典藏规则

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典藏规则
1.中国矿业大学图书馆典藏规则
文献典藏，是为使图书馆信息资源的布局和排列达到最佳状态，而对馆藏文献进行合理调配、清点、注销、统计等控制的工作；其直接关系到图书馆整个文献资源体系的建设与利用。

为充分作好文献典藏工作，特制定本规则。

一、文献典藏总原则
（一）实用性原则必须从文献内容、载体类型及其实际使用需求出发，科学地进行文献调配，以最大限度地提高文献利用率，同时最大限度地满足读者的文献信息需求；
（二）系统性原则文献典藏需要照顾到各个文献馆藏地的自身文献特点，注意维护馆藏地文献的系统性和特色性，防止布局混乱，方便馆员信息服务及读者检索利用；
（三）时效性与科学性原则文献调配、清点、注销、统计必须及时，缩短文献调拨过程中间的时滞，便于对整个馆藏文献信息的及时掌握，对文献资源建设提供及时指导；同时，各项工作必须科学认真，以保证信息的准确客观性。

二、文献典藏分则
目前，我馆馆藏文献主要包括普通中外文图书、中外文工具书、特殊文献（印刷本）、磁带以及电子文献等类型。

本分则依据文献类型的不同分为图书典藏、特殊文献典藏二部分。

（一）图书典藏规则
（1）馆藏图书布局与服务特点
我馆馆藏图书馆藏地有七个，随书光盘不随同图书一同入藏，典藏中不予单独处理。

①文昌社科书阅览室主要收藏了普通社科类中文图书，徐海学院购入社科类中文图书；
②文昌科技书阅览室主要收藏了普通科技类中文图书，徐海学院购入科技类中文图书；；
③南湖教师研究生阅览室主要收藏字典、词典、百科全书、年鉴等中文工具书，收藏社科类、科技类适用于教师研究生的中文图书；
④南湖人文科学图书阅览室收藏社科类图书
⑤南湖自然科学图书阅览室收藏科技类图书
⑥南湖外文图书阅览室主要收藏有原版西文图书和影印西文会议记录，字典、词典、百科全书、年鉴等中文工具书；
⑦南湖密集书库包括有社科图书、科技图书、复本库和提存库；其中社科图书库、科技图书库收录有一般的普通中文图书，复本库收录有94年前的馆藏复本量超过5本的复本书，提存库收录有84年前的利用率较低的图书；
（2）新书调配规则
新书调配遵循以下规则：
（3
出于工作便捷性考虑，馆藏图书的清点、注销、统计由具体图书馆藏部门负责，例如图书丢失，即可由具体的图书流通人员进行罚款或赔书处理。

但必须分年度对馆藏地图书清点、注销、统计数据进行详细汇总，并将注销且无复本的图书信息提供给采访人员。

（二）特殊文献典藏规则
（1）馆藏特殊文献布局与服务特点
我馆特殊文献有印刷型的标准、规程、专利、学位论文和考研、考博招生目录，以及磁带、软盘、光盘等类型。

我馆共设立了4个文献馆藏服务点：
①外文书、工具书阅览室主要收藏标准、规程、专利、学位论文，考研、考博招生目录等的特殊文献，以及这些文献的光盘版；
②电子阅览室主要收藏听力磁带和多媒体方面的电子文献；
③系统部主要收藏随书光盘；
④特种文献室主要收藏数据库、文献检索等方面的电子文献。

上述部门全部对学校师生开放；电子阅览室开放时间最长，并且还负责一些听力磁带的复制服务。

（2）特殊文献调配规则
（3
馆藏特殊文献清点、注销、统计与馆藏图书，由具体馆藏部门负责；其清点、注销、统计数据应当详细汇总。

2.中文图书编目规则及典藏规则的补充
1.关于版本、刷次、装帧的著录的补充原则：
1.1对于同版不同印刷次数，需要集中著录到一条记录中，著录的方式为：
例：010##|a7-120-00538-3|dCNY3.00,CNY4.50(2001) 括号中的内容反应重印本的信息
210##|a北京|b水利电力出版社|d1998|h2001重印
1.2若装帧形式不同，则著录为：
例：010##|a7-5305-2129-2|dCNY3.00,CNY4.50(精装)
1.3由于重印引起的页数和尺寸的不同需要在307字段做附注。

例3：010 |a7-5305-2129-2|dCNY3.00,CNY4.50(2001)
210 |a天津|c天津人民美术出版社|d1985|h2001重印
215 |a210页|d21cm
307 |a2001年重印本页数为200页,尺寸23cm
1.4丛书、多卷书为一个总价，且采用集中著录时，价格后面不再录入册数。

例：010##|a7-5305-2129-2|dCNY380.00
215|a3册(521,489,503)|d26cm
丛书、多卷书为一个总价，采用分散著录，价格后录入该文献的卷册号。

例：010##|a7-5305-2129-2|dCNY380.00(2)
215|a489页|d26cm
1.5数据的基础录入内容应以原版为准，变化的信息录入到附注信息内
1.6不同版本引起的出版年、页数、价格等多处不同的，需要重新做一条数据。

1.7同年的不同版本集中录入在一条数据中，可以做305的版本附注说明。

2.书目数据录入原则的补充
2.1除必须用全角状态输入的字符外，其他基本上在半角状态下录入数据。

2.2凡同时在拉丁字符集与汉字字符集中出现的字符（如阿拉伯数字、罗马数字、某些标点符号），采用拉丁字符集（西文状态）输入
2.3使用汉字著录，其中的标点占2个字符；使用英文著录，标点只占一个字符。

2.4须用全角状态（或汉字字符集）输入的标点符号（不是著录用的标识符）有：顿号（、）、中圆点（·）、中文句号（。

）、书名号（《》）和引号（""）。

2.5表外汉字的处理方法是按汉语拼音方案罗马化，并在393字段描述字形结构。

如缺字位于需如实转录的著录项目，应将其用"[拼音]"表示(方括号中为小写的汉语拼音)。

(推荐使用《国际标准汉字大字典》/蓝德康.-北京: 电子工业出版社, 1998)
2.6同文字和数字混用时，按照以下规则录入：
(1)英文与数字：无论谁先谁后均空1字符位；
(2)数字和中文：无论谁先谁后均不空位；
(3)英文与中文：无论谁先谁后，均不空位。

3.字段的补充说明：
101字段
|d、|e、|f、|g子字段可不做。

200字段
·若题名页上外国责任者标有国别或我国古代人名标有朝代时，可将国别或朝代著录于( )中；若没有标明，则不予著录，不要有空的（）。

·|d字段不再使用，并列题名著录在510字段。

210字段
·在编文献无出版发行地时，用印刷地、印刷者、印刷年代替，著录在|a、|c、|d字段
·当一出版者重印另一出版者的图书时，先著录原出版者，后著录重印者,原著和重印版视为一种图书。

210##|a台北|c晓园出版社|d1980|e北京|g世界图书出版公司|h1994
·图书未载明出版、发行年，可考证推测著录一个年代，并置于方括号内。

如[1988]；[1988？]；[197-?]；[19--?]
·多卷书出版年各不相同时，如集中著录，100出版类型代码用"g"，210|d子字段著录最初和最后出版年，其间用连字符"-"连接；尚未出齐的多卷书，只著录第一卷或在编文献的出版年，后加连字符"-"，待出齐后，再著录最后出版年。

215字段
·集中著录的多卷书若卷、册数不同时，215字段只著录册数，并在307字段说明卷册的对应情况。

（10卷12册，著录为：215 |a12册，307字段说明第8和第10卷均分成上下2册。

）
·罗马数字可用键盘上的英文字母表示。

· |d中的高度x宽度，x可用小写的英文字母。

225丛编项
·丛编并列题名可不著录。

·当225字段有标点符号，410字段去掉标点符号，此时225字段的指示符是0#。

·当丛书为多层次分集时，第一层著录在|h中，并如实照录，第二层著录在|v中，用阿拉伯数字表示。

5xx字段
· 200|a繁体字著录时，517字段提供简体的题名检索点。

· 510字段是检索点形式，应去掉首冠词。

6xx字段
·取消轮排，要求与分类号匹配的第一主题词放在6XX字段的$a，分类号属于哪一学科，主标目就用相应的主题词。

如：上海-概况入K9，用607字段；地方志-上海入K29，用606字段，不再标引607字段。

·人民代表大会正式通过的各种法律直接用606字段。

·每条记录的同一种分类号（中图法分类号690字段/科图法分类号692字段/人大法分类号694字段）最多用两个。

7xx字段
·外国团体责任者如无准确的中译名，可以用外文著录。

·集体著者不分段著录。

·著者为本书编辑组编的，不著录7字段。

4．用Z39.50功能进行数据下载的规范：
这种情况是指系统中不包含该卷册题名，可通过Z39.50功能下载其他数据源的书目数据。

工作要求：
1、使用Z39.50功能模块前，应确保该联合目录中确实没有该题名信息（即通过ISBN、题名、著者等多种检索途径检索没有结果后），才允许下载。

2、Z39.50功能模块属性设置正确。

3、遵守Z39.50功能模块的工作流程，保证数据的准确下载。

4、对使用Z39.50功能模块下载的数据，应保证所下载的数据著录完整，符合著录所规定的要求。

5、该系统Z39.50功能模块已经连接了国家图书馆数据源、天津大学、南开大学图书馆的数据，在使用的过程中，应按照数据的质量，择优选用，在字段的使用上应按照《天津市高校图书馆中文图书联合编目著录细则》中字段要求的规范，即该删除的字段删除，该添加的字段需要添加。

5．对新建题名的规范要求
新建题名是指联合目录中没有该卷册的题名信息，并且通过Z39.50功能模块也没有可使用的数据下载，此时可以新建立题名信息。

对新书建立题名，应严格按照管理中心制订的《编目细则》和《细则补充》，（选用字段为CN_NEW）。

对在回溯建库中新建立的题名应至少包含以下字段（即有则必备），其中关于CNMARC格式中的属性字段可以暂时不用著录。

管理中心根据需要设置回溯模板（选用字段为CN_YB）。

010 |a|b|d
091 |a|b|d
102 |a|b
105 |a
106 |a
2001 所有字段
205 |a
210 |a|c|d
215 |a|c|d
225 |a
410 |1
510 |a
517 |a
540 |a
690 |a|v
7xx |a|b
801 |a|b|c
3.翰林小学图书馆典藏规则
一、各种中、外文图书分编完毕后，统一由外借书库工作人员验收入库，做到总帐、实物
无误，并及时上架流通。

二、新分编完成的图书在上架前及时加贴不同的色标及标签保护层，方便读者借阅。

三、图书剔除、注销或其他处理后，要及时在电脑里订正。

四、新到的图书和需要向读者推荐的图书，放在本馆专设的新书专架，专供在室阅览。

五、每年做好新书简介6期，馆藏重点书目2期。

六、图书破损后，要及时修补，并作好防火、防盗、防虫蛀的工作，保护好图书。

4.地方文献阅览室、古籍典藏室阅览规则
一、本室收藏珍贵典藏文献，仅限室内阅览，概不外借。

二、请凭本人有效证件（借书证、身份证、学生证、驾驶证、军人证）入室登记阅览。

12周岁以下读者须由家长陪同方可入内阅览。

三、地方文献供开架阅览。

阅后请将文献放于阅览桌或交回工作人员上架。

四、古籍供闭架阅览。

阅览古籍请在服务台填写索书单，阅览时佩戴专用手套，阅后将古籍交回工作人员。

古籍为珍贵文献，不予以复制。

五、请爱护文献，如有损坏，须按本馆有关规定予以赔偿。

六、请自觉遵守本馆各项规定，配合工作人员管理。

七、本馆保留对该规则的最终解释权。

5.上海青年管理干部学院图书馆图书典藏分布规则
★青年类书籍：
所进同种类图书为单本：入青少年研究资料信息中心
所进同种类图书复本为2册：
①1册入青少年研究资料信息中心
②1册入馆藏中心（综合阅览室）
所进同种类图书复本为3册：
①1册入青少年研究资料信息中心
②1册入馆藏中心（综合阅览室）
③1册入普通书库（借阅室）
所进同种类图书复本为3册以上：
①1册入青少年研究资料信息中心
②1册入馆藏中心（综合阅览室）
③其余入普通书库（借阅室）
★其它类书籍：
所进同种类图书为单本：入馆藏中心（综合阅览室）
所进同种类图书复本为2册：
①1册入馆藏中心（综合阅览室）
②1册入普通书库（借阅室）
所进同种类图书复本为3册以上（含3册）：
①1册入馆藏中心（综合阅览室）
②其余入普通书库（借阅室）
6.锦州师范高等专科学校图书馆
一、典藏图书分配标准
1、入藏新书按各借阅室、保存本库及分馆书库等进行分配。

1）按样本图书保留方案，提取图书调拨入样本库。

2）按分馆书库保留方案，提取图书调拨入分馆书库。

3）图书按各大类在馆中的布局入各借阅室。

2、光盘（包括课件、书后附盘等）、磁带入现代技术部。

二、新书的点收与调配
1、已分类编目加工好的文献由采编部工作人员将数据传送到典藏，再由典藏工作人员将数据由典藏系统传到中央数据库，经核对实际入库图书与传送数据无误后打印出典藏传票，各部负责人签收交接。

2、随时做好图书的总括登记帐等各种帐目。

年末将平日填写的各种账目汇总存档。

三、文献调拨
总馆与分馆、总馆各藏书点之间由于图书利用率的变化及藏书比例出现失调等情况，需对各藏书点之间的藏书进行调拨。

1、明确调拨的范围、方法、数量，制定详细文献调拨计划。

2、由采访和相关人员按计划共同实施具体任务。

3、由相关人员对调拨文献的馆藏地进行变更，并做好典藏各项统计。

4、完成书面报告并报办公室存档。

四、藏书清点
1、明确清点目的，制定清点计划，确定清点范围、方法与时间。

2、清点时，应按实际藏书逐册在系统清点模块中核对，最后打印出清点图书及未清点图书清单。

3、清点后针对发现的问题及时对书目数据库进行修改，保证书目信息与文献的统一。

书目数据库的修改经请示主管馆长后交相关的部门处理。

4、清点后应及时复核，总结清点结果，查明实际藏书数量，编制遗失、损坏藏书清册，分析原因，书面报告馆长批准后，做注销处理。