纸质档案数字化59页
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11/17/2019
纸质档案数字化工作流程
?档案整理 ?建立目录数据库 ?档案扫描 ?文件命名 ?图像处理 ?数据链接 ?数据质检
11/17/2019
纸质档案数字化工作流程
?档案整理：
1.拆装订卷
来自百度文库
2. 编页号
?建立目录数据库：
应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确 定档案的著录项，建立目录数据库。
11/17/2019
昌平区档案数字化现状
15
? 昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。
? 截止2019年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目 录著录约240万条，电子图像扫描约40余卷件1200余万页， 档案类别达()个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局 前列。
? 昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器， 配套磁盘阵列容量达114TB，数据总量居全区之首，服务 器已实现双机热备及数据实时备份等功能。
档案
纸质档案数字化
主要内容
?档案数字化简介 ?档案数字化工作要求
? 昌平区档案数字化管理系统操作流程
?常见问题解答
档案数字化简介
11/17/2019
档案数字化
是什么
所谓档案数字化，是指采用扫描仪 或数码相机等数码设备对纸质档案进行 数字化加工，将其转化为存储在磁带、 光盘、移动硬盘等载体上并能被计算机 识别的数字图像或数字文本的处理过程。
纸质档案数字化工作流程
?图像处理：
1.调整方向、纠偏 2.去污、去黑边 3.图像拼接
?数据链接：
建立档案目录数据库，使用 Access数据库超 链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。
?数据质检：
检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图 像的完整、清晰情况，检验率应达到 100%，合格 率达到 99.7% 。
?2.文件级文件夹命名：全宗号 -目录号-年度-件号 文件级图像命名：全宗号 -目录号-年度-件号-页号
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?存储结构： 在电子图像扫描结束后，应将数据按照
全宗号——目录号——文件的结构进行存储
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?数据链接：
在电子图像扫描与电子目录录入工作完 成后，通过Access数据库的超链接功能将 目录与图像相挂接，或使用《昌平区档案 数字化管理系统》中的挂接功能模块自动 链接。
11/17/2019
纸质档案数字化的依据
1. 国家档案局2019年4月30日发布的《纸 质档案数字化技术规范》DA/T31-2019 2. 北京市档案数字化标准DB11/T 765.2— 2019
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
1. 规范性 档案数字化必须遵循行业标准《纸质档 案数字化技术规范》，采取国家推荐的文 件格式、技术参数和工作流程。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
2. 安全性 确保档案原件的安全。 保守档案信息的秘密。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
3. 真实性 确保档案信息内容的原真性。 避免对档案内容作额外处理。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
4. 效益性 评估档案数字化投入的必要性。 采取最优化的技术方案。 发挥专业化和社会化优势。
为什么要
档案数字化
?是社会发展的需要 ?是政府工作的需要 ?是档案业务的需要
档案数字化 的作用
8
?1. 能够实现档案数据的网络共享。 ?2. 能够缩短档案文件查阅时间。 ?3. 能够有效地保护档案原文安全。 ?4. 能够提高档案利用率且便于存储。 ?5. 便于建立档案资源库，适应各类
档案的管理需求。
11/17/2019
昌平区档案数字化软件操作流程
?划定为其他保管期限的档案，是否进行数 字化，由各单位自行决定。
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子目录 ?电子图像 ?存储结构 ?文件命名 ?数据链接
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子目录： 1.确保目录的完整性，项目数应与软件中所 显示列数相同。
2.确保目录与电子图像一一对应。
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纸质档案数字化工作要求
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工作环境——硬件
?配置档案数字化专用计算机、扫描仪。 ?切断与INTER网连接，保持计算机不联网。
11/17/2019
工作环境——软件
?相应的扫描仪驱动 ?WINDOWS XP 及以上操作系统 ?Microsoft Office 2019/2019 ?ACDSee5.0 （推荐） ?Photoshop （选用） ?昌平区档案数字化管理系统
11/17/2019
纸质档案数字化工作流程
?档案扫描：
档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方 式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对 比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整 应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实 体。
?文件命名：
应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。
11/17/2019
3.应将Exel载体的目录导入Access数据库中
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子图像： 1.图像分辨率不低于200点。（DPI）
2.图像完整、清晰。
3.选择真彩色模式进行扫描。
4.扫描后的图像采用JPEG格式存储。
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?文件及文件夹命名：
?1.案卷级文件夹命名： 全宗号-目录号-案卷号 案卷级图像命名：全宗号 -目录号-案卷号-页号
11/17/2019
工作目标
?一是将纸质档案目录信息转换为存储于 EXCEL或ACCESS格式的电子目录。
?二是将文书、照片等纸质档案通过数字化 转换为电子格式的电子图像。
11/17/2019
纸质档案数字化工作范围
?自2019年起,凡列入本单位进馆接收范围， 并划定为永久保管期限和社会利用价值高 的纸质档案，原则上均须进行数字化。
? 在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区77个 处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。
11/17/2019
纸质档案数字化外包
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1. 什么是纸质档案数字化外包。 2. 为什么要开展纸质档案数字化外包。 3.档案数字化外包的管理规范。 国家档案局于 2019 年 12 月8 日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 4. 各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。
纸质档案数字化工作流程
?档案整理 ?建立目录数据库 ?档案扫描 ?文件命名 ?图像处理 ?数据链接 ?数据质检
11/17/2019
纸质档案数字化工作流程
?档案整理：
1.拆装订卷
来自百度文库
2. 编页号
?建立目录数据库：
应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确 定档案的著录项，建立目录数据库。
11/17/2019
昌平区档案数字化现状
15
? 昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。
? 截止2019年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目 录著录约240万条，电子图像扫描约40余卷件1200余万页， 档案类别达()个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局 前列。
? 昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器， 配套磁盘阵列容量达114TB，数据总量居全区之首，服务 器已实现双机热备及数据实时备份等功能。
档案
纸质档案数字化
主要内容
?档案数字化简介 ?档案数字化工作要求
? 昌平区档案数字化管理系统操作流程
?常见问题解答
档案数字化简介
11/17/2019
档案数字化
是什么
所谓档案数字化，是指采用扫描仪 或数码相机等数码设备对纸质档案进行 数字化加工，将其转化为存储在磁带、 光盘、移动硬盘等载体上并能被计算机 识别的数字图像或数字文本的处理过程。
纸质档案数字化工作流程
?图像处理：
1.调整方向、纠偏 2.去污、去黑边 3.图像拼接
?数据链接：
建立档案目录数据库，使用 Access数据库超 链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。
?数据质检：
检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图 像的完整、清晰情况，检验率应达到 100%，合格 率达到 99.7% 。
?2.文件级文件夹命名：全宗号 -目录号-年度-件号 文件级图像命名：全宗号 -目录号-年度-件号-页号
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纸质档案数字化工作指标
?存储结构： 在电子图像扫描结束后，应将数据按照
全宗号——目录号——文件的结构进行存储
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?数据链接：
在电子图像扫描与电子目录录入工作完 成后，通过Access数据库的超链接功能将 目录与图像相挂接，或使用《昌平区档案 数字化管理系统》中的挂接功能模块自动 链接。
11/17/2019
纸质档案数字化的依据
1. 国家档案局2019年4月30日发布的《纸 质档案数字化技术规范》DA/T31-2019 2. 北京市档案数字化标准DB11/T 765.2— 2019
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
1. 规范性 档案数字化必须遵循行业标准《纸质档 案数字化技术规范》，采取国家推荐的文 件格式、技术参数和工作流程。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
2. 安全性 确保档案原件的安全。 保守档案信息的秘密。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
3. 真实性 确保档案信息内容的原真性。 避免对档案内容作额外处理。
11/17/2019
纸质档案数字化遵循原则
4. 效益性 评估档案数字化投入的必要性。 采取最优化的技术方案。 发挥专业化和社会化优势。
为什么要
档案数字化
?是社会发展的需要 ?是政府工作的需要 ?是档案业务的需要
档案数字化 的作用
8
?1. 能够实现档案数据的网络共享。 ?2. 能够缩短档案文件查阅时间。 ?3. 能够有效地保护档案原文安全。 ?4. 能够提高档案利用率且便于存储。 ?5. 便于建立档案资源库，适应各类
档案的管理需求。
11/17/2019
昌平区档案数字化软件操作流程
?划定为其他保管期限的档案，是否进行数 字化，由各单位自行决定。
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子目录 ?电子图像 ?存储结构 ?文件命名 ?数据链接
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子目录： 1.确保目录的完整性，项目数应与软件中所 显示列数相同。
2.确保目录与电子图像一一对应。
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纸质档案数字化工作要求
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工作环境——硬件
?配置档案数字化专用计算机、扫描仪。 ?切断与INTER网连接，保持计算机不联网。
11/17/2019
工作环境——软件
?相应的扫描仪驱动 ?WINDOWS XP 及以上操作系统 ?Microsoft Office 2019/2019 ?ACDSee5.0 （推荐） ?Photoshop （选用） ?昌平区档案数字化管理系统
11/17/2019
纸质档案数字化工作流程
?档案扫描：
档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方 式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对 比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整 应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实 体。
?文件命名：
应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。
11/17/2019
3.应将Exel载体的目录导入Access数据库中
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?电子图像： 1.图像分辨率不低于200点。（DPI）
2.图像完整、清晰。
3.选择真彩色模式进行扫描。
4.扫描后的图像采用JPEG格式存储。
11/17/2019
纸质档案数字化工作指标
?文件及文件夹命名：
?1.案卷级文件夹命名： 全宗号-目录号-案卷号 案卷级图像命名：全宗号 -目录号-案卷号-页号
11/17/2019
工作目标
?一是将纸质档案目录信息转换为存储于 EXCEL或ACCESS格式的电子目录。
?二是将文书、照片等纸质档案通过数字化 转换为电子格式的电子图像。
11/17/2019
纸质档案数字化工作范围
?自2019年起,凡列入本单位进馆接收范围， 并划定为永久保管期限和社会利用价值高 的纸质档案，原则上均须进行数字化。
? 在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区77个 处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。
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纸质档案数字化外包
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1. 什么是纸质档案数字化外包。 2. 为什么要开展纸质档案数字化外包。 3.档案数字化外包的管理规范。 国家档案局于 2019 年 12 月8 日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 4. 各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。