高校网络办公自动化现状分析及对策研究

高校网络办公自动化的现状分析及对策研究
摘要：面临社会信息化的发展要求以及高等教育改革的逐步深入，许多高校已经充分认识到办公自动化系统建设的重要性和必要性，但是由于起步较晚，在组织管理、重视程度和技术要求方面存在许多不足，本文中作者提出了有基于一套“通用”、易用和安全稳定的办公自动化系统的解决对策，帮助高校建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公管理环境，不断提升高校管理水平。

关键词：高校；办公自动化；现状；对策
中图分类号：g78
1 办公自动化的定义
办公与管理自动化的简称是办公自动化，这是上个世纪晚期计算机应用发展到一定程度提出的一个办公新概念。

1985年，我国召开全国性第一次办公自动化规划会议，与会的专家学者经过反复论证与推敲，正式明确了办公自动化的定义：利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。

即尽可能充分利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，达到既定目的。

2 办公自动化系统发展进程
办公自动化系统整个发展过程大约可分成三个阶段：
第一阶段：70年代末，以计算机和自动程控交换机为核心，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，针对
个体工作的自动化。

第二阶段：80年代，以网络为中心，以非结构化数据的信息流为主要存储和处理对象，通过各种综合设备来实现办公管理自动化：如各类微小型计算机、数据工作站、数据通信等。

第三阶段：90年代以后，多媒体技术、通信技术发展，综合处理文本信息、语音和图像信息能力增强，办公自动化系统逐渐不受单位和地域限制，朝着全球信息资源共享的方向发展，更加大型化、综合化、智能化。

3 办公自动化系统建设与变革的动因
首先由于传统办公模式受到了冲击。

传统的办公业务信息量少，内容简单，往往采用手工方式。

到了上世纪70年代中，发达国家的生产力水平急速提高，办公业务量迅猛增加，手工处理模式已经远远跟不上信息和业务处理增长的需要，时代的发展对办公模式新要求的提出刻不容缓。

其次，上世纪80年代初，微电子工业飞速发展，微型计算机、网络通信技术和其它各类以微电脑为基础的办公自动化设备纷纷出现，使办公自动化系统得以广泛应用和发展。

4 我国高校办公自动化系统的存在不足及待解决的关键性问题4.1 高校各部门系统采用不同的数据库管理系统，仅能提供独立的文档存储、管理、查询、打印，而不能适应各部门之间高效、交互、实时、协同工作的要求，使信息的共享和集成在各部门之间无法实现，不利于部门之间的高效率通力合作。

4.2 运用传统的客户/服务器（即c/s）系统结构的办公系统，随着计算机技术和通信技术的发展，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公的需要。

4.3 大部分系统采用关系数据库如oracle，sql server等为基础，通过浏览器/服务器（即b/s）结构实现，这样的应用在地理范围、安全性、并发控制等方面存在较大缺陷，而且自动化办公使用的工作流数据类型往往并不仅仅局限于关系型数据，因此这类系统比较适合于较小范围的应用。

根据以往的高校办公自动化项目以及开发经验，笔者发现一个办公自动化项目大致存在以下几个特点，或者说有以下几个共性（对于开发来讲是几个难点）：
（1）由于高校办公自动化是应于整个组织的，因此它涉及到组织中每个人员和岗位，涉及到一个单位日常的每项工作，权限分配非常复杂，而且人员和权限经常随着单位的发展而变化。

（2）存在大量流程，几乎每项工作都会有流程，而且每个单位的流程都不一样，流程也经常会调整和变动。

（3）工作文档格式（开发时称表单）、文书格式众多，而且每个单位都不一样，格式往往随着单位的发展会变化。

（4）办公中涉及的数据多样化，有数字、文本、图片、声音等，办公中安全性和保密性要求很高。

（5）用户需求功能模块不一，个性化针对性强，有时需和现存系统结合，要求软件模块化，并且要有很好的可扩展性。

5 完善高校办公自动化系统的对策研究
在深入研究了这些共性和特性后，有必要开发一套“通用”、易用和安全稳定的办公自动化系统，称之为办公自动化框架（oaframe），在这个办公自动化框架上结合各个单位的实际办公情况定制出客户化的办公自动化系统，即通用于高校的协同oa办公自动化系统，在具体结合各高校的过程中，进行二次开发，结合实际、量体裁衣。

5.1 开发平台，在当前最先进的lotus domino/notes平台开发基础上开发，其安全性和文档数据库很好地解决了办公中涉及的数据多样化和安全性保密性高等要求。

5.2 通用性方面，开发大量的自定义功能，包括流程自定义，表单和文书格式自义功能。

利用流程自定义和表单自定义，用户无需编程就可以轻松定义出适合于自己业务的工作流程，比如请假流程、行政收发文流程、审计业务流程等，由于这些流程没涉及到编程，因此用户可以自行调整和修改以适应单位的发展。

流程自定义和表单自定义包括大量的元素，可以很好地满足用户的自定义要求，当然办公系统的个性是很强的，不可能一一考虑到，因此要不断增加自定义元素，同时还留有二次开发接口（函数）让用户自行扩充。

5.3 易用性方面，考虑系统初始化功能和自行安装功能，在界面上做到简洁大方，考虑到办公中每个岗位都有不同的工作，让用户自行定制界面，比如系统管理员有管理员界面，它应包括各种系统设置功能，普通工作人员有日常办公界面，它只要包括一些常用办
公功能，领导有领导的界面，它除了有日常办公功能外，还应包括监控页面，随时掌握全单位的工作，由于采用b/s结构，客户端只要有ie就行，用户操作非常简单。

5.4 在权限分配方面，在一个办公系统中权限分配是非常复杂的，所以需要一个系统管理功能，集中定义一个组织的部门-岗位-人员结构，然后依据部门和岗位来分配权限，很好地避免了人事调动，即使单位发生了重大的变化，部门和岗位都变了，那么也只需做一些修改和调整而已，无需改动程序。

在监控权限设置方面，做了个监控表，很好地解决多个部门共用一个流程，而各部门又有不同分管领导带来的监控问题，在监控表中可分别为每个领导指定监控部门，当然也可以将一个重要流程专门指定给一个监控员。

在工作文档查询权限方面，做一个文件柜，在文件柜中可以分别为不同流程建立存放的文件夹，并且可以对每个文件夹单独指定管理和查询人员。

以下是针对每个人的个性化的办公平台，所有的个人管理模块都可以自由搭构：
模块化及扩展性方面，做一个软件模块发布系统，在这个发布系统中集中定义一个单位的应用模块。

（1）集成性：跟许多高校的专业软件都有提供接口，如档案系统，教务系统等；（2）统一性：针对数字化校园的建设，提供技术支持，集成在统一的平台上，以统一的账号登陆。

总之，高校办公自动化系统要确立以“平台化、个性化”为理念，
以“整合”为目标，以“协作”为手段，帮助高校建立起一个柔性、灵动、高效的电子化协作办公管理环境，不断提升高校管理水平。

参考文献：
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[2]李劲东.管理信息系统原理[m].陕西：西安电子科技大学出版社，2003.
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山东科技大学学报（自然科学版），2003，22（3）：82-85.。