学术会议流程

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留言薄及活动反馈表：活动快结束时请客户写留言 薄，并填写活动反馈表
会后跟进
学术会议过程中，同客户一起认真听取会议内容，把学 术核心内容记下，以备和客户日后沟通有共同话题 观察客户会中听课认真程度，记录客户会上提问，以备 会后和客户跟进讨论该话题，已达成共识，并与客户成 交在该类型患者上适用 对会议内容客户有质疑的问题，也可以在会上或会后征 得专家或市场部的解答，给客户一个较好的答复 反馈客户对包括学术、吃住行、活动的感受，对于不满 意的地方弱化不满感，对于满意的地方尽情展示杨森的 文化和风采

会议室：与参会人数匹配，大小适中，隔音效果好， 会议室温度及灯光能调节 参会人数：确认参会区域及人数 负责人：确认好会议的负责人或总协调人 邀请函：邀请函的制作和派送（有邀请参会者的姓 名，有公司及产品的简介或强调，有重要演讲者及 演讲内容的介绍，重要医生一定要亲自送，确保重 要客户一定到会） 简历：大会主席及演讲者的简历最好做成PPT 代表参会人数：根据参会人员进行会议分工、协调

团队活动
沟通会：每天晚上和旅行社确认当天客户反馈、满 意程度和第二天详细行程安排 旅游景点

提醒导游和客户确认每个景点的逗留及集合撤离时间 • 客户要全部责任到人，对于没有带队的客户也一定要安 排到位
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路途中活动
上车分发食品和水，提醒客户吃晕车药 • 开车行进一会后，可以为活跃车内气氛组织活动，观察 客户反馈，如果已经疲惫了，可歇息后再进行活动
学术会议办会流程
主要内容
会议前期准备
会议进行中 会后跟进
会议前期准备
会议吃住行
餐饮：根据会议预算定制不同的餐标，提前确认好 菜单，确认是否可自带酒水，容纳人数，餐厅布置 住宿：

分房单间：VIP单间的预留，标间客户的分配 • 房间内miniba收费情况，放置水果、欢迎信等
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接送站：
制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航 班班次 • 制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称
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Байду номын сангаас
用车：根据到达离开时间及人数安排车型
学术会议
会议内容：演讲题目及内容（较新学术关注点或较热 的学术论点、最新文献，能引起医生的听会兴趣，有 利于产品优势的宣传） 会议时间：尽量有利于医生参会，如周五下午、周六 周日 讲者：区域知名教授，有较高学术地位或是有较高的 学会行政职务；会前和讲者过片子，确认需要他重点 讲解的内容，告知讲课时间、会议议程 大会主席：有较老的学术界资质，学术带头人，区域 内有一定的学术影响力，支持公司和产品；何其确认 此次会议的目的、会议日程，需要他重点总结的要点 会议地点：医生容易找到，交通便利，有学术交流的 氛围，带给医生专业化的形象



提问和讨论：专人负责传递话筒及收取提问纸条， 可安排有目的性的提问，安排人专门记录讨论中的 敏感问题，对于解释不充分的问题会后继续与医生 沟通，对于提问过多的问题，收集起来，以后给医 生答案，增加拜访机会 茶休的安排：与大会主席确认茶休时间与酒店确认 好茶休时间和份量 集体照：演讲者与参会医生合影，安排专业摄影师， 提前确认合适的摄影时间和地点 派发礼品：安排好派发的形式---放置在座位上或是 散会时发送（贵重、非贵重） 讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲课内容
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车上：水、小食品、干湿纸巾、垃圾袋游、戏问答题目及小礼 品、雨衣、CD 药物：晕车药、消化用药、感冒用药、跌打创伤用药 客户活动物品：防晒霜、洗漱用品等 特产：活动结束后的特产纪念品 其他：胸牌、留言薄、客户反馈表、笔
会议进行中
会议吃住行

餐饮
主桌安排：可以放置鲜花等做标识 • 代表分散入座：最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户 • 上菜：注意督促服务员的上菜速度 • 酒水安排：之前和服务员去任好放置的种类和数量


会议物品准备
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茶休：水果点心，数量按照参会人数的2/3安排即可 仪器：电脑、投影激、光笔、无线话筒 签到表： 桌卡：讲者、大会主席、相关VIP 引导牌：会议张贴海报、带有箭头的引导牌 挂旗/横幅/易拉宝：和大会主题、公司文化及产品相关的 会议工具：相机及资料、BATS、本子、笔、袋子（数量 与参会人数一致） 奖品：备有会议提问及有奖问答的奖品 外协劳务收据及大会主席、讲者感谢信：打印与劳务费放 在一起
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住宿
房卡及胸卡的发放，根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 • 房间内：放置好水果及欢迎信，退房前放置好特产及欢送信 • 叫早服务：每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间
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接送站
接站：和客户确认到达时间，以免错过接车时间 • 送站：客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具
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学术会

会场内布置：桌椅摆放方式（课桌、圆桌等），电脑、投 影仪的摆放和调试，空调的开放，音响、话筒的调试，投 影屏幕的挂置，资料的摆放，挂旗和横幅的张贴，主席台 及讲课台的摆放，分发礼品的位置 会场外布置：海报的张贴，引导牌的放置，条幅横幅的悬 挂 会前等候时间的安排：会前播放公司文化及产品广告内容 会场巡视：照相、会场灯光、音响的调控，为演讲者及会 场照相以提高医生的注意力 演讲者协助：是否由我们放映、激光笔的递送 有奖问答设置：让演讲者得到休息，同时调动医生的积极 性、参与性及给与思考时间，病重复演讲内容的关键信息， 穿插公司产品信息
团队活动



景点安排：景点线路的选择一定要考虑时间上的限制， 与导游确认好以免影响全局 用车及分车：合适的车型，分车时客户组合的考虑，分 车牌的制作 客户生日：预先留意，为客户安排生日庆贺 活动中的餐饮：旅游餐一般比较低档，最好能提前查看 菜单，若不能就提前与旅行社确认好环境及主要菜品 活动物资准备：