和结构，而且著录的重点也从文件内容转 移到文件的形成背景上。
4第四章电子文 件的检索
三、电子文件检索与档案计算机 辅助管理中的检索自动化
（二）两者的技术手段不同
档案计算机检索所运用的技术手段比较简单， 一般是采用单机形式，即使联网查询，也只是 档案部门内部计算机之间简单的连接。而电子 文件的检索则采用复杂得多的网络技术。
（三）两者的服务模式不同
档案计算机检索采用的是以档案馆（室）为中 心的服务模式，其目的在于提高手工管理的效 率。电子文件检索采取的是一种完全以用户为 中心的服务模式。
四、电子文件检索与其他管理
环节的关系
（二）检索工作对整理工作提出新要求
文件和档案的整理一般分为两类：实体 整理和信息整理。
原来占很大比重的实体整理工作将弱化、 简化。
信息整理则呈强化的发展趋势，以用户 为中心的服务模式，要求检索途径必须 多元化，对于电子文件信息的分类整理 将成为管理人员的一项日常工作，整理 的结果存入检索系统之中，作为检索信 息库的基本内容。
第一种方法着眼于“预防”，包括根据每一个利用者的能力及权利， 分配不同的访问权限；利用磁卡、保密字、指纹等手段对用户的物理 访问进行限制等。第二种方法的出发点则是“检查”。一般在系统中 设计“审计追踪”的功能，自动记录访问者与文件的交互关系，系统 将对每一次访问进行记录。保护措施越是严谨、详细，文件便越安全。
面向用户提供联机帮助，提供多样化的输出格 式。
顺应计算机技术与通讯技术的发展趋势，电子 文件检索系统将向网络化、智能化的方向发展， 未来的智能化的检索系统还应该提供专家系统。
第二节 电子文件检索系统
一、用户界面
以用户为中心的管理模式，要求文件、档案管理部 门必须紧紧围绕着用户的需求开展工作。由于检索 系统是所有工作内容当中惟一直接连接用户和文件 资源的一个环节，因此系统设计必须以用户的要求 为基本依据，掌握用户的心理需求特点，充分利用 电子文件信息的优势，开发出对用户友好、方便使 用的系统来。
（一）电子文件著录的概念
加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂指出： “当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和 迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非，而 负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出面担 保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录来评定 该信息源是否可信。通过对档案全宗的信息整理和 描述，文件编制和管理过程中的各种联系得以永久 保存，因此著录是保证文件真实性的一种可靠手 段”，同时她还强调，“只有档案著录工作才能证 明电子文件的长期真实性”。
在电子环境下，特别是电子档案管理系统 中，检索语言已有的成果可以直接移植到 计算机系统中；由于计算机技术具有重复 处理大容量信息的强大功能，电子文件检 索语言呈现出一些新的特点和趋势：
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
1.分类语言和主题语言向一体化方向发展 2.自然语言和检索语言向综合应用的方向发展
第二节 电子文件检索系统
电子文件检索系统由共同承担检索 任务的人员、硬件、软件、信息资 源、规章、政策组成。
第二节 电子文件检索系统
严格意义上的电子文件检索系统采取以用户为 中心的服务导向，必须提供统一、友好的用户 界面；
借助于检索语言和自然语言，利用数据库技术， 高效地加工、组织、存储文件信息；
Leabharlann Baidu
四、电子文件检索与其他管理
环节的关系
在电子文件管理所有环节中，检索的技术 性最强，具有开放性，对新技术、信息服 务领域内的新思想吸纳较为迅速。
（一）部分收集工作的内容将转由检索系 统的开发来承担。
电子文件的收集将不完全是资源的实际拥有 （ownership），而是在拥有一部分文件资源物理载 体的基础上，获得对其他文件资源的存取能力 （accessibility）。
多媒体技术 触摸屏技术 虚拟现实技术
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
检索语言是根据检索的需要而创制的、表 达文献主题概念和检索课题概念的人工语 言。
在传统管理模式下，对于检索语言的研究 已经相当深入。档案文件的检索语言主要 包括分类检索语言和主题检索语言两类。
第二节 电子文件检索系统
二、检索语言
第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念及特点
（一）电子文件著录的概念
《档案著录规则》（GB/T18—2019）中，著录是 指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征 进行分析、选择和记录的过程”。
国际档案理事会2019年9月发布的《国际档案著 录（通则）》［ISAD （G）］(第2版)中，对于 “档案著录”的解释则为：“通过获取、核对分 析、组织和记录有助于确认、管理、查询和解释 档案材料、背景及其生成时的文件系统的信息， 以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的 过程及成果”
一、电子文件著录的概念及特点
（一）电子文件著录的概念
比较之下，可见《国际档案著录（通则）》中的著录概 念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛，所蕴涵的 管理思想也要深刻； 第一，它未设定著录的预定目的是编制档案目录，表 示著录的作用不止于编制检索工具，而在于确认、管 理查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统， 指向编制检索上具背后出一些内容； 第二，它认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而 且还包括档案又背景、文件系统等； 第三，它认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、 选择有记录信息的工作，而且还是对著录信息主动 “获取”的过程； 第四，它肯定了著录不仅是“过程”，而且是该过程 的“成果”。
四、电子文件检索与其他管理 环节的关系
（三）检索工作同时包含着安全保护工作的内容
检索连接文件系统输入和输出两个接口，容易出现泄密、篡改、删除 等问题，一般宜结合技术与人工干预双重手段，采取相应的安全保护 措施。
安全保护措施可分为两类：第一类针对的是人员，明确各有关人员在 查找文件信息时所具有的权限；第二类针对文件，对文件的存取途径、 编辑方法做出限定。
（一）电子文件著录的概念
美国电子文件研究专家戴维·比尔曼认为： “未经恰当著录过的电子文件系统即使保存 下来，也不会有证据作用”。就著录的内容 而言，戴维·比尔曼认为，著录涉及文件形成 过程中的各个要素，包括文件形成背景、内 容和结构，而且著录的重点也从文件内容转 移到文件的形成背景上。
4第四章电子文 件的检索
三、电子文件检索与档案计算机 辅助管理中的检索自动化
（二）两者的技术手段不同
档案计算机检索所运用的技术手段比较简单， 一般是采用单机形式，即使联网查询，也只是 档案部门内部计算机之间简单的连接。而电子 文件的检索则采用复杂得多的网络技术。
（三）两者的服务模式不同
档案计算机检索采用的是以档案馆（室）为中 心的服务模式，其目的在于提高手工管理的效 率。电子文件检索采取的是一种完全以用户为 中心的服务模式。