关于规范办公用品管理的通知

关于规范公司办公用品管理的通知

各部门、科室：

为进一步加强分公司办公用品、办公设备管理，规范分公司办公用品、办公设备的采购与使用，特重申规范办公用品相关管理规定，现通知如下：

一、办公用品、办公设备划分

（一）办公用品：一般指办公易耗品，如打印用纸（A3、A4）、铅笔、刀片、胶水、胶带、钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、软皮笔记本、复写纸、便签纸、标签、橡皮擦、档案袋；高级笔记、拍纸簿；碳粉、墨盒、填加墨水、硒鼓、复印纸、修正液、荧光笔、传真纸；剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、计算器、电话、文件夹等。

（二）办公设备：一般指办公电子设备、办公家具等固定资产，如电脑及附属设备、网络设施及附属器材、传真机、打印机、复印机、音响及附属设备、投影仪、照相机、扫描仪、碎纸机等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备，以及文件柜、办公桌椅、办公家具等。

二、管理职责

（一）办公室：负责汇总各科室办公用品、办公设备的需求、审核；负责各科室办公用品、除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备的采购、入库、保管、发放，以及维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作；并按月份核定办公用品、办公设备费用。

（二）材料设备科：根据办公室汇总的购买需求，负责各科室电脑及附属设备、网络设施及附属器材的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。

三、工作程序

（一）办公用品、办公设备的申请

各科室每月30日前将本科室的办公用品、办公设备需求填写“办公用品、办公设备申请表”（见附件1），科室负责人、分管领导审核后报至办公室，办公室汇总审核，可以协调使用的将不予购买，其他需求由办公

室呈分公司经理审批后购买。

申请审批流程为：科室提出申请→科室负责人审核→办公室审核→分管领导审核/审批→分公司经理审批→办公室/材料设备科采购。

注：申请采购金额为5000元（含）以下，由分管领导审批即可；申请采购金额为5000元以上，由分公司经理审批。

（二）办公用品、办公设备的采购

1、办公用品

所有办公用品由办公室按照科室需求统一负责采购，其他科室不得自行采购办公用品，否则不予报销费用；办公室负责采购部分备用办公用品以备临时领用。

2、办公设备

（1）电脑及附属设备、网络设施及附属器材，由材料设备科按照科室需求负责采购；

（2）除电脑及附属设备、网络设施及附属器材之外的办公设备，由办公室负责按照科室需求采购；特殊设备可由使用科室办理相关手续后与厂家联系购置、使用、自行维护保养。

（三）办公用品、办公设备的领用

办公用品的领用时间为每周三当日，其他时间除特殊情况外不得领用办公用品；各科室应根据自身需求，认真填写“办公用品、办公设备领用表”（见附件2），由科室负责人签字审核，办公室审批发放。

（四）办公设备维修

科室办公设备故障或需维修的，电脑及附属设备、网络设施及附属器材等报至材料设备科安排相关人员进行维修；其他的办公设备故障或需维修的报至办公室统一安排专业人员维修。

（五）办公用品、办公设备保管

1、电脑及附属设备、网络设施及附属器材由材料设备科保管；

2、其他办公用品、办公设备统一由办公室保管；

3、办公室、材料设备科必须清楚掌握办公用品、办公设备库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

（六）办公用品、办公设备盘点

办公室每季度组织进行一次办公用品、办公设备盘点，以确保账实相符。

四、本规定自印发之日起执行；未尽事宜，请与办公室联系。

请全体员工遵照执行。

附件：1. 办公用品、办公设备申请表

2. 办公用品、办公设备领用单

附件1：

办公用品、办公设备申请表

附件2：

办公用品、办公设备领用表