高效的时间管理最新版本

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时间管理分析法
❖ 有效个人管理的四个步骤 ——确定角色:确定你认为重要的角色; ——选择目标:分别为每个角色确定未来一周要
达成的目标; ——安排进度:为这些目标确定完成时间; ——逐日调整:每日清晨依据行事历,安排一天
做事的顺序。
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高效的时间管理
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原则一:80/20原则
20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力做好20%的工作 投入20%的精力做另外80%的工作
高效的时间管理
—让你的时间多出20%
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高效的时间管理
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时光大盗的分类
有形的 ( 自觉的)
1. 接听电话
6. 沟通不足
2. 打电话
7. 办公室政治
3. 会议
8. 资源不足
4. 打扰 5. 官僚作风
9. 阅读文件及邮件 10. 交通堵塞
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时光大盗的分类
无形的 ( 不自觉)
Hale Waihona Puke Baidu
1. 欠缺周详计划
6. 拖延
目标能唤起你最高尚的才能!
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产能金字塔
日 计划 周计划
确立目标 探寻价值观
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目标 角色 主导价值观
有效的目标设定和分解-SMART原则
➢ Specific具体的 --目标具体明确,例如“我想要 当主任、得到硕士学位”等
➢ Measurable可衡量的 --效果可衡量,有助于衡量 进度和观察结果
➢ Attainable可达到的 -- 有挑战性的、通过努力 可达到的
重要
M2
重要, 非紧急
M4
非重要 非紧急
M1
重要, 紧急
M3
非重要 紧急
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紧急
优先矩阵
重要
II •危机
I
•客户关系维护
•紧迫的问题
•规划制定
(产品质量问题)
•业务开拓
•有期限压力的重大计划 (项目、会议、报告)
IV •琐碎杂务
•无关的信函、电话 和邮件 •消磨时间的行为 •上班时间的闲聊 •过分沉迷于电视、 上网和放松状态
拖延者的借口 ➢ 强调时机不对 ➢ 逃避不愉快的生活 ➢ 敷衍 ➢ 不愿承担责任 ➢ 不愿面对现实
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个人管理-沟通促效法之与拖延决战 克服拖延的技巧
➢ 给自己设定最后时限 ➢ 把大块工作分解并锁定时间完成 ➢ 将计划告诉他人(协助监督) ➢ 奖励自己
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时间管理三要素
➢ 管理时间 ➢ 管理个人 ➢ 管理团队
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检视我们的时间资产 时间管理分析法
——生命倒计时法
❖ 人生70古来稀,(假设你能活到100岁)。
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请写出你签写前面表格的直接感受
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时间管理分析法
“今年是你生命中的最后一年”法 ❖ 你打算如何去度过?
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时间管理分析法 时间价值分析法
❖ 时间价值表:
年收入 年工作时间 日工作时间 每天价值 每小时价值 每分钟价值
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任务完成
→ 任务延期
X 任务取消
√ 授权任务

进行中
时间管理的原则
原则三:四象限法则(优先原则) 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序,从最重要的事做起 每天都这么做
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优先矩阵
重要
M2
重要, 非紧急
M1
重要, 紧急
M4
非重要 非紧急
M3
非重要 紧急
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紧急
轻松驿站:我的大石头
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优先矩阵
危机 有限期的任务 安全事故
尽量避免 扩大Ⅰ
尽量避免 Ⅳ事情
浪费
ⅣⅢ
欺骗
打发时间的工作 看报纸 闲聊 赌博 看肥皂剧
不速之客 某些会议 某些电话 很多流行活动
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尽量减少 Ⅲ事情
紧急
活在第II象限
普通一人般的人时群间安排


15% 25-30%
高效能高人绩士效的人时员间安排


65-80% 20-25%
请根据您认为的重要和紧急程度把这些任 务分配到四象限中
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高效的时间管理
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目标与计划管理
目标及其设定——为什么要设定目标 ➢ 让生活的方向有一种目标感 ➢ 克服懒惰的心态 ➢ 专心致志 ➢ 产生热忱 ➢ 区分事情的轻重缓急 ➢ 节省很多时间,把时间摆在最有生产力
的地方. ➢ 可以省钱 ➢ 确认价值重要性 ➢ 有了目标以后,会提高 ➢ 有助于成长和进步
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时间管理的原则
原则一:80/20原则(柏拉图原理)
将大多数时间投入在能带来更高回报的工作上。
运用柏拉图原理的三个步骤: ★确认要达成的目标 ★确认达成目标下的关键重要活动 ★重新安排时间,将更多时间投入在关键重要活动上
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原则二:目标ABC-优化与跟踪原则
➢ A:必须做的 ➢ B:应该做的 ➢ C:暂时可以不做的
规则) 确定优先顺序,简化及授权 追踪与检讨
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日计划的好处
➢ 你可以对第二天有较好的心理准备 ➢ 集中到重要事情上 ➢ 借着任务整合,合理的达成你想要得目标 ➢ 你可以控制你的人生目标或年度目标的进度
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有效的自我管理
养成良好的工作习惯 ➢ 个人管理 ➢ 团队管理
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有效的自我管理——个人管理
III •不必要干扰
•不必要的报告不重要 的会议、电话、信函 和电子邮件
•其他人的小事
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紧急
优先矩阵
重要:你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及 首要目标有意义的活动。 紧急:你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活 动。
重要
多投资时 间在Ⅱ
效能
ⅡⅠ
生存
准备工作 建立与学生的关系 学生干部的培养 部门管理工作 个人成长、学习
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课堂练习:王老师的一天
1. 批改学生作业 2. 下个月要组织学生春游,打电话询问下个月的天气情况 3. 编写教案 4. 联系朋友,商量共进晚餐事宜 5. 浏览桌上堆积如山的教育杂志 6. 为下个月的教师研讨业务会议准备口头报告 7. 参加下午2点举行的会议,但议题不明 8. 与同事交流如何提高自己孩子学习成绩的方法 9. 据传自己任教的班级里某一学生有不良品行问题
M4非重M要4 非紧急
M3
非重要 紧急
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紧急
时间管理矩阵使用技巧
不要总是做灭火员,尤其是灭自己的火; II做得多了,I就自然做得少了; 寻求调整自己情绪的有效办法,提高工作效率; 比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的
事变成紧急的事去做; 勤于计划。好记性不如烂笔头,并学会分解大的
计划; 尽量将每件事情一次性做对。
与急迫性,强调产品与产能的齐头并进;
❖ 有效个人管理的六个标准: 1. 一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计划、 欲望与自制等应合谐一致; 2. 平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行 发展; 3. 有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的 优先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做; 4. 重人性:个人管理的目的在人而不在事; 5. 有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整; 6. 携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整
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习惯的建立
知 知识识 ((做做什什么么,、为为何何做做) )
技能 习惯 意愿
(怎么做)
(想要去做)
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谢谢!
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2. 不懂分辨轻重缓急
7. 善忘
3. 过分注重细节
8. 不懂授权
4. 犹疑不决
9. 欠缺组织
5. 不懂得说不
10. 健康欠佳
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您的时间管理常见问题是什么? 您的解决办法是什么?
1. 2. 3. 4. 5.
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时间管理分析法 柯维时间管理法
测验参见参考资料中《时间管理测试汇总》
❖ 以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性
办公促效法
建立有效的办公环境 高效处理文档 善用零散时间
沟通促效法
处理干扰的原则 克服拖延 授权
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个人管理——办公促效法之建立有效的办公环境
➢ 桌面整洁,只留正在做的事情 ➢ 每件物品应摆放在固定的位置 ➢ 工作中经常用到的用品应易取 ➢ 每天下班前将办公桌整理就绪 ➢ 把不再需要的东西坚决的扔掉
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总结你的时间掌控
12—16 “yes” 8—12 “yes”
4—8 “yes”
0—4 “yes”
救命!你在时间管理上需改进 当心!你需要重新审视你的时间 行动指南
可以!方向正确,但需要提高冲劲
恭喜!坚持并保留你的方法
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时间的特性
但时间 可以管理! .
泊利恒钢铁公司与25,000$支票
•把每天要做的事列一份清单 •确定优先顺序,从最重要的事情做起 •每天都这么做 •2个月后收到了25,000$的支票,说明了 什么?
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个人管理-办公促效法之高效处理文档
优化文件处理流程 ➢投掷 ➢转手 ➢行动 ➢归档:工作完成后,马上归档
注: ✓每次只处理一份文件, 一份文件只处理一次 ✓背包原则:批量集中处理相似任务
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个人管理-办公促效法之善用零散时间
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个人管理-沟通促效法之处理干扰原则
No 遗憾 礼貌 理由
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个人管理-沟通促效法之克服拖延的习惯
(万元) (天) (小时) (元)
(元)
(元)
2
254
4
254
6
254
8
254
10
254
……
……
8
78.74
9.84
0.16
8
157.48
19.68
0.33
8
236.22
29.52
0.48
8
314.96
39.36
0.66
8
393.70
49.20
0.80
……
……
……
……
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时间管理分析法 生理节奏法
❖ 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段 做最有价值的事;
❖ 注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决 问题;
❖ 该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息, 你每天清醒的时间,就多增加了1小时。
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时间管理分析法 柯维时间管理法
❖ 以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性
与急迫性,强调产品与产能的齐头并进;
❖ 有效个人管理的六个标准: 1. 一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计划、 欲望与自制等应合谐一致; 2. 平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行 发展; 3. 有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的 优先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做; 4. 重人性:个人管理的目的在人而不在事; 5. 有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整; 6. 携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整
➢ Relevant相关性 --目标要和该岗位工作职责相关 联
➢ Time-bound时限性 -- 目标有时限性。
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举例:好的目标设定
➢ 教学质量目标:本年度本班期末考试成绩年 级排名不低于第二名。
➢ 师生关系目标:与班内至少8名同学成为朋 友。
➢ 个人发展目标:到8月15日完成我的下五年 的职业发展计划,并在以后12个月内列出时 间表,以确保目标的实现。
2-3%

50-60%

<1%

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<15%

最大时间管理迷思: 重要但不紧迫的事
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30
大多数人的做事习惯;穷于应付
重要
M2
重要, 非紧急
M4
非重要 非紧急
M1
M1 重要,紧急
重要, 紧急
M3
M3 非重要 非紧重急要紧,急
.
紧急
M2未能有效控制,M1扩大
重要
M2
重要, 非紧急
M1
M1重要,紧急
重要, 紧急
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80/20原则
20%的人掌握
的资源;
你书架上的书有 的?
是你经常阅读
找出 放在上面;
关键问题,把80%的精力
把80%的时间花在
重要的事情上,
把80%不重要的事情授权給别人去做。
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如何坚持这一原则?
列出全部工作项目 对工作按价值进行分类 分配自己的时间和精力
常见误区: •面面俱到——都想做好 •完全主义——都想做完 •平均分配时间和精力
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Time for us 轮到我们了:
每个人写出一个自己将要完成的工作 目标,注意运用SMART原则。
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练习三:目标设定与分解练习
日 计划 周计划
确立目标
探寻价值观
每周目标 角色 目标 计划
行事历 授权
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计划管理——日计划的步骤
写下任务 估计做事的时间长短 留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40
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