学校档案管理要求

学校档案管理要求

一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理，即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时，同时整理各项工作过程的档案资料。

三、学校一把手要亲自抓档案建设工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。

四、学校设立综合档案室，由一名副校长具体牵头，设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理，按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。

五、档案材料的收集、立卷和归档

学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，必须按规定移交归档，集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求，把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。

各种档案材料（包含照片、音像制品和实物）随时整理，随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档；归档的档案材料应质地优良，书绘工整，字迹清楚，符合有关规范和标准要求（详见附件1）。

六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订（装订标准详见附件2）。

七、档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记，借阅和移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信、经领导签字同意后，方可查阅。对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查，对破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。学校撤销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

附件:1.文字档案材料印制格式要求。

2.档案材料立卷装订存放的要求。

3.学校档案目录索引（参考）。

附件1

文字档案材料印制格式要求（参考）

档案用纸：采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸：档案用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体字号：标题一般用2号加粗宋体字，文中标题层次依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，一级标题用黑体，二级标题用楷体，三、四级标题用3号仿宋体；每个自然段开始行左侧空两字符；如无特殊说明，正文文字格式一般用3号仿

宋体字。

标点符号和数字：标点符号用全角，阿拉伯数字用半角。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，如首页和尾页等。

文字的颜色：如无特殊说明，正文文字的颜色均为黑色。

印制要求：双面印刷，印品着墨实、均匀；字面不花、不白，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。

文字材料的日期：所有的档案资料均应标明日期，没有日期的档案是没有意义的，没有任何保存价值。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

附件2

档案资料立卷装订存放要求（参考）

各类档案盒里装的是当学年的档案资料，也就是每年的秋季开学（一般是9月1日）到下一年的暑假结束（一般是8月31日）这个期间的档案资料。每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理，该补充的补充，该打印的打印，进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

一、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷，每卷大约100张纸左右（200页左右）。若某类档案多卷，末卷小于100页可并入上一卷，大于100页且不足200页可装订成一卷。

二、两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1.每卷装订前要编好页码，单数页码在右上角，双数页码在左上角，编好页码后编制本卷的目录。按卷宗编号，把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2.立卷档案统一封面，封面标注编号和本卷的类别。每学年把所有的立卷档案进行编号，编号采用“10位数两杠一括号”的形式，如2015-16-01（10），表示2015-2016学年度第一卷档案，括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3.各种机构设置、课程表等档案资料，以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等，可长期存放在档案盒里，不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订：

1.每本100－200张纸，双面打印200－400页。

2.用打孔机左侧打孔，孔距均匀，孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊，绳结打在每卷的背面。

3.打孔时要注意和绳子相匹配，防止孔大绳细，装订不牢固。

存放

1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内，按照每卷的编号顺序，小号在上，大号在下叠放一起，最上面放置年度总目录，放在标注年度明显的档案橱或柜子里，以便节省空间、易查找。

2.实物资料，如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上，并单个拍照建立电子档。

3.音像资料要存储在专用设备上，按年度编号建立电子档案，并有复制另存。

档案编号：

2018－19－01（10）

类别：

1.××××××××××××（？－？页）

2.××××××××××××（？－？页）

3.××××××××××××（？－？页）