办公室日常事务管理(办公用品管理)

任务实施
通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购 A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量 100包，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件 纸数量达到25包时候，小张就要组织再次订购新 货了。 如果A4文件纸数量少于15包时小张还没有去购买 这种纸，那就是小张的失职了。
实战演练（接上页）
• 1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩 余库存是多少包？
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练习写作 询价函
格式 标题：
发文单位+事由+询价函 主送机关：
顶格写明XXX 公司 正文： 写明询价目的和事项； 具体购买的办公用品的名称、规格、价格、数量等 报价时间和地址； 供应商复函时应该提供的材料； 结算方式 联系方式 结语
（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种 尺子、修正液
（3）装订类：大头针、回形针、打孔机、剪袋 （5）其他：计算器、白板、笔筒
低值易耗品
（6）办公设备耗材：复印机用墨盒、打印机用墨盒， 计算机光盘
（7）办公设备类：办公桌椅、电脑及桌椅、会议桌椅 、沙发茶几、电话、传真、复印机、打印机、碎纸 机、考勤机、投影仪、保险柜、验钞机、照相机、 空调、电扇等
学习目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
思考
如果你是一家新公司的 办公室主任，请你列出 本公司需采购的办公用 品清单，并进行分类。
一、办公用品的种类 （教材P118）
（1）纸簿类：复印纸、复写纸、标签纸、笔记本、普通白 纸、带单位抬头的用纸
摸清库存，明确急需购买与暂缓购买； 让各部门列出所需办公用品的清单。
物品采购申请单 序号 物料名称 规格 单位 所需数量 所需部门 签字确认 备注
办公用品的购买或租用
获得方法
会计程序
优点
缺点
购买
购买的钱属于“投资 费”。设备的价值经 过多年逐渐折旧。
税费可能不计算在最 初的购买中，但只计 算到折旧中
编号、物品名称、规格、数量及计量单位、领用部门、领用部 门负责人、领用人、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期 （5）并由领导签字批准 （6）清点核实所发放的办公用品，制作办公用品发放表
领用时间、领用物品名称、规格、数量、单价、总价、领用人、 经办人。 一般要求留存，复印件交予财务与领用单一起作为划账凭证 （7）及时更新库存
设备归购入组织。 通常在一段时间内较便 宜，例如 2—3年。
维护和修理是 附加的费用。
设备可能很快 过时。
最初费用昂贵
租用
租用费用计算为运营 成本
为纳税目的可计算为 支出
较低的最初费用。费 用能被不断获得的利 润补偿。
租用协议通常包括维 护和修理。
新设备出现在市场上 时，能更换和升级。
A1180 A4
个
67
请你完成以下几个工作任务：
1.绘制办公用品购置程序 2.写作询价函、报价函
3.写作办公物品购置请示 4.撰写订货单 5.制作库存登记表
办公用品管理流程：
申请购买
审
审
核
批
发货
实施购买
不合格
验收发货 合格
登记入库
按需领用
三、办公用品的保管 教材 P120
四、控制库存
1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失
数量 2个 2个 5箱 15个 300个 200本 300本 各10盒 各40盒 10个 2台 100个 20个
同时，部门经理还特意嘱咐他查看一下库存的办公 用品是否缺乏，是否需要补充一些。
思考：为什么要设置办公用品库存？ 训练：（1）请你写出采购以上商品的程序？
（2）如何办理进货入库手续？
第一，制定采购计划
个
5
包
20
益而高胶带座
898M
个
30
中华铅笔
2B
支
48
SW688（1+3）2 色中性笔 均号
支
100
渡边无线装订笔记本
G5508 A5 148×210mm
本
50
英雄特细包头钢笔
262
支
23
统一订书钉
8102
盒
5
益而高 9117HL 文件夹
9117HL A4（8 寸单长押文件夹） 个
45
齐心 A1180 PP 档案盒
高值办公用品
技能训练
• 班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购 组成员负责晚会使用物品的采购。 你打算从哪几个方面做好这件事？
技 能 训 练
公司近日又要采购一批办公用品，采购 单上列有如下用品：
用品名称 货架 储藏文件夹 打印纸 打印墨盒 信封 记事本 稿纸 铅笔、油笔、签字笔 大头针、回形针 订书器 碎纸机 备忘录 纸篓
• A，12 B，56 C，30 D，40 • 2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员
应该订购多少包？ • A：30 B：12 C：40 D：28
五、办公用品的发放
（1）指定专人发放 （2）按照公司规定的发放时间发放 （3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放 （4）必须填写物品申请表，写明：
方可库存管理软件
案例分析
秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力 特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从 不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货， 小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已 经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走 了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的 去处。
第五，入库
1. 采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签 字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、 摘要、单位、数量、单价、金额 、经办人。
2. 接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收 项目中。
3. 接收后，要及时更新库存余额。 4. 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。
高宇洋是是华宇星业有限公司的行政办公室助理，他列出了需要购置的物品清单
（详见下表）那么他将如何购买办公易耗品呢？请为高宇洋此次采购作出详细的
采购流程，并拟写系列商业用函。
需购置的办公用品清单
品名
型号规格
单位
数量
HP 惠普 51629A 喷墨
任务二：打印机墨盒 金铁立 241(80 列)-3 打印纸
51629A A4
租期几年将显 得更加昂贵。
租用协议把公 司锁定在昂贵 租期合同上。
第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选
考虑货品质量与交货时间； 考虑货品的价格； 最后考虑售后服务； 安全可靠性。
• (1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。 (2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详 细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到 传真后，会按要求送货上门。 (3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单 值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。 (4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上 商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办 公用品和耗材的采购。
分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不 当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？
编号：
库存物品分类记录表
类别；办公文具
第23页
原材料库存月报表
年月日
库存控制
任务情景
小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该种纸张 的最大库存量为100包，最小库存量为15包，再订货量为25 包。 思考： 1、小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货？ 2、这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象， 会影响企业的正常运转？
第六，支付全款
会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、 订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准 ，支付款额。一般会计部门会把原件收走
为今后以备查验，建议把发票做好复印。
第七，按需领用
任务一：根据所学知识绘制 办公用品管理流程图
办公用品管理任务
华宇星业有限公司因办公用品库存不足，急需向博雅办公用品公司购置。
• 请示的写作要求 （1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示 （2）结构清楚，段落分明；
三段式： 请示的原因、理由； 请示的事项，要求； 结尾语； “以上意见是否妥当，请指示” “特此请示，请予批准” “以上要求，请予审批” “以上请示当否，请核（审）示” “以上请示，请予批复”等。
望贵单位给予函复，盼复
练习写作 询价函
报价函
第三，领导签字并进行订购 填写正式订购单并书写请示，公司高级主管签字
批准，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供 应商
复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。
订购单样式：P122-123
知识链接：请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。 请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。
技能训练
• 2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭 健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复 印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如 何领用呢？
案例分析
你马上要休年假了，时间是15天，领导已 经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以 不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负 责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保 证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏， 你休假前应该做些什么？
（3）理由充足，要求具体；
应明确提出要求解决问题的方法或途径。
（4）一事一文，主送明确。
填写《购买申请表》 见P121
第四，收货
当收到供应商的货物后 对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物; 查明货物的数量、质量应当符合要求; 查明合格与不合格，合格进行入库，不合格则要 求重新发货 签收并将交货单送会计部门。