办公自动化操作篇

第三章Word 2003基本操作

第一节启动和退出Word 2003

1、如何启动Word 2003

2、熟悉Word 2003的工作界面（窗口）

主要包括以下几个部分，熟悉这些部分

（1）标题栏

（2）菜单栏：包括文件、编辑等9个命令菜单

（3）工具栏：常用工具栏和格式工具栏，熟悉其中各个工具按钮

（4）标尺：Word有两个标尺，水平标尺和垂直标尺；标尺的作用查看文挡的宽度；查看和设置；查看和设置段落缩进的位置；查看和设置文挡的左右界限

（5）工作区

（6）滚动条

（7）状态栏

（8）视图模式按钮：普通、WEB版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式

（9）任务窗格

任务窗格是Word 2003的新增工具，位于窗口界面的右方，利用它可以更加方便的创建、编辑和管理文档

2、退出Word 2003

主要有以下三种方法退出，但关闭和退出是有区别的

（1）文件——退出

（2）文件——关闭；窗口上标题栏关闭

（3）ALT+F4

第二节创建一个word文档

1、如何新建一个word文档熟悉常用的几种方法

2、保存和关闭文档

补充：如何在文挡中插入一些特殊的字符（如何设置插入特殊符号的快捷键）；如何插入时间和日期（如何设置时间的自动更新）；如何设置自动保存

第三节对文本进行基本编辑操作

1、对文本进行选择操作（文本的选取）

常用的文本选择的方法有以下几种：

（1）用鼠标拖拉直接选择文本

（2）鼠标+shift键

（3）选择整个段落——技巧：如果要选择整个段落，在这个段落上任何一处，连续单击鼠标三次，则选中整个段落

（4）选定栏选择文本

注意：如何选择不连续的文本注意Ctrl键的使用

2、对文本进行移动和复制

（1）移动文本：鼠标移动或剪切移动

（2）复制文本：鼠标复制（移动的同时使用Ctrl键）或复制——粘贴

（3）对文本进行撤消和恢复操作

如果进行了误操作，如何撤消以前的操作word 2003提供了撤消、恢复的功能。

（4）对文本进行查找和替换

在文档编辑过程中，经常要查找某些内容，有时候需要对某一内容进行统一替换

①查找

（菜单）编辑——查找；或快捷方式ctrl+F；就出现查找和替换窗口

②高级查找

③替换

要想在文档中自动替换某些内容，则在“查找和替换”对话框中切换到“替换”选项

第四节在各种视图下编辑文档

为了满足查看文档效果的需要，word向用户提供了不同页面视图方式（普通、Web版式、大纲、页面和阅读版式），它们各具特色，适用于不同的情况。需要对各种视图下文挡的查看和文挡的编辑有一定了解。

1、在页面视图下查看文档

特点：直接按照用户设置的页面大小进行显示，显示效果与打印效果完全一致；切换到页面视图的方法：（菜单）视图——页面；单击右下角按钮；Alt+Ctrl+P

2、在普通视图下查看文档

特点：显示速度相对较快，比较适合文字的录入；可以查看文档的分节符类型；不显示页眉、页脚、页边距和图形对象

切换到普通视图的方法：（菜单）视图——普通；单击右下角按钮；Alt+Ctrl+N

3、在大纲视图下查看文档和创建文挡

对于一个具有多重标题的文档而言，往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某标题或所有文档等），此时采用前几种方式就不太适合了。

特点：按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看主标题；或扩展文档，查看整个文档的内容，从而使用户查看文档的结构变得十分容易。

用户还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了用户对文档大纲的修改。切换到大纲视图的方法：（菜单）视图——大纲；单击右下角按钮；Alt+Ctrl+O

四、在阅读版式下查看文档

阅读版式最大的特点就是方便我们阅读。

进入阅读版式后，阅读版式的工具栏就会显示出来。阅读版式的功能已经全部包含在该工具栏中。

第四章 Word 2003排版技术

第一节调整（设置）文字字符格式

一、使用格式工具栏设置：使用格式工具栏可以设置一些简单的字符格式。

1、设置字体：利用格式工具栏——字体下拉列表框可以快速改变文本的字体

2、设置字号：利用格式工具栏——字号下拉列表框可以快速改变字号

提示：工具栏——增大、缩小字体按钮（每按一次增大或缩小一磅）

技巧：利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用“ Ctrl+[ ”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用“ Ctrl+] ”（中括号）组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键“ Ctrl+Shift+> ”来快速增大文字，而利用“ Ctrl+Shift+< ”（尖括号）快速缩小文字。

3、设置字形：字形是指附加于文本的属性，主要包括常规、加粗（快捷方式：ctrl+字母B）、倾斜（快捷方式：ctrl+字母I）、下划线（快捷方式：ctrl+字母U）

提示：（1）再次单击相应的按钮则取消相应的显示效果

（2）word 2003默认的下划线是单线，颜色自动（黑色），下拉列表中改变下划线的形状和颜色

4、设置字体颜色：格式工具栏字体颜色下拉列表中选择字体颜色

5、添加边框和底纹：

（1）利用工具栏中字符边框按钮和字符底纹按钮设置

提示：工具栏按钮设置方便、快捷，但是设置的边框和底纹都是默认的效果

（2）利用边框和底纹对话框设置：

菜单栏中：格式——边框和底纹——打开边框和底纹对话框，进行内容丰富的边框和底纹设置，还可以对页面边框进行设置

6、设置字符缩放：通过改变某段字符的缩放比例来区别于其他文本。选中所需文本后，单击格式工具栏上的（字符缩放）按钮右侧的下拉箭头，选择一种缩放比例。文字就会象被增大或缩小字号一样。

提示：缩放字符功能也可以改变字符大小，但是与改变字号大小同，它只是对文字在水平方向进行了缩小或放大，而字号则是对整个字符进行了整体的调整。

二、使用字体对话框进行综合设置：设置文字的更特殊效果

选择菜单（格式）——（字体），打开字体对话框，在此不仅可以设置字体、字号……等基本的文字效果，还可以设置加着重号、加删除线，角标、阴影等特殊的文字效果。

补充：如何隐藏文字

三、设定字符间距

字符间距是指两个汉字或两个字符之间的距离，其度量值是当前字宽的百分比或标尺单位。字体对话框切换到字符间距选项卡，即可设置字符间距，并可以对字符进行缩放、指定字符的位置，以及指定文字的对齐选项。

缩放：此下拉列表框中可输入一个1至600之间的百分数（1%到600%），表示按其当前尺寸的百分比垂直和水平地拉伸或压缩文本

间距：增大或缩小字符之间的距离。先选加宽或紧缩，然后在（磅值）微调框中输入或选择一个数值。

位置：用于基于基线提神或降低选中文本。同样，在微调框中输入一个数值

四、设置文字的动态效果

字体——文字效果，可以切换到文字效果选项卡，即可设置文字的动态效果

提示：动态效果只能在屏幕上显示，当文本打印时，动态效果无法打印出来

第二节调整（设置）段落格式

一、调整段落对齐

段落对齐方式指的是段落在水平方向上以何种方式对齐。这个命令适用于一个段落或多个段落。段落对齐方式有5种，需要掌握各种对齐方式的设置

1、两端对齐：是指段落每行的首尾对齐，是word 2003的默认对齐方式。

方式：工具栏——两端对齐按钮；快捷方式：ctrl+J组合键

2、居中对齐：使整个段落在页面上居中对齐排列

方式：工具栏——居中对齐按钮；快捷方式：ctrl+E组合键

3、右对齐方式：使整个段落字页面中靠右对齐排列

方式：工具栏——右对齐按钮；快捷方式：ctrl+R组合键

4、分散对齐：使整个段落的文本两端充满且均匀分布

方式：工具栏——分散对齐（按钮）；快捷方式：ctrl+shift+J组合键

提醒：还有一种方法是左对齐方式，是使整个段落在页面上靠左对齐排列，与两端对齐的效果没有太大差别。此命令没有对应的工具按钮，ctrl+L组合

提醒：段落对齐方式也可以通过段落对话框设置：选种某段文字，格式——段落，打开段落对话框，选择缩进和间距选项卡，在对齐方式的下拉列表中选择一种对齐方式。二、调整段落缩进

段落缩进是指文本与页边距之间保持的距离。段落缩进包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4种缩进方式。

1、首行缩进：调整当前段或选定的各段首行缩进的位置。（拖动首行缩进标记）

2、左缩进：调整当前段或选定的各段左边界缩进的位置。（拖动左缩进标记）

3、悬挂缩进：调整当前段或选定的各段中首行以外的各行缩进的位置。（拖动悬挂缩进标记）

4、右缩进：调整当前段或选定的各段右边界缩进的位置。（拖动右缩进标记）

提示1：除了通过标尺设置段落缩进外，可以通过段落对话框精确设置段落缩进

提示2：工具栏上的增加缩进量和减少缩进量按钮，也能起到缩进的作用作用：如果要增加或减少选定段落的缩进，单击上述两个按钮，就可以将当前段或选定段的左缩进增加或减少一个汉字的距离。

技巧：按ctrl+M组合键可以增加缩进量，按ctrl+shift+M组合键可以减少缩进量

三、调整段落行距（行间距、段落间距）

默认情况下，文档中段落间距和行间距为单倍行距，用户可以通过调整行间距和段落间距的方法来调整页数

1、调整段落间距

将光标定位在要改变段落间距的段落中，然后选择格式——段落命令（右键—段落），在

打开的段落对话框中选择缩进和间距选项卡。在段前和段后微调框中分别设置当前段落与前一段或后一段之间的距离

2、设置行间距

在缩进和间距选项卡的行距下拉列表框中选择一种方式，然后在其右边的设置值微调框中输入数值（最小值、固定值和多倍行距选项时需设置）

提示：除了使用段落对话框设置行间距外，使用工具栏中的行距按钮可以更迅速的设置行间距。单击行距按钮右侧下拉箭头，从起下拉列表框中选择合适的间距

技巧：使用组合键可以快速设置行间距。按ctrl+1组合键设置为1倍行距；+2为2倍行距；+5为行距，+0在文本前增加一行空行

四、设置换行和分页

在段落对话框中的换行和分页选项卡中，可以设置段落在换行和分页时的状态，包括以下六个方面：

1、孤行控制：防止word在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行

2、段中不分页：用于防止在段落中出现分页符

3、与下段同页：防止在选中段落与后面一段间插入分页符

4、段前分页：选中此复选框用于在选中段落前插入分页符

5、取消行号：防止选中段落旁出现行号。该选项对未设行号的文档或节无效，即设置了行号后，如果选中此复选框，则在该段落不出现行号

补充：如何手工显示/隐藏行号

文件—“页面设置”—版式—行号中设置显示/隐藏行号。为了显示行号，有一个首要的条件是，文档必须以“页面”视图显示（需要在页面视图下）

选中添加行号复选框。

6、取消断字：防止段落自动断字

五、设置中文版式

在段落对话框中的中文版式选项卡中，可以设置段落的中文版式，大致了解即可

六、使用项目符号和编号

在文档中，要使相关的内容美观有序，经常需要添加一些项目符号或编号。项目符号用于强调某些特别重要的观点或条目；编号用于逐步展开一个文档的内容

方法：选定需要添加的段落或内容；格式—项目符号和编号或右项目符号和编号

补充：项目符号和编号——多级列表的使用

与添加项目符号或编号的列表相似，但多级列表中每段的项目或编号可以根据缩进范围而变化，其最多可以生成9个层析的多级列表。同学需要掌握如何创建多级列表以及对多级列表项目符号进行一些设置

七、使用样式和格式刷

1、使用样式

样式是应用于文档中文本、表格或列表等的已定义好的格式。使用样式，能够迅速改变文档中指定对象的外观。格式工具栏—样式下拉列表框中，列出了当前文档中所使用的所有样式。

将光标置于要应用样式的段落或文本（对象），或选择要应用样式的对象，在格式工具栏—样式下拉列表框中选择所需的样式，即可将该样式应用到指定段落或对象。

2、使用格式刷

使用常用工具栏上的格式刷按钮，可以快速将文档中已有的样式应用到其他对象上。格式刷的使用方法是：选择已应用所需样式的文本，然后单击格式刷按钮，再选择要应用该样式的文本。若双击格式刷按钮，则可以连续在不同文本上多次应用该样式。

第三节设置双排和竖排文档

一、双栏排版

选定所需要创建分栏的文本，选择格式—分栏命令，打开分栏对话框

技巧：单击常用工具栏中的分栏按钮可以快速简易的实现分栏

二、竖排文档

格式—文字方向命令，打开文字方向—主文档对话框（窗口），然后在方向选项组中选择文字的方向样式

三、设置首字下沉

选中做首字下沉的文字，格式—首字下沉命令，打开首字下沉对话框

第四节设置页码、页眉和页脚

一、插入页码

插入—页码；打开页码对话框；选择插入页码的位置、页码的对齐方式、首页是否显示页码以及页码的样式，注意序前节和起始页码在使用上的不同

补充1：如何设置在同一个文档中，插入不同类型的或是不连续的页码；注意分节符的使用，可以在各节设置不同的页码

补充2：如何设置包含章节号的页码

二、创建页眉和页脚

视图—页眉和页脚，进入到页眉和页脚编辑状态

技巧：若要修改页眉和页脚的内容和格式，只需在页眉和页脚区中双击，就进入到页眉和页脚的编辑状态

补充1：如何设置页眉和页脚奇偶页不同

视图—页眉和页脚；页面设置—版式—页眉和页脚—奇偶页不同

补充2：如何在同一篇文挡中各节设置不同的页眉内容

补充3：如何自动生成目录

补充4：如何清除页眉

第五章 Word 2003高级应用

第一节插入特殊字符和图片

一、插入艺术字

如何在word文档中插入艺术字，以及对艺术字进行编辑

补充：用户还可以给艺术字对象添加阴影和三维效果

二、插入剪贴画

Word 2003本身附带了数量众多，内容丰富的剪贴图库，用户可以直接将所需的图片插入到文档中，掌握如何插入剪贴画

三、插入图片

如何插入图片，以及对图片进行编辑，包括颜色、对比度、亮度、大小等

四、如何对艺术字、剪贴画、图片设置文字环绕

第二节自选图形的应用

一、绘制自选图形

如何绘制自选图形：

基本的绘图技巧：

按住ALT键移动（鼠标）或拖动对象时，或CTRL+上、下、左、右键，可以对图形的位置进行微调

按住SHIFT键移动对象时，对象按垂直方向和水平方向移动

按住CTRL键移动对象，可以复制对象

提示：一些简单的直线、箭头、矩形或椭圆可以直接用绘图工具栏实现

二、编辑自选图形

绘制完自选图形后，可以在图形中添加文字（如何对添加的文字进行一些设置）、移动、组合、旋转和翻转、叠放、对齐、填充线条颜色、添加阴影或三维效果，掌握如何实现上述编辑

三、插入文本框

如何在文挡中插入文本框，以及对文本框进行编辑

提示1：如果在横排或竖排文本框中要改变文字的方向，可以先选中要更改文字方向的文本框，然后[格式]—[文字方向]命令，打开文字方向对话框

提示2：文本框可以与其它图形进行组合、叠放，也可以改变文本框格式（右键—设置文本框格式，或[绘图]工具栏），改变边框类型和颜色、填充颜色和背景、以及阴影和三维效果

提示3：设置更多文本框外形：选中要改变外形的文本框后，[绘图]工具栏中[绘图]—[改变自选图形]，然后选择一种自选图形的样式

第三节使用表格

一、创建表格

1、使用菜单命令创建表格

2、使用[绘制表格]工具栏创建表格

提示：如果要快速创建一个简单的表格，可单击常用工具栏[插入表格]按钮，打开下拉列表，从下拉列表中按住鼠标左键并拖动选取要插入的行数和列数，就会在下拉列表的底部显示所选定是表格数（行*列）

二、编辑表格

对已经制作好的表格，用户可以对其进行增加、删除行、列或单元格，也可以合并和拆分单元格等操作

1、插入行和列以及单元格

2、删除行和列以及单元格

技巧：如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。

3、合并表格或单元格

（1）合并表格就是把两个或多个表格合并为一个表格。如果要合并上下两个表格，删除上下两个表格直接的内容或者回车符

（2）合并单元格：选择需要合并的单元格，然后[表格]—[合并单元格]命令，或单击[表

格和边框]工具栏中的[合并单元格]按钮，就实现了

4、拆分表格和单元格

（1）拆分表格就是把一个表格拆分为两个以上的表格。如果要将一个表格拆分为上下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，接着选择[表格]—[拆分表格]命令，或ctrl+shift+enter

（2）拆分单元格：先选择要拆分的单元格，然后选择[表格]—[拆分单元格]命令；或者单击[表格和边框]工具栏中的[拆分单元格]按钮，或右键—[拆分单元格]，就弹出[拆分单元格]对话框，在这个对话框中选择要拆分的行数和列数；确定

技巧：如果选择多个单元格，可以在[拆分单元格]对话框中选中[拆分前合并单元格]，可以得到平均拆分的效果

5、缩放表格

表格可以象图形一样处理，可以直接使用鼠标来缩放表格。首先将鼠标在表格中单击，表格的右下角就会出现一个调整句柄，将鼠标指针指向该句柄时，鼠标指针变为斜向上的双向箭头，然后按住鼠标左键拖动。在拖动过程中，会出现一个虚框表示拖动后表格的大小，拖动到合适的位置放开。

6、设置表格格式

选中要编辑的表格，然后菜单[表格]—[表格属性]，或右键—[表格属性]，就打开表格属性对话框，在此对话框中主要掌握以下几方面的设置

（1）表格对齐方式的调整

（2）表格或单元格边框和底纹的设置

（3）单元格的大小以及单元格中字符的对齐方式（顶端、居中还是底端，是垂直上的，如果是水平上的，则可以选中后格式工具栏对齐按钮）

7、表格与文本的互换：主要掌握如何将表格转换成文本

8、表格的自动套用

如何使用word自带的[表格自动套用格式]功能，设置表格的不同格式

9、表格的自动调整

包括：根据内容调整表格，根据窗口调整表格，固定列宽，平均分布各行；平均分布各列

10、单元格文字的对齐

右击—[单元格对齐方式]命令，弹出9种对齐方式（靠上两端对齐、靠上居中对齐、靠

上右对齐；中部两端……；底部……），

提示：水平方向上的对齐可以从格式工具栏对齐按钮；垂直对齐也可以用表格属性——单元格—垂直对齐方式来实现

11、调整单元格中文字的方向

（1）选中要设置文字方向的单元格（2）[格式]—[文字方向]或右击表格中单元格，从弹出的快捷菜单中选择[文字方向]命令，打开[文字方向—表格单元格]对话框；根据需要选择一种文字方向

12、绘制斜线表头：掌握如何绘制斜线表头（三种方法）

三、表格的计算和排序

了解表格的计算和排序

补充：

（1）带圈字符：○字○A○1中文字符和英文字符以及数字

[格式]—[中文版式]—[带圈字符]

（2）中文拼音排版：[格式]—[中文版式]—[拼音指南] ；如何给汉字加拼音

（3）如何应用公式编辑器来编辑公式