国土资源档案管理的设计与应用探讨

国土资源档案管理的设计与应用探讨

作者：马莉

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第12期

目前我国的国土资源管理面临着严峻的形势，对于档案的管理和使用任务方面也承担者重

大的责任。在使用数据库的过程中，结合我国的国土资源档案管理以及我国的相关具体要求，

建成一个高效的管理系统。此系统应该具备的特点包括：管理权限灵活，能够实现档案日常管

理的规范化和严密化，能够自主进行类目设定和细分，具有便捷的查询体系，并能够适应初始

技术的档案管理系统。

一、目前档案管理的现状

当前社会正朝着信息化的方向发展，运用科学有效地运用信息对国土资源进行管理符合时

代的发展趋势，国土档案管理部门继续采用原来手动的管理模式，根本不能够顺应时代的步伐，而且发展的空间也会很小。随着信息的迅猛发展，档案不仅仅是原有意义上的档案资料，出现

了大量的电子档案，但却缺少档案管理的经验。电子档案有着其独特的特性，其信息和载体可

进行分离，而且具有信息传递网络化的特征，电子档案具有信息量大，容易修改等鲜明的优点，所以对于国土资源档案管理的管理也要适时地进行改变。

二、档案管理系统的设计

（一）结构设计。一般来说，C/S结构能够广泛地应用到小型局域网、专网之中，该结构

的优势体现在：复杂功能实现率较高、对服务器负载参数的设定要求较低、在特定的机器硬件

设施和网络环境下，更容易实现安全性的措施。对于国土资源档案管理系统的设计可在此基础

上进行技术的添加和修改，使其更加适合信息量较大的档案库，最基本的C/S结构主要包括TB

级磁盘陈列，数据服务器，硬件防火墙还有管理服务器和用户服务器。

（二）数据库平台设计。国土资源档案的数据量很大，这就需要有性能好、运行效率高的

大型数据库作支撑，SQLsever数据库的数据处理能力，能够达到PB级，是较为合适的选择。（三）功能设计。1.此系统需要有灵活支配类目、字段的功能，从而才能确保整个国土资源档

案管理系统的类目和类别不仅符合国家的规定，而且拥有自己的管理特点。2.档案管理系统的

要求十分细致，必须严格按照档案管理各个环节的具体流程，配备相应的专业人员对档案管理

业务的各个子模块进行操作和处理。在业务处理的过程中要特别注意，档案管理系统不仅要能

够对工作日志进行记录和跟踪，还要在信息传输、用户访问、数据打印等环节加强自动记录，

从而为后续排查工作问题奠定基础。3.档案管理系统后台要增加权限管理模块，分设管理员权限、档案员权限以及操作员权限，不同的使用主体权限不同，从而便于各业务人员进行相应的

功能操作，能够更好地进行管理，以免出现档案管理的分级混乱，从而提高档案数据的安全指数。4.档案管理系统的查询功能要多样化、系统化，要能够满足不同需求层次的差异化，如可

以分别设置模糊查询、高级查询搜索框。另外，对于查询条件的设计要结合实际需要而进行开发。5.档案管理系统要加强本地备份、服务器备份的双重设计，从而提高用户调取信息文件的

安全性和有效性。6.档案的排他性使国土资源的档案管理工作更具严肃性和谨慎性。

三、国土资源档案管理系统的优化管理

（一）建立集中化、规范化和统一化的档案管理体系。国土资源档案管理的规范化和统一

化是确保档案管理工作有效开展和实施的重要条件，在科学管理的过程中，要统一领导、规范

制度、把握原则、落实责任，积极完善、健全和优化管理细则，明确岗位权责，对整个档案管

理工作的实施做到实时监督、层层把关。

（二）确立规则，及时立卷。依据国土资源档案的实际情况，一方面，要建立相关的档案管理实施细则，另一方面，要制定合理的档案分类大纲，并将归档范围、归档日期、档号分类等信息纳入到实施细则和规范之中。实施档案管理过程中需要注意：第一，加强对归档资料的分类、整理；第二，对符合正规卷要求的要及时装订；第三，要明确国土档案九大类别的归档范围。

（三）健全档案管理业务培训机制。为确保国土档案管理系统的有效实施，也要对相关人员进行培训，使他们满足档案管理规范化的要求。不仅对国土档案的内容清楚地进行了解，还能够实事求是，具体问题具体分析，在工作中积累经验，注意积累资料。为管理工作的规范化开展奠定基础。

四、现实的应用

开发完成国土档案管理系统后，柳州市荣安县的国土资源局就立即进行装备试验，并充分地实现了档案管理数据库与地籍信息管理系统的有效衔接和融合。在其试用期间，很快就收到反馈，得到了认可，那些日常的档案管理工作，例如，录入，更新，修改等可通过系统直接进行，方便高效，在很大程度上优化了档案室的管理环境，且提高了管理员的工作效率。目前，档案管理系统所涵盖的档案资料多达两万多份，且运行状况良好。

国土资源档案管理是一项系统性较强、较为复杂的基础工作，国土资源档案管理系统的设计与应用无疑带来许多便利之处。国土资源档案是土地利用情况的信息汇总和记录，因此，在土地资源的综合利用上具有积极的、无可替代的参考作用，经济的发展与土地的利用价值成正比，做好土地资源的档案管理工作的重要性也就不言而喻了，国土资源档案管理系统建立的越完善，资源的合理利用的价值越高，所以要努力建立完善档案管理系统。