档案数字化信息服务工作的思考

浅析档案数字化信息服务工作的思考

摘要：我国实行特色主义现代化建设以来，经济得到了快速的发展，科技在不断的进步。档案管理为了更好地服务社会，适应快速的生活节奏，开始从传统模式向数字化变革。档案管理数字化只是档案管理现代化的第一步。完整的现代化管理体系除了要具备数字化的信息储存库外，更要有一个合理利用数据库的服务系统。负责档案资料的服务人员，一定要对新的服务系统有一定的认识，工作中更要做到边实践，边进步的工作态度。从工作的实践中总结经验，找到日常工作的不足之处，对工作进行逐步的完善，完成硬件设施和软性服务的共同进步与发展，实现档案管理部门更好服务社会的总目标。

关键词：档案管理数字化信息服务

中图分类号：g27 文献标识码：a 文章编号：1674-098x（2013）04（c）-0237-01

1 档案管理进行变革的优点和影响因素

1.1 档案管理数字化变革后对于档案服务的帮助

档案管理人员在传统档案管理模式下工作时，档案服务人员往往会对重要的历史原件产生不必要的随坏。如果碰到一些存在久远的、重要的历史原件调动时，工作人员怕调动过程中出现损坏而拒绝调动。但是，档案管理采用数字化管理以后，原件破坏的问题就得到了根本的解决。档案管理人员通过计算机输入系统，将历史原件中的资料输入到计算机数据库中，当相关部门和人员想对某一重

要的历史档案进行查阅时，档案服务人员就可以通过计算机系统对数据库进行查询，将重要档案的内容资料通过电脑输出显示器呈现出来，避免了历史原件的不必要损伤和磨损。

1.2 档案数字化信息服务减小了工作人员的任务量

从第一代计算机问世以来，它就承担了对重要数据进行计算的历史重任。几十年来经过科学人员的不断努力，计算机发展可谓是日新月异。如今的计算机不仅实现了体积上的缩小进步，其计算能力更得到了时代性的跨越。档案实现数字化管理后，大量信息从各种不同的历史档案中汇集到了电脑的硬盘中，方便档案的调配和查阅。档案服务人员在面对以往堆积如山的历史文献时，很难能够在第一时间找到人们需要的相关档案，要一点点的排查才能决定档案的所在位置，这种工作模式不仅繁琐而且耗时长。当档案实行数字化管理后，档案查询服务人员可以经过部门内部的搜素引擎对关键字进行查询，这样不仅能够大大的减少搜索时间，更能针对服务人员的关键字，提供相关的档案资料。

1.2 利民式远程数字化搜索查询服务

档案的数字化管理，不仅为馆内的工作人员提供了快速的搜索引擎，更为档案需求者提供了远程查询的平台。传统的档案管理模式下，档案馆内的资料是以书面记录的文献保存模式，档案需求者想要对相关档案进行查询调动时，必须舟车劳顿的前往档案馆所在地进行查询，有时还要去外省才能找到相应的资料。档案馆实践数字化之后，通过网络的共享，将整个中国的档案进行汇总，组建了一

个庞大的信息化共享网络。将一馆一数据的服务变成了利民全中国服务。

2 服务人员如何对数字化档案信息进行合理的利用

我国档案管理实行数字化的实践并不长，档案管理人员既需要对新档案进行输入，又需要对历史档案进行补充总结，档案的数字化建设是一件长期的浩大工程。档案服务人员在工作人员对档案进行书录的过程中要继续为档案需要人员进行服务。针对当前并不完善的数字化档案数据库，档案服务人员应该根据其特点建立服务体统，目前有两种基本的利用方法：一种是劝说档案利用人员到馆内，通过工作人员的引导，利用馆内提供的局部网络进行档案目录查询，根据查询的结果找到档案的储存位置，进行档案原件阅览；还有一种就是通过馆内网络与外部网络的链接，帮助档案需要人员通过网络进行相关资料查询，这是在数字化档案馆健全之后，理想的服务方式。档案数字化管理的最终目标就是实现档案与需要者的零距离。任何企业或者个人在需要用到相关档案文献时，都可以通过身边的互联网络进入档案馆的数据库，进行电子文献的浏览。

3 针对目前档案服务现状的建议

档案管理数字化是社会与档案管理工作的要求，任何信息都必须实现与需求者的零距离阻碍才能，是现代生活节奏对档案管理的要求。档案管理人员在对历史档案进行数字化管理的过程中要根据档案的实际情况选择针对性的处理办法，不能仅仅将档案的数字化作为自己的工作目标，更要保证档案的真实性和有效性。针对国内档

案建设情况，我们提出以下几点建议。

3.1 进行高效化建设的同时注意档案的真实性

档案管理人员在进行档案管理的过程中，不能对所有的历史档案都进行数字化的“一刀切”，要根据档案的实际情况，将档案的真实性和能够发挥的作用视为档案管理的首要目标。档案管理人员要根据档案需求者对于档案类型的要求，针对性的建立档案数字化。比如，档案管理人员要将一些常用的档案文献进行数字化的转换，方便不同的人群在同一时间对某个文献的同时阅读；针对那些需要依靠通过照片进行阅读辅导或者带有保密性质的文献要尊重其文献的重要性，进行实体的非数字化的保存。

3.2 加强对档案数字化规划成本控制的重视

档案数字化是一个系统的、浩大的长期工程，然任何一个机构都会设计到资金控制的问题，档案管理部门也不例外。档案管理部门在进行档案数字化建立的过程中，不能将数字化建设作为馆内的唯一工作，也实现不同工作共同发展的科学发展观。如何能实现资金的合理运用就要依靠相关的负责人员对各项建设的成本进行有效的控制。档案馆的数字化建设包括了文献档案的抽调、数字化小组的建立、常用档案的分类总结等。档案负责人员要对档案数字化进行全面的管理和策划，对需要数字化处理的档案和要继续保持文献储存方式的档案进行明确的划分归类。帮助数字化建设人员明确其工作内容。档案馆负责人员要结合现在科技的运用，有效减少工作人员录入档案的时间，减少不必要的劳动力消耗，实现低成本的数

字化档案建造工程。档案馆尽心数字化建设的过程中，一反面要解决档案数字化的进程，另一方面又要完成大量历史文献的存放工作。档案馆数字化建立的模式中，如果该档案馆要使用局域网查询的方式，那就要针对资料种类的不同对相关的文献进行分类储存，帮助档案需要人员缩短档案查找时间，那么档案管理负责人又要面对档案重整的资金消耗问题。

4 结语

档案数字化是科技进步的必然要求，也是社会对于档案馆的要求。档案馆要努力做好文献档案的数字化，完成对重要历史文献的有效保护，帮助档案利用人员减少相关的查询时间，争取做到档案资料与需要人员之间的零距离。

参考文献

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[2] 孟杰.档案数字化中的版权问题研究[j].黑龙江档案，2011（3）.

[3] 李佳欣.高校基建档案数字化建设探析[j].黑龙江档案，2011（3）.