档案数字化工作的思考

断更新的过程 。档案工作者要想做好档案数字化建 设工作 ， 就必须不断学 习， 更新 知识结构 ， 在丰富档 案专业知识的同时， 还要 掌握办公 自动化 、 数据库、 局域网、 互联网、 通信技术等计算机相关知识 ， 再辅 以与所涉及的具体管理 的档案内容相关的专业知识 等， 如此 ， 才能为档案数字化建设工作提供必要的人 才保 证 。
作者 的新任务 ， 应 引起 全社 会的关注。对 如何做好馆藏纸质科技档案 的数 字化 工作 进行了探讨 。 关键 词 ： 科技档案 ； 档案数字化
中图分类号 ： Ｇ ２ ７ ９
随着信息技术的高速发展 ， 信息 已成为 比资产
和能源更为重要 的资源 ， 作为信息数字化建设 的重 要组成部分的档案数字化建设就成为新时期档案工 作的重要 内容之一 。档案数字化是 随着计算 机技 术、 扫描技术 、 多媒体技术 、 Ｏ Ｃ Ｒ技术、 数据库技术、 数字摄影技术 、 录音、 录像、 存储技术的发展而产生
２ 档案数字化建设 的内容
１ ） 档案数字化建设 的管理体系。建立、 完善档 案数字化工作的管理体 系， 促进新时期档案工作新 格局趋于成熟和稳定。档案数字化建设管理体系主 要包括管理体系、 标准化体系和研究体系在内的支 撑体系。在建立档案数字化建设标准体系时， 要依
１ 档 案数字化建设 的意义
对信息进行分层 次、 分级别 的访问控制。根据不 同 的用户提供不同的功能操作 限制 ； 根据数据密级 的
要求 ， 通 过 数据 加 密 提 供 不 同等 级 的访 问 限制 。通
过一系列完善的保护措施 ， 从而达到维护 国家利益、 保护所有者权益 的 目的， 才能保证数字化档案工作
的顺 利 进行 。 参考 文献 ：
工作 ， 要抓重点、 抓关键 ， 对提供利用率高 的档案信 息， 优先进行数字化 ， 将 档案信息 的案卷级 目录、 文 件级 目录 、 摘要 、 提纲 、 重要数据等数字化。再分阶
段依据不同的载体 ， 利用相应的设备 ， 采取不同的方 式， 着手 实施 必 要 的 数 字 化 处理 。只 有 通过 数 字 化 的转换 ， 才能使大量的静态馆 （ 室） 藏信息被激活成 数字化信息 ， 从而适应高速高效的网络环境 ； ３ ） 加强档案信息数据 库建设。数据库建设在
际之 间 的互通 互联 ；
２ ） 搞好 纸质档案数字化建设 。如今 ， 我国大部 分档案馆 （ 室） ， 存储 着 大量 的纸质文 件、 图纸、 照 片、 录像带等。档案工作者首要 的工作任务就是将 这些不 同载体的档案资源转化为数字档案资源 ， 只 有这样 ， 才能实现 网上数字信息的传递 。针对此项
窃密、 网络破坏等一 旦发生 ， 就会 造成知识产 权流
３ 档案数字 化建设 的发展 方 向
１ ） 具有 自身特色 的数字档 案信息 资源。档案 开发要依托 自身的特点 ， 形 成具有特色 的档案资源
失， 进而引发纠纷。所以， 在工作中一定要做好数字 化档案的保护工作 。首先 ， 要表 明和提供每项档案 所有权的归属信息 ， 并在相关网站发布公告制止上 网信息被篡改 、 滥用 、 盗用或非法传播。其次 ， 建立 严格的审查制度和检查机制， 明确规定哪些档案可 以上网， 哪些档案不 能上网 ， 上 网内容应控制 在一 定、 安全 、 有 效 的范 围 内。再 次 ， 采用 权 限控制 技 术 ，
１ ） 为档案工 作带来新 的生机。数字档案 的优 势是纸质档案无法 比拟的， 具有节省存储空间、 便于 管理 、 方便查 阅、 可以远程传输等优点 ， 因此 ， 档案工 作者要抓住机遇 ， 把档案数字化工作做大做强 ， 充分 发挥数字化建设的优势 ， 促进档案工作全面、 优化 、 稳步、 健康发展 ； ２ ） 进一步提 升档案工作 的社会地 位。随着社 会物质文明 、 精神文明程度的不断提高 ， 广大群众对 档案信息利用需求不断增长 ， 数字化档案建设会大 大地提高档案的利用效率 ， 人们可以便捷地甚至 足 不出户就能够获取所需 的信息资源。因此 ， 要确 立 科学 的信息资源观 ， 加大宣传力度， 让利用者切身体 会数字化档案带来 的益处 ， 真正感受到档案信息资 源同能源、 材料同样重要 ， 从而大大提升档案的影响 力及档案工作 的社会地位 ；
应档案数字化工作需要的办公设备 ， 如计算机、 扫描 仪、 复印机等 ， 保证能够满足档案资料从录入、 存储、 管 理 到利 用 的数 字 化 管 理全 过 程 的需 要 ， 努 力 实 现
［ ２ ］ 郗 霞． 谈档案管理数字化 建设 ［ Ｊ ］ ． 河南水 利与 南水北
调， ２ ０ １ ３ ， ２ １ （ ４ ） ： ２ ３—２ ４ ．
第２ ９卷 第 ２ ０期 ２ ０ １ ３年 １ ０月
甘肃 科技
Ｇａ ｎ ｓ ｕ Ｓ ｃ ｉ ｅ ｎ ｃ ｅ ａ ｎ ｄ Ｔ ｅ ｃ ｈ ｎ ｏ ｌ ｏ ｇ ｙ
２ ９
Ⅳ０ ． ２ Ｏ
Ｄ ． ２ ０１ ３
档 案数 字化 工作 的 思 考
苏冬梅
摘
．
（ 甘肃省科技情报研究所 ， 甘肃 兰州 ７ ３ ０ ０ ０ ０ ） 要： 随着档案信息 化工 作的不断推进 ， 传统馆藏文献 的数字化 已势 在必行 ， 档案 数字化建 设是 时代赋 予档案工
［ ３ ］ 朱 宝钧． 浅议高校数字化 档案管理 ［ Ｊ ］ ． 开 封教 育学 院
学报， ２ ０ ０ ３ ， １ ３ （ ６ ） ： １ １ —１ ３ ．
网络、 应用、 技术和产业的良性互动 ， 促进网络融合 ，
（ 上接 第 ｌ １页 ）
问题出现时 ， 不能互相推诿责任 ， 而是实事求是地积 极应对 ， 及时解决 出现 的问题 。因此 ， 要动员所有能 动员的力量 ， 发挥每一个人的智慧 ， 联合攻克制约产 业发展 的瓶颈 。农业部门要借助其庞大的技术队伍 体系 ， 积极 研究 栽 培过 程 中 遇 到 的 问 题 。畜 牧 部 门
［ １ ］ 史风 ． 勘察设计企业馆 藏科技档案 数字化初探 ［ Ｊ ］ ． 甘
肃科技 ， ２ ０ １ ２ ， ２ ８ （ ２ ０ ） ： ８ ７ —８ ８ ．
条件上要求高， 在选择存放地点时要 多角度、 全方位 地考察 ， 将数字档案的安全风险系数降到最低 ； ３ ） 优化基础设施 ， 配备适应数字档案信息发展 需 要 的软 硬件 。档 案部 门应 根 据 实 际 情 况 、 配 备 适
行合理 的组织与加工 ， 加之配置先进、 适用和可靠的
４ 档案数字 化建设 的保护工作
建 立 和使 用 数 字 化 技术 、 网络 技 术 开发 利 用 档
案信息资源， 其知识产权保护和有密级档案保护是 个不 容 忽视 的问题 。知 识产 权是 一种无 形 的财 产
一
数据库管理系统软件 ， 以提高档案信息的有序性、 完 整性 、 可读 性 以及 安 全 性 ； 同时， 数 据 库 技 术 与 网络
技术 的完美融合 ， 极 大地方便 了档案信息资源 的开 发利用 ， 提高了开发效率 。
权， 是智力劳动者对其智力创造性 劳动取得 的成果
依 法享 有 的一 种权 利 。密级是 为维 护 国家利 益 以及
所有者权益而定 。由于网络管理没有 国界 ， 没有地
域 差别 ， 所 以应对 其 实施 有效控 制 。网 络侵权 、 网络
力， 甘肃省甜高粱产业才能做强做大。
参考 文 献 ：
的思考与探讨 ［ Ｊ ］ ． 甘肃科技 ， ２ ０ ０ ８ ， ４（ ２ ２ ２ ） ： ４ — ６ ．
・
［ １ ］ 董喜存 ， 李文 建 ， 李岩， 等． 对 甘 肃 省甜 高 梁产 业发 展
的一种新型档案信息形态 ， 它把各种载体的档案 资
源转化 为数字化的档案信息 ， 以数字化的形式存储 、 网络化 的形式互相连接 ， 利用计算机系统进行管理 ， 形成一个有序结构的档案信息库， 可实现资源共享 ， 及时提供利用 ， 从而更有效地为人们提供有价值 的 信息 。档案数字化建设是时代赋予档案工作者的新 任务 ， 应 引起全社会的关注…。
［ ３ ］ 黎大爵． 甜 高粱可持续 农业生态 系统 ［ Ｊ ］ ． 中国农业 科
学， ２ ０ ０ ２ ， ３ ５ （ ８ ） ： １ ０ ２ １— １ ０ ２ ４ ．
［ ４ ］ 黎大爵． 开发 甜高粱产业 ， 解 决能 源、 粮食 安全 及三 农
问题 ［ Ｎ］ ． 中国农业科技导报 ， ２ ０ ０ ４ ， ６ （ ５ ） ： ５ ５— ５ ７ ． ［ ５ ］ 姜惠 ， 胡瑞芳 ， 邹 剑秋 ， 等． 生 物质 能甜 高粱 的 研究 进 展［ Ｊ ］ ． 黑龙江农 业科学 ， ２ ０ １ ２ ， ２ ０ （ ２ ） ： １ ３ ９—１ ４ １ ． ［ ６ ］ 武一． 珠江三角洲地 区经 济发展研 究报告 ［ Ｍ］ ． 北京 ： 中 国时代经济 出版社 ， ２ ０ １ １ ． ［ ７ ］ 李桂英 ， 涂振 东 ， 邹剑 秋 ， 等． 中国甜 高粱 研究 与利 用 ［ Ｍ］ ． 北京： 中国农业科学技术 出版社 ， ２ ０ ０ ８ ．
库 。不 同的档案馆藏所涉及 的专业 不同 ， 既包括科 技发展 、 也含有技术创新 、 自然 资源等 ， 要将 自身 的
特色展示给社会 ， 充分发挥信息资源的作用 ， 创造更 大 的社 会 效益 和 经济 效益 ； ２ ） 保障数字档案信息的完整安全 。在进行软硬 件 以及 网络安全 维 护 的 同时 ， 还要 采 取 有 效措 施 ， 积 极预防应对地震、 火灾 、 冰雪 、 洪涝等突发灾害对重要 档案造成的破坏 ， 避免造成难以估量的损失。如数字 档案的异地存放会大大降低损失。数字档案在保管
要 集 思广 益 ， 解 决 饲 料 青 贮 及 饲 喂 中 的关 键 问 题 。 目前 ， 甜高 粱 产业 的发 展 处在 关 键 时期 ， 只有群 策群
Байду номын сангаас
［ ２ ］ 董喜存． 甘肃省 甜高粱产业发展 的再思考 ［ Ｊ ］ ． 甘肃 科
技， ２ ０ １ １ ， ２ ７ （ １ ３ ） ： １ —２ ．
３ ） 推 动 档 案 工 作 者 知 识 更 新 和 能 力 提 升 。学 习积累是永无止境 的 ， 知识是随着社会 的发展而不
据国家确定的国家信息化相关规定来制定 ， 同时兼 顾行业和地方的相关政策、 办法 ， 形成严密的体系， 使整个数字化建设标准统一 ， 步调一致 ， 有利于部 门 之间、 单位之间、 系统之 间， 乃至整个城市、 国家、 国
第２ Ｏ期
苏 冬梅 ： 档 案数 字化 工作 的思 考
数字化信息资源管理 中有着举足轻重 的地位 ， 也已 成为信息资源开发的重要 手段 。档案信息数据库建
实现资源优化配置和信息资源共享。
设， 就是将需要处理 的档案信息数据经科学分类 ， 进 行 严 格 的规 范处 理 之 后 ， 以一 定 的标 准 格 式 存 储 于 计算机 中， 充分利用数据 库技术对档案信息资源进