法院档案信息化建设之必要性探讨

法院档案信息化建设之必要性探讨

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，大力推动档案信息化建设，已是各档案管理部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。

法院的档案管理工作是法院工作的一个重要组成部分，在科学技术日新月异的今天，信息技术及信息产业的高速发展，无疑给法院档案工作带来了新的机遇和挑战。笔者认为，只有不断深化档案信息化建设，才能将档案这种特定历史条件下产生的信息载体，从传统意义上的完全保存进一步演变成可供社会利用的历史文献。

一、传统档案管理工作的缺陷

（一）管理模式不科学。

以往各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生矛盾日益凸显。

（二）管理手段不专业。

由于没有专业的档案管理人员，而在审执任务繁重的情况下又缺乏领导重视，导致法院在很长一段时间里没有统一的归档标准和统计指标，尤其是归档率，没有标准的统计方法，仅仅依据各业务庭自己上报的应归档数和未归档数据来统计归档率，无法做到客观全面。由此造成了已归档的档案存在内容不全、顺序排列不规范、归档不及时、归档不全面等问题。

（三）档案存在唯一性。

传统的法院档案管理，是由各部门将已结案并经过整理的诉讼档案集中交到档案室统一整理归档上架，没有备份，具有唯一性。在档案的管理过程中，除法院自身工作需要外，公安、检察、律师、当事人等相关部门和个人，存在频繁查阅及调阅的问题，利用率很高，传统的纸制卷宗容易损害和丢失。同时，传统纸制卷宗在保存中，存在虫蛀、火灾、水灾等灭失风险，一旦损毁将无法复制和复原，造成不可挽回的损失。

二、什么是档案信息化

我国著名档案理论研究员杨振生同志，通过多年来的探索与实践认识到：档案信息化就是档案资源化，它主要包括两个方面的内容：一是现有档案的目录数据库和部分全文数据库建设。要加快对现有档案的整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高的档案的数字化进程，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用率。二是电子文件归档与电子档案管理。档案管理人员要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，同时保证归档电子文件完整、有效、真实。

就法院档案信息化而言，主要是指以下两方面内容，一是将现有馆藏档案（包括诉讼档案、文书档案、声像档案和科技档案等）数字化；二是积极提供利用，实现档案信息资源共享，应用信息技术提高档案服务审执工作的水平。

三、档案信息化的必要性及其优点

（一）档案信息化的必要性。

实现档案信息化，可以完善档案管理制度，通过充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，实现档案信息资源的合理配置，发挥档案的社会和经济价值，积极为审执工作服务。档案信息化对推进法院信息化建设、物质装备建设和队伍建设等方面都有着重要的现实意义。

1.档案信息化是我国法制建设的需要。改革开放三十年来，我国经济建设、民主与法制建设取得了长足发展，人民法院的各项工作不断发展变化，法院工作进入了一个全新的发展时期。由于法院档案信息化、数字化程度不高，影响了工作效率，与审判工作发展形势不相适应，加强物质装备建设，提高法院档案信息化、数字化水平，普及办公自动化，是提高工作效率的重要方法，是推动我国法制建设进程的重要依托。

2.档案信息化是建设现代化法院的内在要求。现代化法院的一个重要标准，是法院物质装备科技化、信息化和法院办公自动化。建设一支掌握现代科学技术的科技骨干队伍、配置符合司法文明要求和能够保障司法效率的现代化法院装备设施，是历史发展的客观趋势。法院的基础设施和司法装备条件得到明显改善、司法行政管理规范有序、物质技术保障和后勤服务更加科学有力，是法院现代化建设的重要内容和必然要求。

3.档案管理运用信息技术是司法物质文明的重要内容。司法文明包括司法精神文明和司法物质文明，在信息技术广泛普及的今天，将信息技术运用到法院档案管理实践中已成为法院加快司法物质文明建设的重要手段，法院的信息化程度已成为司法物质文明的重要标志，是社会主义物质文明、精神文明和政治文明在法院建设上的集中体现和综合反映。

（二）档案信息化的优点。

人民法院运用信息技术管理档案是法院现代化建设的重要思路和重要举措，

是建设社会主义法治国家的必然要求，这是因为档案信息化有着如下优点。

1.实现档案信息化，可用详实的档案信息支持审执工作。相比传统的纸质载体文件，通过缩微技术、扫描技术、光盘技术，一份电子文件可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息，从而为审判人员提供详实的依据。

2.实现档案信息化，可一次投入，多次利用。实践中，档案形成后在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时传统的既已形成的纸质档案利用起来也相当麻烦并且手续繁多，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免地要造成损坏，而且同一份档案在同一时间只能由一个人借阅，无法满足多人的需要。而利用计算机对档案或文件资料进行一次性的著录或输入贮存，即可实现多次的呈现，缩短了二次文献信息的编著时间，省略了手工操作的重复劳动，并且能同时满足资源共享。

3.实现档案信息化，可提高档案信息的时效性。实现档案信息化以后，档案人员可提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时提出档案信息中存在的问题并提出解决方案，只有准确的档案信息才能发挥最大的效益。

三、档案信息化对法院审执工作的帮助

（一）实现了各级法院档案信息管理的统一。

档案信息管理系统通过与办公自动化系统的对接，并提供网上归档信息著录登记，对各立档单位形成的电子档案实行网络监控、接收和归档，改变了以往各法院的档案管理自成一家的传统模式，有利于更好的规范档案管理工作，形成统一的标准。

（二）有效提高了各级法院的工作效率。

由于全国普法宣传的不断深化，以及中央不断出台政策减少当事人诉累，近年来全国法院受理案件成倍增长。以广东省南海市为例，该市受理案件总数自1999年突破1.1万件，去年锐增至近2万件，比省内个别地级市还多；而相形之下，该市法官人数却多年未增一名，工作量是以往的数倍甚至十几倍。面对“案多人少”的突出矛盾，南海市法院探索性地借助电脑网络的神威，全面推进“电子法院”的建设。并建立了相应的立案查询系统、电子监控系统、档案数据库等辅助设施，使案件从立案、审理、执行、借阅档案都应用电脑网络管理、追踪。这样，信息化“高速、透明”的特点在此发挥得淋漓尽致，“案多人少”的难题也迎刃而解。

（三）为法官学习交流提供了素材和参考资料。

档案的信息化，不仅可以给法官提供全面便捷的法律法规查询和法学理论的借鉴，而且可以将所有法官的审判经验，包括庭审现场、法律文书甚至调解过程