RFID智能档案管理系统解决方案

三、项目方案设计
3.1 项目总体框架
现场管理的思路是对档案的门进行管理，包括档案的入馆、盘点、查阅、防 盗管理、销毁管理等的，档案局门的多少，一般根据现场的实际情况，现以档案 局有四个门为例，档案局大厅一个大门，档案室两个里面放置了档案柜，一共三 个小门（三个小门完全一样），主要是在这四通道安装固定式读写器及天线。同
【摘要】 人们总是希望在需要一份资料的时候， 能快速的查找到它， 但在档案管理馆、 企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。 长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。 目前国内档案馆主要运 用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中， 起 着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、 盘点困难、 处理时间长等低效率现象， 而信息技术手段的应用则是解决问题的关 键。RFID 技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。 通过对当前档案管理中存在的问题进行分析， 杭州紫钺科技有限公司设计出 一套基于 RFID 技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理 业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。 【关键词】档案管理，RFID 技术，方案设计，流程设计
一、档案管理的现状与问题
近年来，我国档案事业取得了长足的发展， 档案事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案 的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档 案管理手段与技术所导致的问题日益突显：
1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长
传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰 写档案盒的相关信息， 最后手工抄写档案目录， 并将目录连同档案一起封装入档 案盒内。 这种操作方式耗费大量活劳动和时间， 导致较多档案入馆后被长期堆放、 一时得不到及时整理归档。 此外， 档案编目与档案盒誊写多为简单、 重复性劳动， 手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。
2.2 将 RFID 技术应用于档案管理优势
1、非接触式数据采集。RFID 技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信 息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案盒，只需将粘有 RFID 标签的档 案盒在阅读器前经过，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、 档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理 者实施库存档案的动态化管理。 2、快速扫描，且一次性数据处理量大。RFID 读写器可以同时从多个射频标 签中快速读取包括货位信息、 档案内容摘要信息等多项相关数据信息。 如一些读 写器可以每秒读取 200 个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过 100 倍。
时配置手持机， 固定式读写器通过有线网络直接接入到局域网内， 手持机可以通 过 GPRS 或者 WIFI 把采集的数据传输到后台电脑，可以在后台进行统一管理。
具体功能描述如下： （1）入馆 新的档案入库前， 首先要根 据档案的类别、年份和密级等相 关信息对新建档案进行编目，并 通过终端管理器写入 RFID 标签， 生成的电子标签数据被传送到中 心数据库里以备系统其他模块调 用。 档案入馆的流程如图 2 所示：
入库时， 档案管理信息系统的储位管理子系统发出入馆指令， 然后读取要入 馆的档案盒信息， 然后储位自动识别模块与档案自动识别模块进行档案盒信息匹 配，匹配后由储位自动识别模块分配该档案盒的存放储位，确认无误后，管理员 发出入馆确认信息， 确认信息通过计算机总线传递至该档案架， 储位指示点亮起， 管理人员将档案盒放至指示点所指示的储位，按下储位上的确认按钮， 指示灯熄 灭，确认信号反馈回管理系统，入馆结束。全部档案入库完毕后，在查询管理子 系统中可对已入馆的档案信息进行查询， 从而实现对档案的可视化、 动态化管理。 （2）盘点 由于 RFID 的使用，盘点档案变成一项 简单快速的工作： 由档案管理信息系统的查询 子系统发出盘点指令，RFID 阅读器立即完成 对档案的相关信息以及相应的储位信息的收 集， 并自动返回所收集的信息与中心数据库中 的数据进行核对。 如对于不能匹配的信息， 由
Fra Baidu bibliotek
3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用。和传统的条形码、磁卡等 数据存储介质相比，RFID 标签可存储的数据量大大增加，可达 1K 甚至更大的容 量；标签的内容可以反复被擦写,而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重 复使用。 4、安全性高。标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造， 这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。 5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染， 但 RFID 对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于 塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损； RFID 卷标是将数据存在芯片 中，因此可以免受污损。 6、体积小型化、形状多样化，RFID 在读取上并不受尺寸大小与形状限制， 不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。此外， RFID 标签更可 往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。 7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改， RFID 标签则可 以重复地新增、修改、删除 RFID 卷标内储存的数据，方便信息的更新。 8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下， RFID 能够穿透纸张、木材 和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。 而条形码扫描机必须 在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码 9、标签具有防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实 现非法取走报警
1.2 档案存放次序较易被打乱
虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中， 由于人工操作的随意 性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查 找困难。
1.3 档案查阅耗时长
随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时， 先由管理员找到存 放该类型档案的档案架， 再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。 一 旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针， 需要将 所有的档案筛选一遍。
RFID 应用于档案局 解决方案
杭州紫钺科技有限公司
目录
一、档案管理的现状与问题............................................................................................ 3 1.1 档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长....................................................... 3 1.2 档案存放次序较易被打乱................................................................................ 4 1.3 档案查阅耗时长................................................................................................. 4 1.4 档案的盘点操作不科学.....................................................................................4 1.5 对失效档案的管理滞后.....................................................................................4 二、RFID 技术方案优势...................................................................................................5 2.1 RFID 技术简介................................................................................................... 5 2.2 将 RFID 技术应用于档案管理优势.................................................................5 三、项目方案设计............................................................................................................. 6 3.1 项目总体框架......................................................................................................6 3.2 通道设计方案.................................................................................................. 10 3.2.1 大门设计方案...................................................................................... 10 3.2.2 小门设计方案....................................................................................11 四、硬件产品应用方案...................................................................................................14 3.1 标签选型及设计.................................................................................... 14 3.2 阅读器安装............................................................................................16 3.3 手持式阅读器.........................................................................................17 3.4 天线安装.................................................................................................18
1.4 档案的盘点操作不科学
由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案盒内，因此在盘点档案时一 般只清点档案盒的数量。但在每个档案盒内存放的档案种类、数量均不相同，这 种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。 如果要拆开每个档案盒进行盘 点，那将是一项十分庞大的工程。
1.5 对失效档案的管理滞后
有效期限是档案价值体现的重要标志之 一。 因此， 超过有效期限的档案是没有任何价 值的， 需要经常性销毁以减少对档案库存资源 的占用。 但是， 由于传统管理模式下档案盘点 工作的困难， 管理人员对档案的储存时间信息 掌握很不准切，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限 的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案， 给档案管理工 作带来额外负荷和成本。
鉴于这种现状， 档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。 为了解决以上问题， 档案局采用先进的 RFID 技术来解决以上问题，同时增加了防盗功能。
二、RFID 技术方案优势
2.1 RFID 技术简介
RFID（Radio Frequency Identification），即无 线射频识别， 是兴起于 20 世纪 90 年代的一项自动识别 技术。支持电话：0571-88223290 一个典型的 RFID 系 统由射频电子标签、 读写器或阅读器以及天线三部分构 成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的 综合技术， 主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进 行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际 应用中，读写器将特定格式的数据写入 RFID 标签，然 后将标签附着在待识别物体的表面。 读写器亦可无接触地读取并识别电子标签中 所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传 输等功能。