广东电网公司建设项目档案管理工作手册南网

广东电网公司

建设项目档案管理工作手册

（试行）

广东电网公司办公室

二〇〇七年六月

目录

一、国家、行业关于建设项目档案工作依据性文件 (1)

二、建设项目档案工作组织建设 (1)

三、建设项目档案工作业务建设 (1)

(一)电网工程项目文件形成流向 (1)

(二)电网工程项目档案工作流程 (3)

(三)工作流程的7个环节及其具体内容 (3)

A、项目文件管理前期工作 (3)

1.明确合同条款 (3)

2.项目文件现场保管条件 (4)

3.档案工作交底记录 (4)

4.业务培训 (8)

B、收集归档 (8)

1.收集原则 (8)

2.收集要求 (8)

3.收集对象 (8)

4.收集方法 (9)

5.工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表 (10)

C、整理组卷的要求 (42)

1.立卷原则 (42)

2.卷内文件排列 (43)

3.案卷的编目 (43)

4.案卷的装订 (46)

5.装具规格及制成材料 (46)

6.声像档案立卷 (47)

7.电子项目文件的管理 (47)

D、中间检查 (54)

1.主要内容 (54)

2.检查形式及对象 (54)

3.检查反馈意见内容及格式 (54)

4.检查次数及时间 (57)

E、移交 (58)

1.移交阶段的划分 (58)

2.移交程序 (59)

F、审查验收 (62)

1.提出验收申请 (62)

2.组织验收 (62)

G、档案接收 (62)

1.依据文件 (62)

2.清点核对工作 (62)

广东电网公司建设项目档案管理工作手册

（试行）

一、国家、电力行业关于建设项目档案工作依据性文件

参见《广东电网公司建设项目档案管理办法》第4条。

二、建设项目档案工作组织建设

参见《广东电网公司建设项目档案管理办法》第条。

三、建设项目档案工作业务建设

（一）电网工程项目文件形成与归档流向

归档文件材料的形成流向按项目建设管理程序分为项目前期准备阶段、施工（管理）阶段、竣工验收阶段、技改阶段，各阶段产生的归档文件的收集由各阶段项目管理部门负责。各阶段文件形成及项目管理全过程的文件流向以图表示如下：

1.过程流向:

①项目前期准备阶段：

②施工(管理)阶段：

③竣工验收阶段：

b:

a:

④技改阶段：

⑤项目管理全过程：

2.整体流向:

（三)工作流程的7个环节及其具体内容

A 项目文件管理前期工作

1 明确合同关于档案工作的条款。

建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、设备订货等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：

要求各参建单位必须严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

（DA/T28-2002）、《广东电网公司建设项目档案管理办法》及《手册》。确保文件材料齐全、完整、准确。

明确合同约定方必须在项目竣工投运三个月内，移交一套项目归档文件原件至建设单位工程管理部门，同时提交与文字、图纸档案目录相一致的OAK工程档案管理软件采集的数据。

在合同中明确归档文件材料必须经建设单位验收合格后，才能向参建单位支付质量保证金。

2 项目文件现场保管条件

项目管理部门在工程立项后必须按《手册》第三.（三）.条关于“文件的收集要求”配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管现场采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。

3 档案工作交底记录

项目建设单位档案管理部门在工程立项后对项目管理部门进行交底；

项目建设单位项目管理部门在工程开工后对参建单位进行交底；

项目参建单位档案管理部门在工程开工后对工程项目管理部进行交底。

具体表格如下：

工程档案工作交底记录

（适用于建设单位档案管理部门对项目管理部门）

工程档案工作交底记录

（适用于项目管理部门-参建单位交底）

工程档案工作交底记录

（适用于参建单位档案管理部门对工程项目管理部）

4 业务培训

B 收集归档

项目文件材料收集的基本原则、要求和方法

1 收集原则。归档文件材料必须能准确反映项目建设各阶段活动的真实记录。

2 收集要求

齐全率。文件材料必须收集齐全、完整。

文件收集的质量要求。

2.2.1 归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件,红头文件业主、抄送单位除外。

2.2.2 归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸。

2.2.3文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档。

3 收集对象。包括各种载体文件、图表及照片、录像带、录音带等。

4 收集方法

拟定案卷主题及分类号

收集袋是项目各阶段的管理部门及参建单位在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)。参照《手册》第三.（三）.条《工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》拟出案卷主题，标示在文件袋上即可形成收集袋。各单位在文件收集过程中将文件按案卷主题放入袋中即可。

建立归档文件关联表

归档文件关联表是指在项目管理过程中,将工程竣工投运前各阶段形成的应归档的管理性文件形成关联关系表格（格式见附件）。即项目建设各有关单位（规划部、工程部、物流中心、生产技术部）在工程建设过程中做好关联表的填写工作，工程竣工投运后，各单位将关联表连同归档文件一并移交档案部门归档。

归档文件关联表