Word排版基础知识

➢ 通过【页眉和页脚】工具栏，可以在页眉和页脚区域中进行处理。 ➢ （1）向页眉或页脚添加页码、日期、时间等内容时，实际上是插入相应的
域。如果在文档发生改动后，而日期、时间和其他内容能在打印文档时更 新。如果看到的是类似 {PAGE} 或 {DATE} 这样的域代码，而非实际的页码、 日期、时间等，那么按 Alt+F9切换域代码即可以实际页码、日期、时间。 ➢ （2）如果在页眉或页脚区域中看不到其效果。可依次单击【工具】|【选项】 命令，然后选择【视图】选项卡，在打开的对话框中取消【域代码】前面 的复选项即可，如果为了查看方便，此时可以单击【域底纹】的下拉列表 框中的【不显示】选项，就可以取消域底纹的显示了。
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第三节 页面垂直对齐方式
➢设置段落的垂直对齐，可以快速地定 位段落的位置，如要制作一个封面标题， 设置段落的垂直居中对齐就可以快速将 封面标题置于页面的中央。
➢设置段落的垂直对齐的步骤是，单击 【文件】|【页面设置】【版式 】命令 或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表 框中选择一种对齐选项。
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第一章 第一节 调整字符的间距
➢ 调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需 要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用 1~2个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以 使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好 占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。 操作方法是：
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第一章 word排版基础知识
1 第一节 调整字符的间距 2 第二节 让段落首行缩进 3 第三节 页面垂直对齐方式 4 第四节 设置文本对齐方式 5 第五节 控制段落的自动分页
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第六节 给段落硬分页
7 第七节 创建页眉和页脚
8 第八节 设置页眉或页脚高度
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第二节 让段落首行缩进
➢首行缩进就是在段落的首行缩进两个字符。 一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用 样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间 距】选项卡中进行设置。可以在“特殊格式” 下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或 “悬挂缩进”格式。
➢如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以 选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令， 然后在“自动更正”对话框中分别选中“键 入时自动套用格式”和“自动套用格式”选 项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复 选框。
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第五节 控制段落的自动分页
➢排版的时候，Word一般会自动按照用户所设置页面的大小 自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作， 不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这 时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。
➢调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下： ➢（1）选定需调整分页状态的段落。 ➢（2）单击【格式】|【段落】命令。 ➢（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡。 ➢（4） 在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主
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第七节 创建页眉和页脚
➢ 如果一篇文档是第一次使用页眉和页脚，可以通过在页面视图情况下，依 次选择【视图】|【页眉和页脚】命令，就可以进行编辑页眉和页脚区域。 如果是已经存在页眉页脚的情况下，可以双击页面中顶部或底部页眉或页 脚区域，即可快速进入页眉页脚编辑区。
➢ 进入页眉页脚编辑区后，这时文档的正文部分变成灰色，表示当前不能对 正文进行编辑，屏幕上显示【页眉和页脚】工具栏，就可以编辑页眉和页 脚了。
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第八节 设置页眉或页脚高度
➢进入页眉或页脚区域以后，该区域用一个虚线框范围来表示页 眉或页脚的高度。
➢要调整页眉或页脚区域的高度，操作步骤如下： ➢（1）可以在文档中拖动【垂直标尺】中的【上边距】标尺可以
调整页眉区域至页边距的距离。拖动【上边距】或【下边距】 可以调整页眉区域至正文区域之间的距离。 ➢（2）同样切换到【页脚】区域中，拖动【垂直标尺】中的【上 边距】可以调整页脚至正文区域的距离，拖动【垂直标尺】中 的【上边距】可以调整页脚至页边距区域的距离。 ➢（3）在【页面设置】视图中的【版式】选项卡中，可以更精确 和直观地设置页眉或页脚，因为纸张大小和页面版式心大小已 经确定，所以直接在这里设置【页眉或页脚】距边界的距离即 可。只要在【页眉】输入框中输入从纸张上边缘到页眉上边缘 之间的所需距离（如1.5厘米），再在【页脚】输入框中输入从 纸张下边缘到页脚下边缘之间的所需距离（如1.75厘米）。
➢（5）在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一页】按钮，可以 进入偶数页页眉或页脚区域进行设置，再次单击【显示下一页】按 钮，可以进入下一节的首页页眉或页脚进行设置。
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第十节 插入页码
➢ 打印文档时往往需要含有页码来区别不同的页，另外，一个文档很长时，可 以分为多个文件，这样每个文件的页码设置就很重要，如果要使后一个文件 的页码刚好是接在前一个文件页码之后，就需要进行页码的设置。
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第二章 第一节 快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS 文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过， Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word 文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位 到你上一次编辑的位置了。 小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑 的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位 置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环。 制作书签
➢（2）选中【页眉和页脚】区域中的【奇偶页不同】复选项，就可 以为奇数页创建一种页眉和页脚，为偶数页创建另一种页眉和页脚。
➢（3）选中【首页不同】复选项，就可以为节或文档的首页创建与 奇、偶页都不相同的页眉或页脚。
➢（4）按【确定】按钮后，在编辑文档的【页眉和页脚】时就会显 示为【首页页眉（页脚）】、【奇数页页眉（页脚）】、【偶数页 页眉（页脚）】的字样。
➢ （1）选中要调整字符间距的整段文字。 ➢ （2）打开【格式】选择【字体】,【字符间距】选项卡，在【间距】
下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微 调框中输入紧缩的磅值。 ➢ （3）最后单击【确定】按钮。 ➢ 另外，Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。 方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命 令。在打开如图所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】 按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单 击【删除】按钮就可以了。
9 第九节 设置页眉或页脚首页
、奇偶页不同
10
第十节 插入页码
第二章 word小技巧
1 第一节 快速定位到上次编辑
位置
2 第二节 快速插入当前日期或
时间
3 第三节 快捷键的第三节 快捷
键的用法
4
第四节 快速选择字体
5 第五节 将Word文档转换成
PPT
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第六节 并排比较文档
7
第七节 制作目录
8
第八节 死机不用担心
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第九节 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同
➢许多文档中要求页眉或页脚首页、奇、偶页有不同效果，例如首页 作为封面文档，奇数页需要用章名作页眉，偶数页需要用书名作为 页眉等。下面就介绍制作页眉或页脚首页、奇、偶页不同的方法。
➢（1）进入【页眉和页脚】工具栏，单击【页面设置】按钮，选择 【版式】选项卡。
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第四节 设置文本对齐方式
➢文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大 小的段落中才有效果，特别是在图片与文字 之间，效果就特别明显。经常使用的是“底 端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的 文本对齐方式。
➢设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】| 【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在 【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择 需要的对齐方式。
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第六节 并排比较文档
有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较， 在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的，但现在 如果你用的是Word 2003，只需单击“窗口”菜单中的 “与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文 档左右排开，您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇 文档间的差别，具体使用方法如下： 打开两篇需要比较的文档，然后单击“窗口”菜单中的 “与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列， 同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮。 第一个是同步滚动按钮 ：可以控制一篇文档在滚动时，与 之比较的另一文档是否同时滚动。 另一个是重置窗口位置按钮 ：当窗口位置发生变化时，单 击它，可以恢复到并排比较时的初始状态。
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第二节 快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文 章的末尾插入系统的当前日期或时间， 一般人是通过选择菜单来实现的。其实 我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统 日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入 系统当前时间。
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第三节 快捷键的用法
格式刷：Word中提供了快速多次复制格式的 方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制 到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键 即可关闭格式刷。 F4：重复上一项操作。 F7：选择“工具”菜单中的“拼写和语法” 命令。 F8：扩展所选内容。
要有以下几项：【孤行控制】【与下段同页】【段前分页】 【段中不分页】
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第六节 给段落硬分页
➢Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需 要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一 般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只 能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。在文 档中插入分页符的操作步骤如下：
➢（1）单击需要重新分页的位置。 ➢（2）单击【插入】|【分隔符】命令。 ➢（3）选择【分页符】选项。 ➢（4）单击【确定】按钮。此时，Word会根据分页符对文档进
行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的 文稿中，分页符后面的内容将出现在下一页上。 ➢当页面中填满文字或图形时，Word会插入一个【自动】分页符 （也称软分页符），并另起新页。要在指定位置强制分页，可 以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。
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第五节 将Word文档转换成PPT
如果有现成合适的Word文档，我们可以将Word文档 中的字符转换到PPT演示文稿中来，方法如下： 启动Word，打开需要转换的Word文档。 将作为每张幻灯片标题的字符设置为“标题1”样式， 将做为小标题和幻灯片内容的字符分别设置为“标 题2”和“标题3”样式。 执行“文件→发送→Microsoft Office PowerPoint” 命令，系统自动启动PowerPoint，并将上述字符转 换到幻灯片中。 修饰。
➢ 插入页码的方法是，在任何一个文档中，单击【插入】|【页码】命令。 ➢ （1）在【位置】下拉列表框，可以设置页码的位置，有【页面顶端（页
眉）】、【页面底端（页脚）】、【页面纵向中心】、【纵向内侧】和【纵 向外侧】多种设置。 ➢ （2）在【对齐方式】框中可选择页码的对齐方式，如左侧、居中、右侧、 内侧或外侧等。其中，【内侧】和【外侧】分别相对于要用于装订的页面边 缘的内侧（装订一侧）和外侧。 ➢ （3）选中或清除【首页显示页码】复选框，可在文档的章节首页是否显示 页码。不管是否显示页码，但仍从第1页就开始出现页码。反之第1页不出现 页码，但第2页的页码仍然是2。 ➢ （4）单击【格式】按钮（或在【页眉/页脚】工具栏中，按下【页码格 式】），可以对页码格式进行设置，在【页码编排】下面选择页码的编排格 式，如【续前节】或在【起始页】中输入页码的起始编号。 ➢ （5）单击【确定】按钮，返回【页码】对话框再次单击【确定】按钮，就 可以在指定的位置插入页码了。
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第四节 快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将 常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先 右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打 开“自定义”对话框，在“自定义”对话框 中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类 别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的 字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快 速选择字体，只要先选中文本，再按下工具 栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表 框中众多字体中选择的麻烦。