档案管理规定

档案管理标准作业规程

1.0 目的

规范档案分类、整理、保管及查询工作。

2.0 适用范围

适用于公司各类档案的管理。

3.0 职责

3.1 各部门/服务中心的档案由本部门、本服务中心负责档案的管理。

3.2 行政及人力资源部负责除会计档案及经济合同、租赁档案外公司所有

档案的管理。

3.3 财务部负责会计档案及经济合同的管理。

3.4 经营拓展部负责租赁档案的管理。

4.0 程序要点

4.1 档案的分类

4.1.1 外来文件根据发文单位进行分类。

4.1.2 内部文件按照归档制度中的范围进行分类。

4.2 档案的编号

4.2.1 体系文件编号以文件代码为准。

4.2.2 档案编号格式：

CA—※※※——※※※

档案顺序号

类别（或单位）

4.3 档案管理分类

4.3.1 公司档案—行政综合类、接待宣传类、劳资管理类、后勤管理类，人事档案类，培训类，创优类，企业文化类，标书、合同类，声像档案类、实物档案类以及日常管理运行的记录资料。

4.3.2 财务部——会计档案、经济合同。

4.3.3 经营部——租赁档案。

4.3.4 服务中心—物业管理区域文件材料归档范围

一、行政后勤管理材料

（一）行政综合

1．物业服务中心组织沿革、大事记及工作计划、总结2．服务中心会议纪要、会议记录

3．规章制度

4．文秘、档案、印章管理记录

5．文件、档案接收及移交、销毁清册

6．物业管理发展规划、计划、总结

7．物业管理的请示、批复、报告、通知等

8．专题调查、调研、考察、普查工作材料

9．物业管理区域验收、接管记录

（二）接待宣传工作

1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料

3．来访领导题词签名册

（三）劳资管理

1．机构设置与人事管理规定

2．员工花名册

3．员工考评记录

4．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩5．人员增补申请表

（四）后勤管理

1．固定资产登记册

2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录

3．行政办公设备领用、维修、报废记录表

4．物料采购计划表、分包方评价记录

5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单

6．水电管理、员工宿舍

7．职工食堂管理材料

8．区域通讯工具管理材料

9．员工福利管理材料

二、业主、住户资料

1．业主住户入住通知、购房合同复印件

2．业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记

3．管理公约

4．租住户登记表

三、物业装修材料

1．装修申请审批表

2．商铺楼宇装修审批表

3．装修违章处理通知单

4．装修税单

四、业主大会、业主委员会材料

1．业主委员会筹备、选举等材料

2．业主委员会的请示、报告、批复

3．业主委员会制度

4．业主大会材料

5．楼长评选、增补、改选记录

6．有关收支情况公告

五、日常运行材料

（一）日常运行综合

1．业主、住户问卷调查表

2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录

3．日常工作检查记录

4．事务助理工作总结

5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告

6．家访表、联络单

7．服务要求评审记录

8．突发事件处理记录、预防措施报告

9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录（二）园林绿化

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料

（三）保洁工作

1．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表

2．环境卫生消杀记录

（四）治安工作

1．治安队工具领用、维修、报废记录表

2．治安事件处理记录

3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表

5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表

（五）设备运行记录

1．供水、供电设备汇总表、月统计表

2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表4．电梯故障（事故）处理单

六、消防工作材料

1．消防中心值班情况记录

2．消防设备月、季度检查记录表、维修记录表

3．消防设备运行记录表

4．消防安全检查记录表

5．火险隐患整改通知书

七、创优资料

1．国家级创优评比资料

2．省、市级创优评比资料

3．行业评比资料

4．企业内部创优评比资料

5．企业ISO9000认证及其它认证材料

八、社区文化

1．社区大型庆典、文化活动材料

2．社区文艺体育活动材料

3．团组织及青年文明号活动材料

4．社区科普教育、社会公益性活动材料

5．各类专题座谈会、学习参观考察活动材料

6．和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料

7．人文事件方面材料

8．员工文化生活材料

九、基建档案

1．工程竣工图

2．土建综合材料、水电综合材料

3．楼宇住房验收交接材料

4．业主工程维修项目价格表

5．公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

十、设备档案

供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

十一、人事档案

1．聘用员工档案

2．专业技术人员档案

3．辞工员工档案

十二、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料十三、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等

4.4归档要求