综合档案馆档案数字资源管理规范

综合档案馆档案数字资源管理规范

（征求意见稿）

范围

本标准规定了北京市综合档案馆档案数字资源管理的技术要求和管理要求。

本标准适用于北京市综合档案馆馆藏档案数字资源的综合管理。

规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894电子文件归档与管理规范

DA/T 18 档案著录规则

DA/T 46文书类电子文件元数据方案

DA/T 54 照片类电子档案元数据方案

DB11/T 765 档案数字化规范

术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

档案数字资源digitized archives resources

以数字形式存在的各类档案资源。

注1：一般包括电子档案和传统载体档案数字化副本。

迁移migration

将源系统或存储介质中的数据向目的系统或存储介质进行转换存储的过程。

元数据metadata

描述档案数字资源内容、结构和背景的数据。

资源库resources database

按照一定逻辑关联关系进行组织、存储，便于管理和检索的数字资源的集合。

临时库temporary database

为数据处理安全，对要进行规范化处理的数据创建的临时存储空间。

结构化数据structural data

存储在数据库里,可用二维表结构来逻辑表达实现的数据。

非结构化数据unstructured data

不便于用二维表结构来逻辑表达实现的数据。

注2：一般包括文本、图形、图像、影像、声音等。

异构档案数字资源heterogeneous digitized archives resources

文件类型不同的非结构化数据以及依托不同操作系统或不同数据库系统的结构化数据。

规范化处理

应确保档案数字资源格式规范。

文本文件标准格式包括XML、RTF、TXT、PDF、WPS、DOC、DOCX格式等。

数据文件标准格式包括DBF、XLS、XLSX格式等。

图形文件标准格式包括TIFF、PNG、GIF格式以及原始生成的矢量图格式等。

图像文件标准格式包括JPEG、TIFF格式等。

影像文件标准格式包括MPEG、A VI格式等。

声音文件标准格式包括W A V、MP3格式等。

档案数字化副本文件格式应符合DB11/T 765。

应建立档案数字资源对应的元数据、目录等管理数据，并根据相关规定进行规范化处理，包括但不限于以下项目：

文书类电子档案元数据应符合DA/T 46；

照片类元数据应符合DA/T 54；

档案目录应符合DA/T 18；

其他未形成标准规范的应参考相关规定。

规范化处理应经过授权方可操作。

规范化处理应在临时库中进行。

资源库建设

应整体规划建设档案数字资源库，有效整合异构档案数字资源。

资源库宜按照结构化和非结构化数据分开建设管理，并兼顾档案业务需求和资源库管理效能。

结构化数据应通过数据库系统进行统一管理。

非结构化数据应通过文件系统、数据仓库等技术方法进行科学、集中管理。

应建立档案数字资源、档案元数据、目录数据之间的相互关联关系。

在建资源库时应充分考虑档案数字资源迁移、交换、利用等过程中的真实、完整、可用和安全性要求。档案数字资源库建设应充分考虑资源量的增长需求，保证能满足未来至少5年的存储空间。

应对实时在线运行的资源库采取双机热备机制。

资源管理

应建立完备的运维机制，保障档案数字资源依托的基础软硬件环境、核心业务系统、数据库系统、文件管理系统等正常运行。

应对长期保存的档案数字资源每两年进行真实、完整、可用及安全性检查，经传输、迁移后的档案数字资源应及时检查。

真实性检查应确保档案数字资源内容不变，展现形式保持相对稳定。

完整性检查应确保档案数字资源数量、内容齐全，必备的元数据没有缺失。

可用性检查应确保档案数字资源能够正确读取和展示。

安全性检查应确保档案数字资源没有被非法窃取、没有病毒感染等。

根据信息技术发展，档案数字资源应进行必要的数据迁移和格式转换。

档案数字资源应由专人管理，在进行数据迁移或格式转换时应履行审批程序并进行记录。

对档案数字资源的所有操作应有系统日志记录，并至少保存1年。

应按季度、年度对档案数字资源进行统计分析。

可根据业务需求，及时对档案数字资源进行统计分析。

档案数字资源鉴定销毁按照GB/T 18894 执行。

存储备份

档案数字资源应分类存储，遵从电子档案管理规律，以全宗为管理单元，进行流水排序存储。

存储环境、介质要求应符合DB11/T 765.7。

档案数字资源存储空间的设计应不小于数据容量的2倍。数据量占存储空间的80%时，应及时扩容。应建立本地异地备份方案，明确备份内容、备份周期、备份方式、备份介质、备份数量、备份地点等。应每年分析档案数字资源库中数字资源的使用频率，按其使用频率进行分区管理，对于使用频率较高的档案数字资源，应使用高速存储设备进行存储管理。

发布与利用

发布

档案数字资源经过开放鉴定后应及时发布。

发布档案数字资源应经过授权。

根据鉴定结果，分级进行发布，发布时不应加密。

发布档案数字资源时可根据需求进行转换、压缩。

利用

应采取多种方式和途径最大限度地实现档案数字资源便捷、高效、广泛的利用。

应根据档案数字资源鉴定结果，依托相应的网络或读取设备提供在线或离线利用。

档案数字资源的利用应提供检索、阅览、复制等功能。

应通过目录数据库或全文检索形式实现对档案数字资源快速、准确、全面地检索。

应支持对文本、图形、图像、音频、视频等多种类型的档案数字资源进行快速、完整地阅览。

应支持档案数字资源的下载、拷贝、打印等复制服务。