会计电算化环境下固定资产处理

2011年10月
财经视点
浅析会计电算化环境下固定资产处理
文/王夏
摘 要：固定资产是企业生产经营环节的主要资产，是企业重要的劳动手段，也是改善企业经营管理的重要环节。

随着科技不断发展，核算和管理固定资产已逐步被计算机所替代，文章重点研究电算化环境下固定资产处理的特点、流程、意义、与传统方式的差异以及所体现的优势，针对电算化环境的固定资产处理现状提出改善措施。

关键词：会计电算化；固定资产管理系统；优势；完善；措施
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1006-4117（2011）10-0103-02
式，没有那么企业可以不靠负债，完全由自有资金构成。

但是负债本身是一把双刃剑，它即可以产生财务杠杆，让企业“借鸡生蛋”，同时带来财务风险。

所以债务资金不能太大也不能太小，与此相同，权益资金也既不是越多越好，更不是越少越好。

究竟债务资金与权益资金各自多少最好？这就是我们所说的最佳资本结构的问题。

在财务管理的理论界、最佳资本结构就是使企业资金成本最低、企业价值最大的资本结构。

在实务中我们一般采用每股盈余的高低作为衡量标准对筹资方式进行选择。

但是，这种方法的缺陷在于没有考虑风险因素。

只有在风险不变的情况下，每股收益的增长才会直接导致股价的上升，实际上经常是随着每股收益的增长，风险也在加大。

至于资产负债率要多少为宜，各种企业并不相同。

以个人观点来看，资金密集型企业和技术密集型企业的资产负债率可以在60%以上，劳动力密集型企业的资产负债率应该在50%以下。

（三）加大内部融资力度
人们常说“打铁全靠本省硬”，一个人如此、一个企业更是如此，不能光靠银行借款，或者发行股票让大众股民为你埋单。

投资者投资企业的目的也是使资产增值，使股东权益最大化。

所以一个企业要生存、发展，就要增大内部留存收益，保证企业的经营质量与未来良好发展。

企业内部管理水平的高低，对企业内部筹资的效果有着较大的影响。

为此，首先应全面提高企业对管理的重视，改变长期以来重经营、轻管理的思想；其次建立适应市场经济的企业内部控制制度，使企业的财务、生产、质量等管理工作正常化、规范化，提高企业管理等级；再次，企业的发展方向，必须社会发展的需要和市场供求的需要，并具有较高的企业效益和社会效益，当企业具有增长潜力和发展后劲时，企业就可以更多地从内部筹集到发展所需资金。

（四）采用海外上市融资方式
证券市场是企业获得发展所需资金的最佳途径。

然而，，国内证券市场融资门槛仍相对过高，融资能量有限。

海外证券市场主要采取的是核准制，海外上市能否通过审核，企业相对能够有较明确的预期，降低了不确定性。

从发行审核时间来看，只要准备好合格的备审资料，海外上市的审核过程较短，这对于急需资金来扩张业务的成长型企业来说十分重要。

因而企业选择海外上市可以弥补其国内融资的不足。

结论：资金是一个企业生存和发展的命脉，我们财务和会计的对象归根结底都是：社会大生产过程中的资金运动、筹资、投资、资金营运和资金退出。

融资活动是一个企业生产经营活动的起点、也是企业财务活动的重要环节，做好融资是财务人员任重道远的使命。

作者单位：字廷香 东方航空云南有限公司 李雄平 云南农业大学参考文献：
[1]2011年注册会计师辅导教材.《财务成本管理》.
[2]企业会计准则.
固定资产是指企业使用期限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具等。

固定资产价值较高、资产流动性小，在企业总资产中所占比重高，正确的核算和管理固定资产对企业的生产经营活动具有重要意义，因此必须对企业的固定资产进行严格的核算和管理。

一、固定资产核算和管理的现状
固定资产单位价值高、名目繁多、分布广泛，为了对固定资产实行有效及时的核算和管理，仅仅依靠财务部门是不够的，需要强化固定资产管理体制，协调各个职能部门的责、权、利，建立健全完善的资产管理机构。

然而，不少企业固定资产管理制度形同虚设，并非所有部门都按制度设立了资产管理员，或人员调动频繁，交接手续混乱等。

在实际工作中资产使用部门、财务和管理部门协调不够，管理上没有严格的时间限制和严格的惩处措施，造成资产的增减、调拨和报废工作中单据入账时间滞后，或漏记、重复登记、造成账实不符。

因此，通过电算化的手段减轻会计人员的核算强度、提高核算效率，设置资产管理员，利用固定资产系统相对独立的、有针对性的管理固定资产，显得尤为重要。

二、电算化环境下固定资产系统的主要流程
固定资产系统是财务软件中相对独立的子系统，适用于企事业单位的固定资产核算和管理，并协助企业进行部分成本核算。

固定资产管理系统内容包括：系统初始化、日常业务处理和月末处理。

（一）系统初始化
固定资产系统的初始化是系统正常使用的基础。

系统初始化是根据用户单位的具体情况，建立一个固定资产子账套并初始设置。

在建立固定资产子账套之前，必须先在系统管理建立核算账套，并启用固定资产子系统，才能建立子账套并初始化。

基础设置主要包括资产类别、增减方式、部门对应折旧科目、折旧方法、使用状态设置、卡片项目定义等内容，是账务处理前进行的基本信息和档案的填写，以便系统后续运行所需。

在处理当期固定资产业务前，除了前述基础工作外，还要将启用系统以前的固定资产信息录入到系统，以保证会计数据的连续性。

（二）日常业务处理
固定资产子系统的日常处理是固定资产管理中最重要的内容，主要包括资产增减、资产变动、折旧处理及卡片管理等。

资产增加也称资产新增录入，当期通过购进等方式增加的并于当期开始使用固定资产才能通过资产增加的方式录入卡片。

在使用过程中，由于毁损、出售、盘亏等原因减少的资产，应该通过系统提供的资产减少功能来填写减少日期、原因、金额等信息并删除相应卡片。

资产在使用过程中，由于价值变动、使用部门变更等原因需调整卡片参数，这种变更必须留存原始单据，电算化环境下称为变动单。

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2011年10月财经视点
折旧的处理是固定资产管理子系统的主要功能之一。

系统根据固定资产的金额、年限、折旧方法等自动计提折旧，把应计提折旧的资产所计提折旧数额进行列表，同时将当月折旧额分配到成本和费用，用户可据此自动编制记账凭证。

除此以外，系统还提供固定资产卡片管理、资产评估管理、资产盘点、账表管理等功能，方便用户进行资产评估、盘点并提供强大的账簿联查功能，将各类账表与分类明细和原始单据等有机的联系起来，实现了方便、快捷的查询模式。

（三）月末处理
电算化系统的月末处理主要包括计提减值准备、系统制单处理以及月末对账、结账。

虽然电算化环境下各子系统相互独立，但固定资产管理和账务处理系统之间存在数据的自动传递与共享，主要通过记账凭证实现。

系统根据当月固定资产新业务自动制单，并将凭证传输至账务处理系统。

当月业务完成后要进行系统对账及结账，固定资产系统也不例外。

转入账务处理系统的所有凭证都复核并记账后，固定资产系统才能对账，并且对账平衡后才允许月末结账。

三、电算化环境下处理固定资产的优势
（一）手工环境下固定资产处理的特点
手工环境下，固定资产的明细分类核算是通过设置并填写固定资产卡片和登记固定资产备查账簿展开的。

固定资产发生增减、变动、计提折旧的时候，填制记账凭证，同时将相关内容登记到每项固定资产预置的卡片中，再根据设置好的固定资产登记簿，分别登记固定资产的增减、变动余额等，月末计算并汇总，与固定资产总账的科目余额以及固定资产卡片的原值合计进行核对。

众多企业延用传统手工方式核算和管理固定资产，手段相对落后，存在很多问题。

第一，核算效率低、卡片管理不规范；不便于动态分析固定资产综合利用情况。

第二，手工管理固定资产很难达到账卡、账实、卡物相符。

第三，折旧计提方法比较单一，无法实现固定资产的精细化管理，难以及时反映固定资产磨耗情况，导致成本计算工作不及时、细致。

因此，使用现代化手段核算和管理固定资产对提高企业的生产经营管理水平具有重大的意义。

（二）会计电算化环境下固定资产处理的特点及优势
固定资产数据处理频率较低，处理方式相对简单，但数据量大，综合查询的容要求高，编制各种管理报表工作量也很大。

同时，固定资产数据结构规律性强，核算方法也较规范，因此，利用电算化固定资产系统处理各类业务是最佳选择。

通过前述固定资产系统的业务流程可看出，电算化方式下的处理大大减少了手工录入、计算、汇总的工作量，提高了工作效率，账务处理更加及时。

其优势体现在以下方面。

1、减轻会计人员的工作强度并提高人员素质
电算化方式下，只要将固定资产的原始信息输入，大量的数据计算、分类、汇总和存储工作都由系统完成。

这样不仅使会计人员从繁重的登账、计算、整理工作中解脱，使固定资产的核算更加的及时有效，并且可充分利用会计信息积极参与预测、控制及经营管理决策，促进会计职能的转变。

同时，实行电算化，促进会计人员不断学习和更新电算化知识，以便适应工作要求，从而使人员知识结构和业务能力得以提高。

2、提高企业固定资产管理的现代化水平
固定资产的管理在企业会计信息管理中扮演重要角色，并且具有很强的综合性。

固定资产核算和管理电算化，很大程度带动和加速了企业管理现代化的实现；大量的会计信息资源通过系统和网络得到共享，使各个部门以及人员之间的协调更加方便和通畅，提高了会计信息的使用价值。

3、方便跟踪固定资产使用情况
实行电算化后，资产管理员能够及时准确地掌握固定资产数量、性能和使用状态，可随时对固定资产各项指标进行分析，合理使用调剂资产，对使用率低、超过使用年限、不能提高经济效益的固定资产，及时进行清理报废。

利用电算化系统分类存储和检索功能强的优势，准确及时地跟踪固定产使用情况和利用率，以达到企业经济利益最大化。

　
4、内部控制更加严格
电算化环境下固定资产的核算和管理，在内部控制方面更加完善。

电算化系统通过操作员的角色和权限管理保障和限制了固定资产管理员的操作范围和权限。

外部人员无法随意登录固定资产系统，各部门的固定资产必须通过资产管理员方可进行登记和更新，保证了会计信息的规范性，也从很大程度避免了会计舞弊行为，使内部控制更严格，控制内容更规范。

四、电算化环境下固定资产处理存在的风险及应对措施
（一）电算化环境下固定资产处理的风险
会计电算化的普及在固定资产的核算和管理中扮演着重要角色，然而对于功能强大且不断更新的财务软件，部分会计人员职业道德感不强，不按照规定权限操作；或者操作不熟练，对于系统功能，尤其是管理功能不能充分的利用。

系统可以代替手工进行固定资产的汇总、更新、计算处理，但无法替代会计人所具有的对不符合会计法规及特殊业务的推理、判断。

因此，程序设计不严谨或不能及时进行人工判断，可能导致一些错误数据存在于系统之中并进行传递。

同时，在使用电算化系统进行固定资产处理时，由于操作不当，感染病毒的机率也随之增加，导致数据库中的资料有可能丢失或者被篡改，以至于企业的账务处理流程受到干扰而无法正常进行。

（二）电算化环境下固定资产处理的应对措施
建立完善的档案制度是完善电算化下固定资产管理的重要措施。

会计电算化档案管理主要是指机制打印的各种账表、凭证及存储会计数据和程序的其他介质。

资产管理员要定期打印并保存好纸质的会计资料，并保管好磁介质的资料。

同时，对于过期和作废的固定资产卡片不能简单删除而应在备查文件中保存。

建立必要的操作制度，明确操作人员的工作职责和权限，禁止非操作人员操作财务专用电脑，加强操作人员身份的密码控制。

在系统使用过程中，尤其是在网络环境下，病毒通过非授权入侵而隐藏在可执行程序或数据文件中，对数据库具有非常大的破坏性。

因此非会计软件使用前必须使用有效软件查毒杀毒；对系统程序、文件等加上写保护，防止病毒侵入。

同时，加强人才培训力度，改善会计人员知识结构，推动企业电算化由核算型向管理型转变。

综上所述，面对会计核算和管理手段的不断进步，企业应不断完善固定资产管理系统的功能，制定严格的管理制度，加强会计复合型人才的培养，增强固定资产处理系统内部的监督和管理，使固定资产管理更科学和合理化。

同时，也要加强对会计档案的管理，保证各档案的安全性，使固定资产在会计电算化的处理下得到充分的利用，提高企业的经济效益。

作者单位：湖北大学知行学院作者简介：王夏（1982.06.03— ），女，汉族，湖北省十堰市人，助理讲师，研究生在读，主要从事会计专业教学。

参考文献：
[1]林珑.浅析会计电算化对固定资产核算与管理的益处[J].会计之友(上旬刊),2006,(04).
[2]钟玉敏.固定资产管理与核算问题的对策分析[J].科技信息(科学教研),2007,(16).
[3]王保卫,秦伟宏.浅谈固定资产的核算与管理,2006,(13).
[4]邵勇.固定资产管理系统[J].中国原子能科学研究院年报,2004,(00).
[5]李云霞.会计电算化的风险及防范[J].科技信息,2010,(17).
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