沟通的言语方式

第二节沟通的言语方式

（沟通是为了一个设定的目标，把信息、思想和情感，在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。）

通过上节课的学习，我们知道了，在秘书工作中，沟通和协调是非常重要技能之一，作为秘书，不管是对上司、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好的沟通技巧。这节课我们来继续了解一下沟通在秘书日常工作中的重要性，以及用什么方式进行沟通才算是有效沟通，达到沟通的目的。

美国心理学家沙赫特曾经做过一个孤独对人的影响的实验。他以每小时15美元的报酬请人单独到一个小房间去住。小房间与外界完全隔绝，没有报纸，没有电话，不能写信，也不准其他人进入。

有5个人应聘来参加实验。同学们试想一下，如果是我们去参加这个实验，能坚持多久呢？结果是：有1个人在房间里呆了2小时就出来了，有3个人呆了2天，另一个人呆了8天。呆的时间最长的这个人出来后说了一句话：“如果我在里面再多呆1分钟，我就要发疯了。”对于人类来说，沟通是一种自然而然的、必需的、无所不在的活动。

有人说秘书要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于沟通和处理各种交际关系。一个秘书如果很善于沟通和交际，会更容易与人接近、被人信赖，进而会让我们高效率地把一件事情办好，并且赢得更好的人际关系和成功的事业。

既然沟通在秘书的生活和工作中如此重要，我们应该用什么方式去与人沟通才能达到最佳效果呢？一起来看一下

一、沟通的基本形态

听——倾听 40%

说——说话 35%

读——阅读 16% 写——书写 9%

美国传播学家查理德把普通人一天的传播活动列成比例表：

调查研究结果显示，沟通中的行为比例最大的是倾听，而不是说话或阅读。还有一种有趣的说法是：上天赋予人类一根舌头与两只耳朵，就是希望我们更多的去倾听别人的意见。而不是急切的过多的表达自己。

9%

3

16% 40% 阅读 书写

倾听 交谈

下面我们详细了解一下这四种形态——第一个，倾听（一）倾听

1、学会倾听的重要性

普希金曾经说过：“倾听着年轻姑娘的歌声，老人的心也变得年轻”。看！倾听如此神奇~虽然这只是一种夸张的文学表述方式，却能让我们感受到倾听的重要。

在日常工作中，倾听更是一种学习——倾听让我们收获智慧。秘书，作为领导参谋和助手，是管理队伍中的一个重要组成部分，是上下沟通的桥梁，更是联系方方面面的纽带。秘书除了需要具备严谨灵活的语言组织能力，懂得倾听，更是一项非常重要的职业技能。

在面对不同身份的交谈者，怎样选择倾听的方式，这是身为秘书必须掌握的，熟练运用这些技巧，达到有效的倾听，是秘书进行良好的社交、完善各项工作、交往畅通的一个必备的法宝。

不知道同学们最近有没有关注到这样一则新闻，就在前几天晚上（8月16日），陕西安康一洗浴店门前，两名中年妇女双双晕倒在路上，事发地点位于闹市区，不少路人围观，原来两女子是因为债务纠纷争吵，导致体力透支双双倒地昏厥。据民警介绍，下午4时许她们报警后民警已经出过一次警，当时告知两人债务纠纷协商不一致情况下可走诉讼程序解决债务问题。不料两人并未听进去，一直僵持了8个小时，直到民警再次赶来发现两人已双双晕倒。天气太热，两人长时间没有喝水进食，加上情绪

激动，导致两人身体体能透支出现昏厥，所幸这两个人经医生抢救治疗最后都没有什么大碍。

可见，沟通不顺畅会给我们的生活和交往带来多大的困扰。秘书在企业中作为领导、同事、客户间的桥梁，应该落实领导指示，反馈同事意见和要求，维护企业与客户关系，消除公司内部各种沟通屏障。因此，沟通能力是秘书的基本技能之一，良好的沟通能力对维护和谐人际关系，提高工作效率都非常重要。

下面我们来了解一下倾听的准则

2、倾听的准则

（1）听完整：从头至尾的听完，没有遗漏，不断章取义。

有这样一个故事：一位母亲问她五岁的儿子：“如果妈妈和你一起出去玩，我们渴了，又没有带水，而你的小书包里恰巧有两个苹果，你会怎么办呢？”儿子歪着脑袋想了一下，说：“我会把两个苹果都咬一口。”那位母亲很失望，她没想训斥一下孩子，再教他应该这么做，可是就在话即将出口的那一刻，她改变了主意，她温柔地问：“为什么这样做呢？”同学们猜猜孩子的回答是什么？......嗯同学们的回答都很有创意，大部分的同学都猜的很接近答案。孩子扑闪着大眼睛看着妈妈说：“因为我想把最甜的给妈妈！”霎时，母亲的眼里涌出泪花。我们应该为这个孩子高兴，因为他有一位善于倾听，懂得宽容和信任的母亲。也正是因为这样，使她感受到了孩子的爱。

身为秘书，把领导说的话和交办的事情听完整，才能准确、

快速的去执行。

（2）听明白：听清说话者的语音、语调、语义等。

一位女主人将在当天晚间宴客，重要的主菜是一条稀有的石斑鱼。女主人特别交待摆放的方式：“记住，要用银盘来盛这条鱼，银盘四周要有精美的装饰，别忘了，嘴巴上含一片柠檬。”厨师点了点头，女主人也就忙着打扮自己了。晚宴时宾主尽欢，到最后一道主菜，清蒸石斑鱼端上桌时，鱼看来色、香、味俱全，上菜的厨师嘴巴上含着一片柠檬，结果弄的哄堂大笑。

作为领导身边的得力助手和命令的执行者，在日常工作中，秘书更要注意观察上司的日常工作和语言习惯，熟悉其思维方式，以增强自己的“耳力”，提高自己对上司言语的明晰度和判断力。

（3）听深入：根据说话者所处的语境，判断说话者所传递的话语信息。

乔．吉拉德被誉为当今世界最伟大的推销员，回忆往事时，他常念叨如下一则令其终身难忘的故事。

在一次推销中，乔．吉拉德与客户洽谈顺利，正当看样子就要快签约成交时，对方却突然变了卦。——快进笼子的鸟飞走了。当天晚上，按照顾客留下的地址，乔．吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚，就实话实说：“你的失败是由于你没有自始至终听我讲的话。就在我准备签约前，我提到我的独生子即将上大学，而且还提到他的运动成绩和他将来的抱负。我是以他为荣