文件运行及控制办法

XX.XXXX.001.1—2020 文件运行及控制办法XXXX管理制度—————————————★——————————————

文件运行及控制办法

XX.XX.001.1-2020

2020年X月XX日发布

XXXX有限公司

1.目的

对XXXX（以下简称公司）管理文件的编制、会签、审批、修订与使用进行规范，并对其内容及格式提出规范要求，强化公司管理制度的严肃性、规范性和有效性，为公司经营工作秩序提供制度保障。

2.适用范围

本文件适用于公司职能部门所有管理文件的制定、执行和控制(注：质量体系的管理制度按质量体系文件要求执行，不在本办法之列)。

3.术语

3.1 管理文件：是对公司管理体系中质量体系外的各项管理活动的方法作出规定的文件，是指导这些管理活动实施的具有可操作性的文件。

3.2 文件结构如下:

第一层次：公司管理方针、管理原则。

第二层次：公司管理制度、管理标准与主业务流程。

第三层次：工作规范、实施细则、职能部门内部的管理规章制度。

第四层次：记录表单、行政公文等。

4.职责

4.1 XXXX部是公司管理制度的归口管理部门，负责建立健全公司管理制度体系；负责规范管理制度格式，定期下发有效管理制度清单；负责组织管理制度评审并控制；负责管理制度的编号、登记、会签，并对文件实行目录管理。

4.2 公司各职能部门负责职责范围内管理制度的编制、会签、修订和发布；对本部门文件进行管理，建立文件台帐，清理无效文件，接受制度归口管理部门的管理与监督。

4.3 各部门根据本文件规定制订相应的管理文件及控制办法，确保本单位管理制度处于受控状态。

5.管理内容和规定

5.1 管理文件的编制

管理方针、管理原则、管理手册由公司XXXX部统一组织编制；第二层次管理文件由各业务归口部门组织编制，由XXXX部进行目录管理、文件格式规范和文件编号；第三层次管理文件由各业务归口部门负责编制并负责管理。

5.2 管理文件的审核

编制部门负责人对文件的适用性和可操作性进行审核。

5.3 管理文件的评审

5.3.1 管理文件在批准前应以会签或会议方式进行评审。

5.3.2 当管理文件以会签方式评审时，以文件会签单的形式进行会签，并在2个工作日内完成会签。

5.3.3 当管理文件以会议方式评审时，由文件制发部门组织与该文件有关的部门领导及主管人员进行评审，文件制发部门做好记录并对评审意见进行充分讨论，采纳适宜的意见，必要时可以组织第二次评审。

5.3.4 评审的内容主要是对文件中规定的职责、工作接口关系、流程及可操作性、适宜性和协调性进行会签或评审。

5.4 管理文件的批准权限

5.4.1 公司管理方针、管理原则、管理手册由公司总经理批准。

5.4.2 公司级管理文件视内容由主管副总或总经理批准。

5.4.3 各部门编制的在本部门范围内使用的管理文件由本部门主管领导批准。

5.5 管理文件的管理与下发

5.5.1 管理文件的发放范围作为文件附加说明的一项内容，在批准文件的同时得到批准。

5.5.2 管理文件经批准后发送到XXXX部进行统一编号(每份文件应有唯一编号)与规范格式，列入文件清单并将文件底稿交由XXXX部存档后，由文件编制部门按发放范围进行文件发放。

5.5.3 XXXX部提供现行有效的管理制度文件清单，当发布新文件或更改文件时，对文件清单进行修正，即时进行公布。

5.5.4 XXXX部负责对文件清单进行确认，如有疑问交文件编制部门进行确认。

5.5.5 各部门接收文件后组织本部门全体人员传阅学习。管理文件下发后一周内，根据需要由文件编制部门组织一次培训，培训结束后进行相关解答与测试。

5.6 管理文件的编号

5.6.1 第二层次管理文件的编号由文件标识、制发部门代号、文件顺序号、版本号和发布（修订）年号组成。编号格式如下：

发布（修订）年号

部门代号（根据实际部门名称增减字符）

●文件标识：XX：表示XXXXXXXX有限公司运行文件。

●编制部门代号：按照公司组织机构红头文件部门首字母进行编号。

●文件顺序号：从001开始依次用阿拉伯数字编号。

●版本号：按版次从1开始编号。

●年号：文件发布或修订的年号，如2020。

●示例：XX.XXXX.001.1 –2020，表示该文件属于XXXX第二层次运行文

件，XXXX部制发，第001号、第1版，2020年发布。

5.6.2 第三层次管理文件标识为XXM，编号规则同上。

5.6.3 第四层次记录表单编号由文件标识、上一层次文件顺序号、表单顺序号和版本号组成。

版本号

●示例：XX001.01.1,表示该记录表单属于公司第二层次001号管理文

件，第01号关联记录表单，第1版。

5.7 管理文件的使用

5.7.1 各部门或人员使用文件应查阅档案或在办公系统上阅览。

5.7.2 当进行培训或其他原因（如为相关方出具证据）打印出的文件，只可作为培训资料或所出具的证据。

5.8 管理文件的更改

5.8.1 文件编制部门应对使用文件的充分性和适宜性进行评审，正常情况下应一年评审一次，当有特殊变化时对相关文件应及时评审，根据评审结果，对不适宜的文件进行修订。

5.8.2 当发生以下情况时应对管理文件实施更改：

a）部门职能、职责调整时；

b）组织机构发生变化时；

c）业务流程发生调整时；

d）经评审文件的适宜性和充分性不能满足要求时；

e）文件所依据的标准发生换版时。

5.8.3 更改文件时应编写修订说明，明确修订原因及所修改的条款及内容。

5.8.4 除修改错别字等不影响原文件内容以外的每一次更改都要修改文件版本编号。

5.8.5 文件的修订应由该文件的原审批部门或人员审批，若由其他部门或人员审批时，该部门或人员应获得审批所依据的有关背景资料（如：修改的理由及修改的依据等），以确保其了解文件的内容和要求。

6.管理文件结构：（具体结构详见附件一）

6.1 目的：说明制订该文件的目的。

6.2 适用范围：说明文件规定所适合的范围，对某些不适用场合也要作出说明。

6.3 术语：该文件涉及到的术语或名词的说明解释。