基于知识服务的档案管理模式的理论探索

基于知识服务的档案管理模式的理论探索

摘要：当今时代是知识经济时代和信息时代，档案管理模式受到时代浪潮的影

响也在逐步地探索着管理模式的创新方式和改革模式。每个企业都有自身的特点，档案管理工作在模式选择上应该结合自身的情况，本文针对基于知识服务的档案

管理新模式进行了探讨，希望能够对档案管理工作的创新进行及时的创新。

关键词：知识服务；档案管理；模式

一、基于知识服务的档案管理模式的提出背景

市场经济的主体是企业，电力企业的档案管理方式非常值得推广。随着时代

的发展，社会对于知识和信息的依赖感越来越强，基于知识服务的档案管理模式，正是在这个背景下被提出来的。依靠对知识和信息的生产、分配、加工来实现促

进社会经济发展目标即为知识经济的最大的特点，知识经济的发展产生了知识管理，知识管理主要是通过对知识的创新，并通过对创新的合理利用增加自身的社

会价值。想要发展社会经济，必须加大对知识创新的利用，在这一形势下，企业

想要全面的发展自身，就必须从管理的角度出发，进行创造性的变革，档案管理

是企业管理中的一部分，对于企业的管理意义非凡。企业落实知识管理策略的目

标在于科学地运用知识服务满足各个部门发展的需求，继而落实客户对企业活动

的需求，并最终实现知识价值的最大发挥。值得一提的是，因为企业和政府的性

质不一样，企业的档案管理与政府部门的档案管理存在差异，但是又因为企业的

档案管理和政府的档案管理都是用来服务公众的，在这一层面上，两者又是一样的。

二、基于知识服务的档案管理模式的内涵与意义

在知识经济时代，伴随着企业生产、加工、分配以及销售的各个过程，有关

部门和人员生产的知识越来越多，这就需要对知识进行有效管理。档案是企业生

产知识的一部分，企业档案工作本质上是一项服务性工作。在企业兴起知识服务

的过程中，基于知识服务的档案管理模式就应运而生。企业档案管理和政府档案

管理存在着较大的区别。首先，二者的性质不同。企业的根本目的是为了盈利，

而政府的最终目标是为了服务，因此在二者进行档案管理的时候侧重点就不同。

其次，二者的管理过程又存在着联系。二者进行档案管理的目的都是为了提高管

理效率，方便用户和自身。因此，企业针对市场的变化，就需要优化档案管理的

模式;政府为了转变政府职能，提高管理效率，更需要优化档案管理的模式。

2.1基于知识服务的档案管理模式的内涵

基于知识服务的档案管理过程，就是建立相应的管理规则和制度，运用计算

机技术对档案管理系统进行编码，简化档案管理流程，进而满足顾客或用户需求

的过程。该档案管理模式以服务为根本，在服务终端上能够为顾客或者用户提供

互联互通的高效、优质的服务。为了保持工作的质量和效率，就需要不断对该系

统进行优化，以此满足顾客和用户不断增长的新的需求。

基于知识服务的档案管理模式与传统的档案管理之间存在着较大的区别。该

档案管理模式在进行管理时，是对所有的数据资源进行管理，其中包括文件、档案、资料以及其他信息等，这样的管理模式是对所有知识的整合过程。该档案管

理模式对用户的档案进行管理时，是以服务顾客为根本宗旨的，并且通过互联网

能够和用户进行直接互动。而传统的档案管理模式，仅仅是对用户或者顾客的档

案进行管理，对资料、档案和文件实体进行集中管理，这样就限制了档案和其他

资源之间的关联性，影响了档案信息资源的开发和档案价值的实现。

2.2基于知识服务的档案管理模式的意义

基于知识服务的档案管理过程是在电子设备的基础上对知识模块进行编码和

加工的过程，这是以用户的需求为根本，以顾客的利益为导向建立起来的管理范式。其最主要的特点，就是从注重档案积累和档案评价的过程转向重点向用户提

供知识服务。该种模式在创新知识的基础之上扩展了传统的档案服务，也拓展了

档案管理的职能。尽管整个档案管理过程需要投入一定的人力物力，但结果却能

极大地提升用户或顾客的满意度，从而为企业的发展提供有力的知识支撑和信息

保障。

三、基于知识服务的档案管理模式理论基础

提供人性化服务和对知识进行编码是基于知识服务的档案管理模式成立的理

论基础，档案管理工作只有将二者有机集合在一起，才能够让基于知识服务的档

案管理模式具有发展和存在的基础，并具有更加深远的实践意义。

第一，人性化服务。作为基于知识服务的档案管理模式的理论基础之一，其

本质上就是要以客服的需求作为服务的要点，以客户现有的或者潜在的各种服务

需求作为服务的宗旨，让顾客在档案馆或者档案室感受到宾至如归的服务，之后

顾客才能对企业提供的服务产生客观、真实的评价，企业在提升了自身的形象、

满足了客户的社会效益之后才能获得经济效益的提升，也才能从根本上战胜竞争

对手，并最终在市场经济中获得立足之地。对于企业来说，其核心竞争力因素除

了人力资源之外最重要的便是人性化的服务宗旨了，所以企业要在激烈的市场竞

争中获得稳定的发展环境，就必须不断提升自身人性化服务的水准。

第二，对知识进行编码。知识编码是一种精确展示和共享知识的表现形式，

其目的是使得知识的传递者和知识的接受者能够顺利地沟通和交流，这种理论基

础是知识不断创新和改革的基础，是知识的发展和创新显性化的基石，对知识编

码还有助于知识的结构化和有序化。我们可以认为对知识编码是档案管理走上知

识服务趋势的一种重要平台，使得企业能够对各种客户的信息进行基石的整理和

有效的归集，档案管理人员的工作更加便捷，档案管理工作也能够帮助企业的管

理者和决策者提供更加有力的指引信息和指引，使得策划部门能够获得更加完整

和准确的数据

四、基于知识服务的档案管理模式顺利开展的建议和对策

第一，创新档案管理模式和理念。企业要和同行业的竞争者之间实现有效竞

争就必须创新档案管理的模式和理念，档案管理人员应该意识到客户才是企业生

产经营的中心，只有对档案进行知识性的整理和归纳，档案管理工作才具有更大

的发挥空间和更广阔的灵活性，档案管理人员在开展工作的时候也才能更具效率

和效果。在创新档案管理工作理念的过程中，企业应该引进先进的科学思想，用

科学的手段进行档案分析和档案管理，这样档案管理部门才能为企业的其他部门

提供及时、完整、准确的业务信息和数据信息。

第二，要进行档案管理工作技术和方法的创新。要真正地实现基于知识服务

的档案管理模式，就必须在管理工作技术和管理工作方法上进行创新。档案管理

工作中需要对档案归档和导入工作采取统一的方法和规范，提升档案管理人员筛

选档案信息的能力，使得用户能够顺利地运用档案管理系统进行档案检索，企业

可以考虑利用内容管理、搜索平台、智能管理的方式进行档案知识管理系统的建

立并实现对电子文件的有效管理。

结束语

档案资产是企业所拥有的一笔巨大的隐形财富，在我国经济不断发展的现下，