第二章 秘书职业
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第二章 秘书职业
勾销房
此三省的职掌与唐代 能就由政事堂、中书、门
中书省
略同。
下、尚书三省、枢密院及
宋
门下省 尚书省
起草机密文书。 专掌机要文书。
三司分 别兼行。”
翰林学士院
《文献通考》：都承旨“
枢密院
承宣皇帝旨命，通领枢密
都承旨
院务。”
中书省
总掌文牍事务
潘林杉《中国古代秘书通
元
参议府
掌制诰、修史
论》：“元代中书省所设
技术型秘书 秀才型秘书 综合型秘书 从组织内部分工来分：行政秘书 文字秘书
机要秘书 通讯秘书 信访秘书 事务秘书 生活秘书 外事秘书 会务秘书 新闻秘书…… 从秘书从事的行业特征分：企业秘书 法律秘书 科技秘书 教学秘书 涉外秘书……
第三节 秘书职业的特点
一、外国秘书工作的特点和趋势
年轻化、女性化 30岁左右、90%为女性，占脑力劳动者的4%。
突发性工作，门内众多，内容复杂。
6. 机密性：保密是秘书人员的首要职业道德。
三、我国秘书工作发展趋势
服务对象的多元化
出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘 书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘 书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以 商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人 员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职 业化趋势。
使院:知匦使,(军) 参军事、 (州)掌
议，起草制诏书敕。 处理信访事务，使下情 上达。
设匦使院，“申天下之冤滞， 达万人之情状。”
书记判官、孔目、
以下几类．皆在军队或
县主簿
地方掌管文书事务。
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
第二章、秘书职业角色
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11、要理解“伴君如伴虎”的含义； 12、要站得和领导一样高，具有相同的视野； 13、要清楚领导的盲点、缺点和弱点； 14、要熟悉你所在行业、全面了解你的企业； 15、要全面了解领导的关系网； 16、要建立自己的关系网，但主要是为领导和公司服务；
17、要善于利用职位的优势帮助别人；
2、性别条件： 秘书职业呈女性化趋势，但男女各有所长，应优势互补。
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8
□ 男性：
生理结构和体能优势；条理缜密的逻辑思维；刚强、果断，富于全局观念；好 胜心和进取心；社会资源分配的传统优势。
□ 女性：
较强的形象记忆和机械记忆能力；富于形象思维和想象力；注重人的情感；善 于言辞，沟通能力强、较强；认真、谨慎、关注细节；柔性美、亲和力、善于 寻求合作与支持。
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13
案例二
某公司王总经理，因为一个下属的办事不力，非常生气，就对新来的的助理李秘书抱 怨了一通，说这个下属办事能力差，好几次都出纰漏，真该给她调到一个闲散部门。 李秘书就找到了那个下属，当着整个办公室员工的面，批评说如果她再不提高办事能 力，不能胜任本职工作的话，就会被调走，甚至被清退。 那个员工当场就哭了，感到很委屈，而且觉得与其等着被处理，不如先辞职，还能保 全几分面子。 于是一封辞职信就被递到了王总的办公桌上。王总觉得很诧异，等他弄清了来龙去脉 之后，把李秘书叫来严厉的训斥了一顿。 李秘书也觉得很委屈，她认为自己就是转述了王总的意见而已，并没有什么不妥当。
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2.第二章 秘书工作的起源与发展
5
第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
2．文秘工作制度 我国长期封建社会中，文秘工作逐渐形成了各种 制度，主要有：保密制度，行文制度，三省制， 一 文一事制，文书立卷制，限期承办制，贴黄、引黄 制，条旨制，催办制度、文书制度。 以上这些文秘工作制度，有的至今仍在沿用，有 的虽已废止或有较大的改革，但仍有一定的参考价 值。
2．民国建立后的文秘工作
文秘工作的起源与发展
1911年10月，辛亥革命成功，武昌首先成立了 军政府，下设文秘处掌管文书与庶务。都督府、军
务部、参谋部和总督察处都设文秘员，掌管机要文
件并配合各科文书事宜。
9
第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
1912年元旦，孙中山在南京就任中华民国临时大 总统。总统府下设文秘处(不久即改为“文秘厅”)各 部设“承政厅”，设置秘书长一人，承总长之命总 理厅务并掌管机要文书。 1912年3月，北洋军阀头目袁世凯在北京建立了 反动政权，文秘工作有所加强，文秘人员也有所增 加。如总统文秘厅设秘书长和6名文秘，国务院文秘 官员分为“秘书长、文秘、 事、主事”四级。
4
第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
隋唐以后，尚书省巳转化为行政执行机构，中央 的文秘工作主要由中书、门下两省担任。 元朝为加强行政与文秘工作，取消了门下省与尚 书省，以中书省独揽行政大权。 明朝新设置了中央的文书总收发和总接待机构， 名为“通政使司”。 清朝中央的文秘机构仍承继明朝制度。雍正时代， 新建“军机处”。清朝后期，官场极其腐败。有财 有势、无德无才的贵族豪门子弟当官，无财无势却 有才能的秀才举人当文秘。
11
第二节 中国共产党和 新中国的文秘工作
第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
2．文秘工作制度 我国长期封建社会中，文秘工作逐渐形成了各种 制度，主要有：保密制度，行文制度，三省制， 一 文一事制，文书立卷制，限期承办制，贴黄、引黄 制，条旨制，催办制度、文书制度。 以上这些文秘工作制度，有的至今仍在沿用，有 的虽已废止或有较大的改革，但仍有一定的参考价 值。
2．民国建立后的文秘工作
文秘工作的起源与发展
1911年10月，辛亥革命成功，武昌首先成立了 军政府，下设文秘处掌管文书与庶务。都督府、军
务部、参谋部和总督察处都设文秘员，掌管机要文
件并配合各科文书事宜。
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第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
1912年元旦，孙中山在南京就任中华民国临时大 总统。总统府下设文秘处(不久即改为“文秘厅”)各 部设“承政厅”，设置秘书长一人，承总长之命总 理厅务并掌管机要文书。 1912年3月，北洋军阀头目袁世凯在北京建立了 反动政权，文秘工作有所加强，文秘人员也有所增 加。如总统文秘厅设秘书长和6名文秘，国务院文秘 官员分为“秘书长、文秘、 事、主事”四级。
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第一节 我国文秘工作 起源和早期发展
文秘工作的起源与发展
隋唐以后，尚书省巳转化为行政执行机构，中央 的文秘工作主要由中书、门下两省担任。 元朝为加强行政与文秘工作，取消了门下省与尚 书省，以中书省独揽行政大权。 明朝新设置了中央的文书总收发和总接待机构， 名为“通政使司”。 清朝中央的文秘机构仍承继明朝制度。雍正时代， 新建“军机处”。清朝后期，官场极其腐败。有财 有势、无德无才的贵族豪门子弟当官，无财无势却 有才能的秀才举人当文秘。
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第二节 中国共产党和 新中国的文秘工作
第二章 秘书素养
思考：
1、秘书需要具备哪些的素养？
2、秘书的职业道德修养的内容？
3、提高秘书职业道德修养的途径有哪些？
4、秘书需要注意哪些职业礼仪？
第一节
秘书的职业道德
一、秘书职业道德修养的含义 二、秘书职业道德修养的内容 三、加强秘书职业道德修养的途径 四、秘书的职业礼仪
案例二
一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件。这时，本单位一位以 爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张局长先热情地招呼 她坐下，然后敲开局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里 的业务，不便见谭某，于是就对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就有低 下头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室， 您先回去，有什么事我可以带您转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地 离开了秘书科。大约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不 到竟看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄，并听到谭某说：“刚才张科长说 你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感 浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科后，并未回家，而是极不甘心的在办公
在行为方面表现为动作迟缓。胆小、不喜欢抛头露面，反应
迟钝。
这种人易形成伤感、沮丧、由于、深沉、悲观等不良心理特
征。
胆汁质型
特征：好冲动、情感发生快、强烈而持久，动作迅速而强烈， 对自己的言行不能控制，反应速度快，但不灵活。具有这种
类型特征的人，在情绪反应上易受感动，情感一旦发生就很
强烈，久久不能平静，易同人们发脾气，性情暴躁、易怒， 情绪不能自制。
第二章 秘书职业角色
四、秘书角色意识的培养 1、责任意识 2、服务意识 3、服从意识 4、主体意识 5、公关意识 6、形象意识 7、纪律意识
27 2021/2/3
项目三 认知秘书的角色意识
案例
公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌， 进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都 要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办 公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈； 一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部 经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出 所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是 对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里 很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因 为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于 人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息 ，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。
30 2021/2/3
项目三 认知秘书的角色意识
案例：
今天是星期一，上午来公司的客人特别多，一波接着一 波，前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资 格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书 小王值班，其他同事去食堂吃饭休息。小王把饭打回，想着 赶紧吃完饭，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一 下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小王 抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克 衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有 点不高兴，心想，这人真没礼貌，没看见我在吃饭吗?敲什 么敲!所以屁股也没抬，面无表情地问：“请问你有什么事?” 来人说：“对不起，耽误你吃饭了。。请问张总经理在吗?我 想见他。”小王说：“现在中午休息时间，你有预约吗?”来人 回答说：“之前没来得及。”小王心想看他的样子，说不定是 来推销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约再 来吧。”那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了。” 31
27 2021/2/3
项目三 认知秘书的角色意识
案例
公司近一段时期以来气氛比较沉重，暗潮汹涌， 进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候，都 要进行例行的人事调整。但是，这些天秘书张静的办 公室却很热闹：一会儿财务部李经理过来转了一圈； 一会儿公关部周经理也借故来了一趟；一会儿研发部 经理打来电话，张静询问他有什么事情，他也没说出 所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪，但是 对于经验丰富的张秘书来说，却见怪不怪了。她心里 很明白，这些部门经理之所以总往她这儿跑，就是因 为她是总经理秘书，近水楼台先得月，知道一些关于 人事调动的内幕消息，想事先从她这儿打听一些消息 ，但既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。
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项目三 认知秘书的角色意识
案例：
今天是星期一，上午来公司的客人特别多，一波接着一 波，前台秘书们忙得不可开交。终于到了中午吃饭时间，资 格最老的秘书李姐利索地做了一下工作安排：今天中午秘书 小王值班，其他同事去食堂吃饭休息。小王把饭打回，想着 赶紧吃完饭，上午人那么多，真是累死了，自己也得休息一 下。正在她低头吃饭的时候，听见轻轻敲桌子的声音。小王 抬头一看，一个五十岁左右的中年人，穿着一件普通的夹克 衫，夹着一个黑色的公文包，正在敲前台的桌子。小王就有 点不高兴，心想，这人真没礼貌，没看见我在吃饭吗?敲什 么敲!所以屁股也没抬，面无表情地问：“请问你有什么事?” 来人说：“对不起，耽误你吃饭了。。请问张总经理在吗?我 想见他。”小王说：“现在中午休息时间，你有预约吗?”来人 回答说：“之前没来得及。”小王心想看他的样子，说不定是 来推销东西的。就说：“我们总经理不在，请你下次预约再 来吧。”那人说：“你打电话问问，说不定他现在回来了。” 31
秘书学概论第二章·秘书职业(全)
IAAP秘书资格证书
IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著 名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机 构。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训 点和考点。 申报条件：高中以上学历，且具有6年秘书工龄。
考试内容：包括企业法、企业行为科学、企业管 理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工 作程序等。 业内称为“博士级”资格证书。
2.对口头邀请谨慎选择、小心赴约
3.对暗示、威胁乐观豁达、不卑不亢 4.掌握避免骚扰的基本原则 婉言拒绝、衣着得体、适时告辞 „„
2015年8月10日星期一
剑桥办公管理国际证书
初级 中级 高级
剑桥办公管理国际证书
剑桥秘书长证书 教育部考试中心（The National Education
国际商务秘书职业资格证书
认证颁发机构： 国家商务部中国对外贸易经济合作企业协会 外经贸国际商务秘书考试认证中心 官网 教材：商业秘书职业资格标准 中国商业联合会商业职业技能鉴定指导中心官网
信息捕捉竞赛： 阅读我国的秘书职业资格考试 的相关要求，学习小组就考试 信息互相提问。
LCCIEB秘书证书
英国本土最高有四级，国内目前开考的是二级和三级。考
试形式为笔试。 全球统一命题、统一考试，英文试卷。 一年四次，分别在3月、4月、6月和11月举行，也可根据需 要安排考试。 LCCIEB秘书二级考试包括商务英语（二级）、商务管理 和文本产生三门， 三级考试除了上述后两科的三级外，还要考核商务实践， 商务英语则可由考生自选二级或三级。 每科考试50分及格，考生通过单科考试可获得单科目证书， 首次报考后24个月内通过所有考试，可获得LCCIEB的英 文证书。
秘书学——秘书工作内容
人数、对象、范围的确定，会议时间、
地点、场所的选择，以及与会人员的
通知、签到和食宿、医疗、
接送等方面的服务。会议 结束，需要上报总结。
Back to school
（六）安排会议
（六）安排会议
Back to school
（六）安排会议
Back to school
现代秘书的工作内容：
（一）调查研究 （三）文书工作 （五）管理档案 （七）操持内务
条件。
school
一、秘书工作的性质
（二）从属性
秘书工作机构不同于独立行使党和国家某项权 力的机关，也不是自成一体、独立决策的部门。各 层次各类型的秘书班子，都是依附于所在单位的领 导班子。
一方面，应该积极主 动、富有创造性地开 展工作。
另一方面，要以遵循 领导指示或符合领导 意图为前提。不能擅 作主张。
（二）信息工作 （四）掌管机要 （六）安排会议 （八）其他工B作ack to
school
（二）信息工作
信息工作是秘书部门一项重头业务，包 括信息的收集、筛选、分类、加工、输出、 反馈、储存等程序。
例如：
为领导或机关起草各种文件和材料，其内容
必须依赖于平时的信息积累，而
写作过程实际上就是信息的处理 与加工。
3.根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定本机关档案的 工作制度、条例。
4.确保档案和档案机密的安全。
Back to school
现代秘书的工作内容：
（一）调查研究 （三）文书工作 （五）管理档案 （七）操持内务
（二）信息工作 （四）掌管机要 （六）安排会议 （八）其他工B作ack to
school
办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、 信访、交通、保健、保密和机关生活等业务。
《现代职业秘书实务》教案第二章、秘书的条件
第二章秘书的基本条件第一节从事秘书工作的前提条件秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。
只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。
一、成熟的白领1、职业要求作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。
秘书在现代企业中的位置如下图：2、白领成熟的标志（1）白领成熟的主要标志：精神上的自立。
精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。
（2）成熟的秘书要求：成熟的白领；具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；做事沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能进行自我管理。
二、自我管理由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。
1、学习管理——随时“充电”2、时间管理——做好计划3、健康管理——身心健康4、感情管理——不感情用事；避免办公室恋情5、金钱管理——成本管理；个人“理财计划”第二节从事秘书工作的思想准备一、秘书新人的工作特点1、工作“简单”：貌似“打杂”2、工作繁重：时间长，任务重3、待遇较“低”：奖金一般4、工作“清闲”：无聊、上网二、自我提升1、充分发挥主观能动性要求：（1）需要充分发挥主观能动性，自己找事做；（2）必须有强烈的上进心；（3）必须注意自己是否越位。
2、提高工作的含金量要求：工作中要精益求精的态度，给自己每一份工作增加“附加值”，提高工作中的“含金量”。
3、充分发挥职务优势秘书如何利用优势：第一，仔细阅读和琢磨自己经手的各种文件和资料。
第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。
第三，留意网上和报纸上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂得问题就向同事请教。
4、在“打杂”中创造机会【实用案例】小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。
小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。
秘书学第三版方晓蓉课件 第二章 秘书职能范畴
程序 职责范围 时限内 分工 稳定
领导对 秘书 授权理事
领导 个人 特定的 任务 领导 一次性 个人 委授 交办事项 完成 意图 有效
时限内
（三）受权理事
秘书在受权理事中，特别要注重以下方面： 要准确理解领导的授权意图，把握目的、要求和授 权范围以及相关的法纪规范，正确地把握理事的依据。 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件，谋划 办理的思路和选择有效的工作方法。 要明确受权理事的双重角色。 要与领导者保持密切沟通，特别是当环境变化或其 他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向授权 者请示，并遵从其新的指示办理。 要主动争取其他方面的配合与合作，但遇到受权以
文书运行的注意事项。
文书运行的注意事项
（三）整理归档
文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理， 文书立卷是指将已经办理完毕的、具有一定查 考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、 特征和一定的规律组成案卷。 文书立卷的范围。
文书立卷的范围
（三）文书整理
文书立卷的原则。
文书立卷的原则
文书经过整理的文书案卷，必须逐年移交给机关 档案室集中保管，称为归档。
秘书处理随机事务要注重五个方面。
秘书处理随即事务要注重的事项
（三）受权理事
由于工作内容和领导需要不同，授权方式 也不同，如下表所示。
表2-1 领导对秘书授权理事
授权方式 任务 目的 要求 步骤 方法 秘书理事
内容
行为
确定授权 确定 确定 确定 确定 确定 依令照办
弹性授权 确定 确定 确定 不作 不作 变通理事 规定 规定
（二）中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、 职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机 关与上、下级机关中介沟通的任务。
2024年秘书职业工作心得总结（2篇）
2024年秘书职业工作心得总结____年秘书职业工作心得总结一、引言作为一个秘书，在职业生涯的路上经历了许多的挑战和机遇。
我一直坚信，只有不断学习和提升自己，才能在这个竞争激烈的职场中脱颖而出。
回顾____年的工作经历，我学到了很多宝贵的经验和教训，下面就对这一年的工作进行总结和反思，希望能对未来的自己有所启发。
二、全面提升职业能力作为一名秘书，要做好工作，首先需要具备一定的职业能力。
在____年，我更加注重培养和提升自己的专业技能和知识。
通过不断学习和实践，我不仅熟悉了各种办公软件和办公设备的使用，还学会了合理规划和安排工作时间，高效完成任务。
同时，我也积极参加相关培训和学习班，提升自己的综合素质和能力。
比如，我参加了一期领导力培训班，学习了更好地理解和配合领导的方法，提升了自己的沟通和协调能力。
三、加强团队合作能力在____年，我学会了更好地与团队合作。
作为一名秘书，与部门同事和上级协作十分重要。
在工作中，我不仅积极配合部门同事的工作，相互支持，还学会了主动沟通和分享工作中的经验和问题。
与此同时，我也学会了更好地跟领导沟通，把握好时间和机会，为领导提供更优质的服务和支持。
通过团队合作，不仅提高了工作效率，还加深了团队之间的凝聚力和信任度。
四、提高自身综合素质除了提升职业能力和加强团队合作能力，我还注重提高自身的综合素质。
这包括了个人的心理素质、形象气质、语言表达能力等方面。
在____年，我参加了一期心理疏导培训班，学会了一些自我调节和解压的方法，使自己能更好地应对工作中的压力。
此外，我还认真研究了办公室礼仪和形象管理，并注重自身形象的打造。
通过提高自身的综合素质，不仅提升了个人的职业形象和影响力，还能更好地服务于领导和团队。
五、加强与人沟通能力作为一名秘书，良好的沟通能力是非常重要的。
在____年，我在工作中加强了与人沟通的能力。
无论是与领导、同事还是合作伙伴的沟通，我都注重倾听对方的意见和需求，主动与他人交流。
《秘书的职业角色》课件
《秘书的职业角色》PPT 课件
这个PPT课件将介绍秘书的职业角色。从定义、职责、技能和素质，到职业发 展路径、工作挑战和解决方案，以及成功案例，一步步解析秘书的重要性和 成功之道。
秘书的定义和职责
秘书是组织内重要的角色，负责协调管理层的日常事务和保持高效的沟通。他们扮演着桥梁和纽带的角色，确保组 织高效运转。
秘书的成功案例
Grace Li
G race Li，一位秘书专业背景的专 业人士，在实践中展示了优秀的 沟通、组织和协调能力，为公司 带来了巨大的成功，成为行业的 典范。
张小姐
张小姐是一位在公司中担任秘书职 位的专业人士。她通过高效的时间 管理和出色的沟通能力，成功地协 助管理层完成日常工作。
李先生
1 协助管理层
2 组织管理
处理邮件、文件和会议安排等，帮助管理层提高 工作效率。
负责文件和记录管理，以及安排和协调活动和差 旅。
3 沟通协调
作为信息渠道，搭建内外部的有效沟通桥梁。
4 机密保密
处理机密信息，并确保保密措施得到严格执行。
秘书的技能和素质
组织能力
能够有效安排和协调多项任务，保证工作高效有序。
李先生作为公司高层的秘书，他的 组织和决策能力十分出色，为管理 层提供了重要的支持，对公司的顺 利运营做出了重要贡献。
结论和总结
秘书作为组织中不可或缺的角色，承担着重要的协调和管理任务。他们的责 任不仅仅是完成工作，更是为组织的高效运转和成功作出贡献。
沟通能力
善于表达和倾听，与不同层级的人员保持良好的沟 通。
时间管理
能够有效利用时间，合理安排任务和优先级。细致耐心注重细节耐心处理事务，确保准确性和可靠性。
秘书的职业发展路径
这个PPT课件将介绍秘书的职业角色。从定义、职责、技能和素质，到职业发 展路径、工作挑战和解决方案，以及成功案例，一步步解析秘书的重要性和 成功之道。
秘书的定义和职责
秘书是组织内重要的角色，负责协调管理层的日常事务和保持高效的沟通。他们扮演着桥梁和纽带的角色，确保组 织高效运转。
秘书的成功案例
Grace Li
G race Li，一位秘书专业背景的专 业人士，在实践中展示了优秀的 沟通、组织和协调能力，为公司 带来了巨大的成功，成为行业的 典范。
张小姐
张小姐是一位在公司中担任秘书职 位的专业人士。她通过高效的时间 管理和出色的沟通能力，成功地协 助管理层完成日常工作。
李先生
1 协助管理层
2 组织管理
处理邮件、文件和会议安排等，帮助管理层提高 工作效率。
负责文件和记录管理，以及安排和协调活动和差 旅。
3 沟通协调
作为信息渠道，搭建内外部的有效沟通桥梁。
4 机密保密
处理机密信息，并确保保密措施得到严格执行。
秘书的技能和素质
组织能力
能够有效安排和协调多项任务，保证工作高效有序。
李先生作为公司高层的秘书，他的 组织和决策能力十分出色，为管理 层提供了重要的支持，对公司的顺 利运营做出了重要贡献。
结论和总结
秘书作为组织中不可或缺的角色，承担着重要的协调和管理任务。他们的责 任不仅仅是完成工作，更是为组织的高效运转和成功作出贡献。
沟通能力
善于表达和倾听，与不同层级的人员保持良好的沟 通。
时间管理
能够有效利用时间，合理安排任务和优先级。细致耐心注重细节耐心处理事务，确保准确性和可靠性。
秘书的职业发展路径
第二章：秘书工作
第二章秘书工作一、秘书工作的内容美国把秘书工作概括为：“文书、事务、一般管理。
”我国传统观念把秘书工作概括为：办文、办会、办事。
也有将秘书工作的职责归纳为：参与政务，处理事务。
秘书工作的具体内容则可以分解为以下13项：1、日程管理：会面预约的接受和转达，领导个人计划的管理，住宿的选定和预约，交通工具的选定和车票预购，旅程表制作，出入境手续办理、机场迎送，感谢信的制作和寄发等。
2、环境整理：照明、隔音设备的管理，色彩的调节、空气调节、领导办公室、接待室整理、装饰，办公室布局，领导桌面整理，备用品、消耗品购置等。
3、会议、会晤服务：通知的制发，会场选定和布置，必用品准备，材料准备、分发，会场接待、检查和联系，茶点、用餐安排，会场善后处理，记录的整理、分发；会晤的准备、服务和事后处理。
4、日常生活照顾：茶点、用餐的照料，健康管理，与各种团体的联系，外出准备，汽车安排，领导送行、迎接等。
5、财会管理：旅费、交际费、各种会费的出纳、细算，支票和票据的处理，记帐等。
6、值班突发事件处理：突发事件出现后的处置，来客的引导，急、病事故的处置，不法侵入的处置，劳资纠纷的处置等。
7、接待：来客接待和控制，向领导转达，领导办公室、接待室的引领，事后处理，旅店客房的花果安排，电话的受理和转达。
8、交际：庆吊信息的收集、确认、联系，庆吊电报的寄发，各种例行活动的通知，请贴等的回信，庆吊会场上的接待，吊唁的代理出席、慰问，赠礼的选定、购买和发送。
9、文书制作：管理文书、对外交际文书的制作，给领导的报告、图表的制作。
10、信息的收集、加工、存储、检索：文献资料的摘要、复印，与领导相关关系人的通讯录的制作，信息处理机的操作和管理，根据需要编制、利用资料，文献资料索引编制，文献资料的存贮和检索，领导相关者的个人资料的记录、存贮和检索。
11、文书处理：组织内外文书的收发和传递。
12、文书整理和保管：文件、名片、商品目录、杂志、图书等的整理、保管、保存、销毁，报刊的剪贴，来客卡片、会客材料的整理、保管和检索。
第二章 秘书职业及其发展史
书工作的发展沿革 一、中国古代秘书工作 （一）先秦时期——我国秘书工作的萌芽时期 （二）秦汉时期——我国秘书工作的确立时期 （三）魏晋南北朝时期——我国秘书工作的发展时 期 （四）唐宋时期——我国秘书工作的成熟时期 （五）元明清时期——我国秘书工作的完备时期
第二章 秘书职业及其发展史
二、中国近现代秘书工作 三、中国当代秘书工作 四、国外秘书工作概况
运用下面的表格模板制作三个表格（中国古 代秘书工作概况、中国近现代秘书工作概 况、中国当代秘书工作概况）
Table
TEXT
Title A
TEXT
TEXT
TEXT
TEXT
Title B
Title C Title D
Title E
Title F
第二章 秘书职业及其发展史
二、中国近现代秘书工作 三、中国当代秘书工作 四、国外秘书工作概况
运用下面的表格模板制作三个表格（中国古 代秘书工作概况、中国近现代秘书工作概 况、中国当代秘书工作概况）
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Title A
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Title B
Title C Title D
Title E
Title F
第二章 秘书职业基础——秘书礼仪
案
例
小陈是某机关办公室的一位秘书。有一次他正 在办公，突然电话铃声响了。此时陈秘书正在 整理文件，停了一会才拿起话筒问到：“请问 你找谁?”对方回答说找老刘，陈秘书随即将话 筒递给邻桌的刘秘书说：“刘秘书，你的电话 。”没想到，刘秘书接到电话没讲几句，就和 对方争吵起来，最后刘秘书大声说道：“你
今后要账时，先找对人再发火。这是办公 室，没有你要找的那个刘天亮!”说罢就 挂断了电话。原来，这个电话是打给宣传 科刘天亮的，结果错打到了办公室，而对 方只是含糊地说找老刘，小陈误以为要找 刘秘书，结果造成了这场误会。 陈秘书受理电话时错在哪里呢?
西服必须配皮鞋，而且是黑色系带皮鞋
袜子选深色棉质袜子，或与皮鞋颜色一致， 或与西裤颜色一致。袜子要长及小腿中部，袜子 口要松紧适度。
棉质袜子
棉质袜子
（7）皮包皮带的搭配
皮包皮带的颜色要与皮鞋的颜色一致。这是男 士着装的“三一原则”
2、男秘书的职业便装
3、男秘书在商务应酬时的着装
四、女秘书在工作场合的着装
（1）预约好时间、地点 （2）做好有关的准备工作 （3）准时赴约 （4）及时告辞 （5）不要议论对方
第二节 日常公务礼仪
4.谈话的礼仪
（1）话题 要选择交谈者喜闻乐见的话题。 避开以下的问题: ①政治话题。②个人隐私问题。 ③非议他人。④庸俗下流的话题。 ⑤宗教信仰话题
第二节 日常公务礼仪
（2）态度
表 示 胜 利 的 手 势
第二节 日常公务礼仪
（6）适当的表情 微笑的人使人感 到和蔼可亲，可 以信赖，微笑是 社交场合中最佳 的表情。
公务礼仪
第二节 日常公务礼仪
6、进餐礼节
（1）饮酒礼节
中餐餐桌上可以同时上啤 酒、白酒、葡萄酒，西餐 餐桌上只上葡萄酒。 中餐的礼节之一是向客人 劝酒敬菜。 西餐礼节是分餐制，主宾 互相敬酒，但不劝酒。
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翰林院：翰林供
掌机密文件，审议公文。 掌封驳诏命章奏。
则奏而正之”。“凡大朝 会．渚方起居。则受其表状而 奏之。”李阳冰《草堂
奉.翰林承旨
掌朝廷事务。
集·序》：(李白)“出入翰林
唐
集贤院：学士、
翰林、集贤、学士三院
中，问以国政．潜草诏诰。”
学士院、学士。匦
官员皆协理批答四方章表疏
引日唐书·则天皇后纪》：初
“太史寮则是为王室服务的 秘书处，其长官太史地位很 高，与三公卿士相当，是周 天子和王室的秘书长。”
朝代
秘书机构与职 官
主要职能
例注
太史 春 右史 秋 左史
(秦)尚书 战 御史 国 (齐)掌书
(魏)主书 (赵)御史 (楚)左徒
掌起草文书，策 命诸侯卿大夫。 记录王的言语和 口授命令、文告。 记载王的行动和 宫廷内外政治军 事大事。掌管文 书、记录王事， 应对诸侯．各国 略同。
勾销房
此三省的职掌与唐代 能就由政事堂、中书、门
中书省
略同。
下、尚书三省、枢密院及
宋
门下省 尚书省
起草机密文书。 专掌机要文书。
信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性 质越来越明显。
二、我国秘书的起源及界定
1. 我国秘书的起源
我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位， 但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。
“秘书”乃藏于宫中的“秘藏之书”，后来也指占卜、 谶纬图篆之书。
掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、 宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令。
使院:知匦使,(军) 参军事、 (州)掌
议，起草制诏书敕。 处理信访事务，使下情 上达。
设匦使院，“申天下之冤滞， 达万人之情状。”
书记判官、孔目、
以下几类．皆在军队或
县主簿
地方掌管文书事务。
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
政事堂
掌文书案牍。
杨剑宇《中国秘书史》：
孔目房
掌印堂符信。
“宋代中央秘书机构的职
在日本企业，秘书分为两类：身 处管理层内部的专职秘书或秘书 部门主管；一般处理日常杂物的 工作人员。
美国著名的《韦氏秘书手册》
“秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而 应
该是“行政管理的助手”。 “不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还 应
当是协助经理的左右手”。 现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向
汉，初建魏国，置秘书令，
晋
中书监 、中 典司经籍，起草 典尚书奏事。”瞿蜕园《历
南 北 朝
书令、中书侍 郎、中书舍人 门下省:
文书掌奏事。撰 拟诏诰、呈奏案 章。
代官制概述》：中书监“只 等于皇帝的秘书长， 脱不了幕僚的性质。”汪士 《南北史补志未刊稿·职官志
侍中
》：“其管枢密，则中书也
尚书省:
直侍王左右，掌 。”
总掌起草文书、编 写史书、管理档案， 组织祭祀。掌邦国 之志、贵族家谱。 拟制简册，宣示王 命。掌四方之志。 收受保管文书。
杨剑宇《中国秘书史》： “商代朝廷出现了秘书机 构——太史寮，其长官为太 史，下隶有不同层次分工各 异的史官，主要职掌为负责 商王的册命及祭典等事宜。”
潘林杉《中国古代秘书通论》：
尚书令
奏事掌文书事务
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
内书省：内书
掌拟诏。
潘林杉《中国古代秘书通论》：
舍人、通事舍人、 掌宣奏。
“不论拟令、审令的内书、门
内书侍郎
兼草拟诏令。
下省。还是负责传达帝命的尚
门下省：纳言
掌诏命审核、驳正。
书省，都起着秘书幕僚作
隋
尚书省：尚书
收发、传令、承办文书
用．是皇帝的秘书处而已。”
第一节 秘书的界定
一、国外对秘书的界定
英语“秘书”一词源自拉丁文Secretarius，意为 “可靠的职 员”，其中secret为“秘密”的意思， secretary当“S”大写
的时 候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联 邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“s”小写的
时候 泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工 作人员。
丞
中书省:中书令. 中书侍郎、中书舍
掌军国之政令。参议邦国之 庶务，朝廷之大政。
《旧唐书·职官志》：中书省 职掌“侍奉进奏，参议表章”。
人 门下省:侍中、
侍郎、 给事中
掌章奏文书。 出纳帝命．顾问答对。
“凡诏旨敕制及玺书册命，皆 按典故起草进画，既下则‘署 而行之。”“制敕既行，有误
尚书省: 尚书仆 射
《礼记．王藻》：“动则左 史书之，言则右史书之。” 《史记·廉颇蔺相如列传》： “……赵王鼓瑟。秦御史前 书曰‘某年月日，秦王与赵 王会饮，令赵王鼓瑟。”’ 相如怒，固请秦王为赵王击 缶……“相如顾召赵御史书 曰‘某年月日，秦王为赵王 击缶’。”
御史大夫
掌天下文书Байду номын сангаас兼
《汉书·张丞相列传》：“秦
御史
行使监察。起草
时为御史，主柱下方书。”
秦
尚书、令史
文书，办理文牍
《通典·职官志》：“秦少府
主簿、奏曹
事项。
遗吏四人，在殿中主发
等
同在少府办理文 书。
书．谓之尚书。”
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
仆射
伴王左右，掌管奏 左言东《职官与科举》：
(郡)主簿尚书 章文书。
“文书的收发、保管与诏令
台(署，省)
协助尚书分担文书 的起草，归尚书台负责。”
汉
尚书
尚书
(州)书佐
事务。 典领文书，掌管印 鉴起草抄录文书。 草拟处理文书，掌
《后汉书·李固传》：“今陛 下之有尚书，犹天之有北斗 也。斗为天喉舌，尚书亦为 陛下喉舌……尚书出纳王命，
(县)令史
印鉴。
赋政四海，位尊权重，责之
所归。”
秘书(监)令
典尚书奏事，掌 《文献通考》：“及魏武佐
魏
中书省:
出放敕令。
在沙特阿拉伯“石油秘书”即石油部长。 印度、巴基斯坦“外交秘书”即外交部副部长。 俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的
秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。
在日本秘书写作中文繁体“秘書”， 指政府机关或社会团体的日常 事务负责人，日本内阁最有实 权的职位叫“内阁官房长官”， 实际就是“内阁首席秘书”，相 当于国务院秘书长。
朝代
秘书机构与 职官
尧 巫、祝 舜
纳言
太史寮 太史
商史
乍册
太史寮 太史
周 小史
内史 外史 御史
主要职能
例例注子
为王占卜，指导国 事。 出纳帝命，上传下 达。
《尚书·尧典》：“帝曰， 龙，朕#谗说殄行，震惊朕 命，命汝作纳言，夙夜出纳 朕命，惟允。”
统管王室活 动．起草文书， 发布文告。书刻 卜辞，记录王室 活动。镌刻、保 管文书。
掌机密文件，审议公文。 掌封驳诏命章奏。
则奏而正之”。“凡大朝 会．渚方起居。则受其表状而 奏之。”李阳冰《草堂
奉.翰林承旨
掌朝廷事务。
集·序》：(李白)“出入翰林
唐
集贤院：学士、
翰林、集贤、学士三院
中，问以国政．潜草诏诰。”
学士院、学士。匦
官员皆协理批答四方章表疏
引日唐书·则天皇后纪》：初
“太史寮则是为王室服务的 秘书处，其长官太史地位很 高，与三公卿士相当，是周 天子和王室的秘书长。”
朝代
秘书机构与职 官
主要职能
例注
太史 春 右史 秋 左史
(秦)尚书 战 御史 国 (齐)掌书
(魏)主书 (赵)御史 (楚)左徒
掌起草文书，策 命诸侯卿大夫。 记录王的言语和 口授命令、文告。 记载王的行动和 宫廷内外政治军 事大事。掌管文 书、记录王事， 应对诸侯．各国 略同。
勾销房
此三省的职掌与唐代 能就由政事堂、中书、门
中书省
略同。
下、尚书三省、枢密院及
宋
门下省 尚书省
起草机密文书。 专掌机要文书。
信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性 质越来越明显。
二、我国秘书的起源及界定
1. 我国秘书的起源
我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位， 但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。
“秘书”乃藏于宫中的“秘藏之书”，后来也指占卜、 谶纬图篆之书。
掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、 宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令。
使院:知匦使,(军) 参军事、 (州)掌
议，起草制诏书敕。 处理信访事务，使下情 上达。
设匦使院，“申天下之冤滞， 达万人之情状。”
书记判官、孔目、
以下几类．皆在军队或
县主簿
地方掌管文书事务。
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
政事堂
掌文书案牍。
杨剑宇《中国秘书史》：
孔目房
掌印堂符信。
“宋代中央秘书机构的职
在日本企业，秘书分为两类：身 处管理层内部的专职秘书或秘书 部门主管；一般处理日常杂物的 工作人员。
美国著名的《韦氏秘书手册》
“秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而 应
该是“行政管理的助手”。 “不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还 应
当是协助经理的左右手”。 现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向
汉，初建魏国，置秘书令，
晋
中书监 、中 典司经籍，起草 典尚书奏事。”瞿蜕园《历
南 北 朝
书令、中书侍 郎、中书舍人 门下省:
文书掌奏事。撰 拟诏诰、呈奏案 章。
代官制概述》：中书监“只 等于皇帝的秘书长， 脱不了幕僚的性质。”汪士 《南北史补志未刊稿·职官志
侍中
》：“其管枢密，则中书也
尚书省:
直侍王左右，掌 。”
总掌起草文书、编 写史书、管理档案， 组织祭祀。掌邦国 之志、贵族家谱。 拟制简册，宣示王 命。掌四方之志。 收受保管文书。
杨剑宇《中国秘书史》： “商代朝廷出现了秘书机 构——太史寮，其长官为太 史，下隶有不同层次分工各 异的史官，主要职掌为负责 商王的册命及祭典等事宜。”
潘林杉《中国古代秘书通论》：
尚书令
奏事掌文书事务
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
内书省：内书
掌拟诏。
潘林杉《中国古代秘书通论》：
舍人、通事舍人、 掌宣奏。
“不论拟令、审令的内书、门
内书侍郎
兼草拟诏令。
下省。还是负责传达帝命的尚
门下省：纳言
掌诏命审核、驳正。
书省，都起着秘书幕僚作
隋
尚书省：尚书
收发、传令、承办文书
用．是皇帝的秘书处而已。”
第一节 秘书的界定
一、国外对秘书的界定
英语“秘书”一词源自拉丁文Secretarius，意为 “可靠的职 员”，其中secret为“秘密”的意思， secretary当“S”大写
的时 候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联 邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“s”小写的
时候 泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工 作人员。
丞
中书省:中书令. 中书侍郎、中书舍
掌军国之政令。参议邦国之 庶务，朝廷之大政。
《旧唐书·职官志》：中书省 职掌“侍奉进奏，参议表章”。
人 门下省:侍中、
侍郎、 给事中
掌章奏文书。 出纳帝命．顾问答对。
“凡诏旨敕制及玺书册命，皆 按典故起草进画，既下则‘署 而行之。”“制敕既行，有误
尚书省: 尚书仆 射
《礼记．王藻》：“动则左 史书之，言则右史书之。” 《史记·廉颇蔺相如列传》： “……赵王鼓瑟。秦御史前 书曰‘某年月日，秦王与赵 王会饮，令赵王鼓瑟。”’ 相如怒，固请秦王为赵王击 缶……“相如顾召赵御史书 曰‘某年月日，秦王为赵王 击缶’。”
御史大夫
掌天下文书Байду номын сангаас兼
《汉书·张丞相列传》：“秦
御史
行使监察。起草
时为御史，主柱下方书。”
秦
尚书、令史
文书，办理文牍
《通典·职官志》：“秦少府
主簿、奏曹
事项。
遗吏四人，在殿中主发
等
同在少府办理文 书。
书．谓之尚书。”
朝
秘书机构
主要职能
代
与职官
例注
仆射
伴王左右，掌管奏 左言东《职官与科举》：
(郡)主簿尚书 章文书。
“文书的收发、保管与诏令
台(署，省)
协助尚书分担文书 的起草，归尚书台负责。”
汉
尚书
尚书
(州)书佐
事务。 典领文书，掌管印 鉴起草抄录文书。 草拟处理文书，掌
《后汉书·李固传》：“今陛 下之有尚书，犹天之有北斗 也。斗为天喉舌，尚书亦为 陛下喉舌……尚书出纳王命，
(县)令史
印鉴。
赋政四海，位尊权重，责之
所归。”
秘书(监)令
典尚书奏事，掌 《文献通考》：“及魏武佐
魏
中书省:
出放敕令。
在沙特阿拉伯“石油秘书”即石油部长。 印度、巴基斯坦“外交秘书”即外交部副部长。 俄语秘书写为cekpemapb，既指掌管文书、担任会议记录的
秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。
在日本秘书写作中文繁体“秘書”， 指政府机关或社会团体的日常 事务负责人，日本内阁最有实 权的职位叫“内阁官房长官”， 实际就是“内阁首席秘书”，相 当于国务院秘书长。
朝代
秘书机构与 职官
尧 巫、祝 舜
纳言
太史寮 太史
商史
乍册
太史寮 太史
周 小史
内史 外史 御史
主要职能
例例注子
为王占卜，指导国 事。 出纳帝命，上传下 达。
《尚书·尧典》：“帝曰， 龙，朕#谗说殄行，震惊朕 命，命汝作纳言，夙夜出纳 朕命，惟允。”
统管王室活 动．起草文书， 发布文告。书刻 卜辞，记录王室 活动。镌刻、保 管文书。