探究电子商务档案管理的智能化趋势

办公室业务·
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办公室业务2013·1
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【摘要】随着电子商务时代的到来，电子科技得到不断发展，相应的电子商务交流也越来越多，并且电子商务的档案也在不断地增加之中，这使得档案管理人员相应的工作量也极大程度的增加。

但是我们不得不承认，电子商务在对于日常事物的处理过程中，起着及其重要的作用。

在计算机技术不断改革不断创新的今天，电子商务档案的智能化管理必将成为日后的主导。

根据这一点，对于电子商务档案的相关管理进行一定分析，并在此基础上，对未来发展趋势进行展望。

【关键词】电子商务；智能化；档案管理
一、电子商务档案管理的现状分析
电子档案与普通纸质档案相比，存在许多本质上的差别。

其具体可以划分为以下三个方面：第一点，直观性不同。

电子档案必须经过计算机处理才可以进行相应的读取和识别；其次就是，在计算机网络的辅助下，电子档案具有极快的传输速度，并且处理起来十分方便，只要周围有电脑，都可以对电子档案进行相应的处理。

第三点，两者在储存上有着本质的差别，一个通过数字信号进行储存，只要中枢系统不受到损坏，可以保证永远的保存下去，但是纸质档案，会随着时间而消失。

同时，纸质文档的储存必须借助一定的空间，但是电子档案的存放只需要一个固定的硬盘大小就可以。

电子档案相对于纸质档案而言，在管理过程中具有一定的复杂性。

其复杂原因主要分为了以下几点：第一，部分的档案管理人员思想较为保守，对于新兴事物的接受能力还有较大的局限性，他们往往认为只有纸质档案才应该被归档，而电子档案就随意存放。

第二点，害怕困难。

许多的档案管理人员担心电子档案的管理会增加自己的工作难度，所以在对其进行管理过程中，态度消极。

第三，部分档案管理人员不具备相应的计算机操作水平，所以在进行电子档案的管理中，无法正确操作，使得工作无法开展。

对于电子商务档案的影响来讲，其
自身就具备原始记录的属性特征。

其中主要体现在两个方面：首先体现在档案的内容上；其次体现在档案的主要形式上。

如果档案的形式主要是以电子商务为主要依托，从而形成一种电子文档，那么其的形式与内容就会具有一定的独立性，但是其内容就会很容易被篡改后者删除，其原始的形式就有可能会发生改变，因此，对电子商务档案的原始认定就比较困难。

二、智能化的电子商务档案发展趋势
（一）智能的信息存储
信息储存上的智能化发展。

电子档案需要借助一定的计算机平台才可以被系统有效的识别、储存。

从外方面来讲，档案的操作过程都必须贯彻计算机系统。

而信息存储智能化则指的是通过计算机的控制性能以及运算功能将电子档案放置在某个存储介质中，这样不仅可以有效的实现对电子档案的储存，同时还可以完成对电子档案相应的计算以及控制。

以此实现电子档案管理的根本目的。

具体的内容有：第一就是系统能够自身将智能存储软件进行运行，并还能够对各种文件系统以及比较主流的操作系统进行支持，以此从根本上实现信息村存储的虚拟化；第二就是能够有效的实现各个智能存储设备之间的安全管理以及传输管理等。

想要从根本上实现智能化的信息存储，就需要对存储系统进行不断的优化，使其达到智能化的水平。

对电子商务档案来讲，运用智能化的存储技术能够为其获取相当显著的收益，其中相对比较突出的就是智能化存储系统的高可用性以及高可靠性。

（二）智能化信息检索
在未来，电子商务档案的智能化信息检索技术有可能会发展成为主流趋势。

目前随着计算机智能化水平的逐渐提高以及计算机技术的持续发展，尤其是智能化图情信息检索的产生，在很大
程度上对我国智能化信息检索的发展水
平进行了提高以及加快了发展速度。

电子商务档案在其信息存储上具有多样化的存储形式，在众多形式中不仅有数字以及文字形式的智能信息，并且还有一些有声音、图像等智能信息，在这些信息中既有对其进行加密的信息，还有一些对其没有进行加密的信息；有一些是通过本地设备对信息进行存储，有些则是通过异地设备对信息进行存储。

因此，对于电子商务档案来说，充分实现其智能化的信息检索有着非常重要的意义。

（三）智能化档案应用
将存储在电子商务档案中的信息进行科学、合理的使用，能够为企业的发展提供相应的保证，究其原因就是电子商务档案中的信息能够为企业与商情预测、营销策划以及客户关系之间的管理提供与之相关有效的信息。

因此，智能化的电子商务档案在当下已然变成该行业内相关人员进行研究的主要课题之一，并且在未来的研究日子里还是会朝着这一方向继续发展。

三、结语
电子商务时代的来临，使众多的电子商务活动产生大量有别于纸质文件的数字文件，同时在企业的信息化管理、生产和科技活动中也会产生越来越多的存储在不同介质上的电子文件，面对如此众多的商务档案既要对其进行收集、归档，又要保证电子商务档案的完整性、有效性、真实性与安全性。

因此，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。

参考文献：
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J ].档案学研究,2011(6):70-73.
[2]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J ].华章,2012(19):303.
[3]沈江胜.关于电子商务档案管理的两个问题[J ].黑龙江史志,2012(12).。