集团员工办公资源配置标准

办公资源及用品配置管理规定

一、总则

1、目的

规范办公资源管理，明确物品采购入库、领用出库等流程，做到帐物相符，既满足工作需要又杜绝浪费。

2、适用范围

本规定适用于集团本部及各下属公司。

3、管理权责

集团人事行政中心行政部（以下简称行政部）为集团办公资源及用品管理的主管部门。

集团下辖各公司行政部是各公司办公资源及用品管理部门，负责遵照集团相关规定对集团下辖公司的办公资源及用品进行管理。

二、物品管理

4、定义

本规定中的物品指在员工工作中非生产性的具有一定价值的办公物品。包括：个人办公用品和办公活动中使用的公用生活用品。

具体如下：

4.1 办公用品：办公用品是指员工日常办公所用的文具、办公家具、办公自动化的设备与耗材。

办公用品按类别均分为管制品和消耗品，分类明细详细见此文件附表：《办公物品信息库》）。

4.2 管制品：员工入职时，参考《集团通用类办公资源及用品配置标准》予以发放相应用品，由使用人使用并保管。管制品如有故障或损坏，可以旧换新，如遗失但不能提供遗失时间及详细情况的则由使用人照价赔偿。如：电脑（及外设）、U盘、电话机、工程计算器、接线板、办公家具等。

4.3 消耗品：应本着爱惜节约的原则使用，非纯消耗品在原则上是限额领用。如：签字笔、圆珠笔、荧光笔、修正液等。

4.4 公用生活用品：如一次性纸杯、洗手液、洗洁精、饮用水等。

5、申购预算与计划

5.1 按集团的资金预算使用要求，行政部于每月末根据库存情况并结合上月各部门使用情况进行估算，填制部门次月《采购清单》并随附《办公用品月度盘存台账明细表》，提报次月办公用品、公用生活用品类物品的资金计划，经部门领导批准后作为次月采购计划，并把此费用纳入本部门的《**集团月度资金支出计划表》上报公司审批。

5.2集团各部门公共使用物品由使用部门于每月20日（遇节假日后延）向行政部提出申请，由行政部审核，报公司领导审批同意后方可列入月度《采购清单》中实施采购。

5.3 各部当月临时需要增加采购计划外的办公物品时，首先向行政部提出申请，除非有领导特批，原则上作为次月《采购清单》中的采购预算。

6、计划审批

行政部领导负责《采购清单》的采购需求合理性、物品数量、费用预算进行审批，财务部负责对采购计划预算金额进行审核，对超支和其他不合理情况把关，符合公司预算审批要求的方可进入采购程序。

7、采购询价、比价及供应商选择

7.1 询价比价应遵循货比三家，质优价廉原则，应选择3家或3家以上信誉良好、产品质量可靠的正规供应商进行质价比较。

7.2 行政部负责采购的员工进行初步市场比价后，在《采购清单》上填写询价比价结果，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商。

7.3 办公用品类通常要固定三家以上的质量可靠的正规产品的合作供应商，并与之签订供货协议。

7.4 办公家具的供应商及办公环境改造工程队的选用，通过网络挑选商誉良好的三家以上供应商或施工队，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商，杜绝采购过程中滋生假公济私等恶劣事件发生。

8、采购实施

8.1 行政部负责采购的员工严格按照比价结果所确定的供应商、商品价格、品牌规格进行采购及收货，如有数量差异或质量问题，由负责采购员工负责及时协调供货方提供符合双方协议的标准、数量的产品。如不认真履行职责收货后发现货品有数量或质量问题，而又无法追究供货方责任的，由负责采购员工承担相应经济责任。

8.2 因特殊情况需要变更供应商、商品价格、品牌规格的,需要重新

进行询价比价后向部门报备新的供应商的相关资料，并得到部门批准。

8.3 一般情况下所有采购均应严格控制在《采购清单》所审批的预算额度和采购计划范围内，不得擅自进行超预算、超计划采购。

8.4 供应商协议中供应方承诺负责运输的或已书面备忘确认过，公司不再另外开支运输费，如供应商不负责运输，需要公司自行运输的，首先要在采购预算及《采购清单》中列明运输方式及费用，并同所购物品同时申报，同时核销。

9、验收入库

9.1 行政部负责采购的员工根据《采购清单》的要求联系供货商后，确认送货时间，采购物品较多时应及时通知行政部负责验收的员工协同收货验货并及时做好入库准备。

9.2 物品采购至公司后，行政部库管员工应依据《采购清单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。物品入库手续需经库管员工及行政主管共同签字证明确认后方可入库。

9.3 行政部库管员工要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）入库物品与《采购清单》上的采购物品不相符的；

（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。

10、领用出库

10.1 办公文具的领用时间为每周三（新入职员工于入职当日发放），其余时间不予办理文具的领用手续。如新入职员工领用了办公用品

（见《集团新入职员工办公资源及用品配置表》），原则上本月度不能再领用。

10.2 部门公用品的领用：由使用部门指定专人负责领用本部门的“公用品”，行政部根据部门需领用的物品进行用途与用量审核，对符合工作必须使用原则的进行发放并填写《出库单》，由领用人核实《出库单》内容和办公物品数量相符后签名确认，出库单由行政部留存归档。

10.3 如有重大会议和活动时需使用特殊办公用品，例如：纪念品、奖品类等，由活动主导部门向分管领导提交审批，获得批准后交行政部负责采购和发放。因活动急需或其他原因直接发放的用品，应及时补办入库及领用手续。

10.4 公共生活用品的领用：由行政部及时安排领用。

11、外借、归还

11.1 因工作等原因需长期借用公用的办公用品（如笔记本电脑、录音笔、数码相机、数码DV、3G上网卡等）需填写《物品借用登记表》，以记录物品的借用及使用归还情况，并需要按《物品借用登记表》中在规定时间及时完好归还。

11.2 借出物品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政部报告情况，损坏的应于工作或活动结束后及时归还行政部进行维修处理，遗失的应当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准。

11.2 员工离职时，应退还公司原所属部门的的管制品（如办公家具、电脑及外设、笔记本电脑、打印机、U盘、电话机等），行政部库管