北京电大延庆分校

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关于对开放教育学生基本信息进行清理的说明

一、清理原因、目的：

根据《中央广播电视大学关于进一步加强学生基本信息管理的通知》（电大教[2008]10号）精神，京电大[2008]28号文件通知，为进一步加强对开放教育学生基本信息的规范系统管理，保证学籍管理质量，提高毕业证书、档案的准确率，提高办理毕业的速度。

开放教育学生信息清理工作是一项从中央电大到北京电大、教学单位的系统工作，内容多，时间紧，并且直接影响学生将来毕业审核和教育部进行电子注册等，因为清理后的学生基本信息不允许再进行更正，包括毕业审核期间，也不再提供信息更正机会。所以要求我们务必认真地做好本次在籍学生基本信息清理工作，做到责任人段段请，确保核对信息工作准确无误。

北京电大要求各教学单位领导要给予高度重视，各部门需密切配合，认真把握通知精神，并严格按通知要求进行信息清理、上报材料和数据。

二、清理对象

1．所有开放教育注册的学生。特别是已经休学和退学的学生，因为学籍保留八年，即使学生在我校退学，档案也得存，如果学生要复学我们也得同意，因为中央电大只要生成学号已收建档费就不再删除学生档案，我们删除没有用。北京电大的意见也不做统一要求，因为学生面对的是分校，按规定是保留

八年。这样我们不得不将休学和退学的学生再次联系一下，给他们提供复学的机会。如果本次信息不正确，中央电大不再给办理更改信息的机会，毕业就不能按期进行。我校要求，03秋以后的班级都要联系一下，避免复学后的毕业工作受影响，实在联系不上做记录如：已打电话、找其他人联系。

本次开放学生分两部分：

.旧教务管理系统（版或更新）的教学单位，

．使用新教务管理系统（2006版）的教学单位，07秋一村一和08春一村一。

三、清理内容及要求

将学生在入学注册时输入的学生基本信息，与现在学生本人真实信息进行全面核对、更正。必须进行核对的关键信息包括以下八项：

（1）姓名

（2）性别

（3）身份证号：对于仅是由15位升到18位的身份证位数变更，而非身份证号错误，不进行清理和更正。

（4）出生日期（新教务管理系统）：须与身份证的出生日期一致。

（5）民族

（6）文化程度（对应录取通知书的“原有学历”）：必须与学生入学资格审核时毕业证书上的文化程度一致；对于当时申报本科的应届专科毕业生、以及课程开放专科的学生，以当前已取得的毕业证书为填写依据。

对08春以后的课程开放专科学生，北京电大招办新通知，必须取得合格学历二年半以后方可办理专科毕业书。要求班主任在申报毕业时，审核学历。

（7）毕业时间、毕业学校、毕业专业（旧教务管理系统）：以学生入学资格审核时或当前已取得的毕业证书信息为填写依据。毕业时间要求必须是8位，例如毕业时间为2007年7月31日，填写格式为“”，其它格式均不正确；对于高中毕业类可以不填写专业名称。本次此项旧教务管理系统不用提供资料，不用填写统计表，在学生信息表上改就可以。新的教务管理系统仍然需要上报资料和填写统计表。

（8）工作日期（旧教务管理系统）：不能低于13岁，即学生参加工作的年份必须比出生年份大13以上。此项必须填写。如果没有参加工作，虚填也要按规定的时间填。在学生信息表上改就可以。

三、时间安排

1．本次清理工作，要求各位班主任于5月15日之前必须上交齐全资料及统计表。

2．今后每学期新生基本信息清理

从2008年春季开始，教学单位接收市电大下发的新生数据和学生收到新生录取通知书后，需进行新生基本信息核对、更正工作。对于春季、秋季入学的学生，教学单位须分别在当年的5月30日前、11月30日前完成新生基本信息清理、数据和证明材料上报工作，之后不再进行学生基本信息更正。

3．上述清理工作后在籍生基本信息变更

对于在上述清理工作后，在籍生在学习期间发生的姓名、入学文化程度、毕业日期变更，允许进行更改，教学单位须在每年的5月10日～5月30日、11月10日～11月30日，将数据和证明材料上报市电大学籍科或招生办。

四、上报材料要求

1．《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表》一式3份，A4横向。电子版发送邮箱。。

2．对于本次信息清理：姓名中的同音字、性别、出生日期、身份证号、民族进行更正，须提交身份证或户口本复印件3份。

3．对于学生在籍期间发生的姓名、身份证变更，除提交身份证复印件3份之外，还须提供县级（含县级）公安部门出具的证明原件1份及复印件3份；或提供户口本原件和复印件3份，教学单位审核确认后将户口本原件交还学生本人，并在3份复印件左下角写明“信息无误，已审核”，审核人签署姓名和日期，并在其上加盖教学单位校章。

4．对于入学文化程度及毕业时间更正或变更，须提供的毕业证书复印件3份，招生办审核后分别留存学籍科和招生办。

5．所有复印件均须使用A4纸，并依据《中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表》的顺序进行排序。表在延庆电大在线学籍信息。

北京电大延庆分校教务处

2008-4-25

附件4：

中央广播电视大学学生基本信息更正情况统计表（旧系统）

教学单位公章：延庆分校市电大招生办审核章：市电大学籍科审核章：时间：

序号教学单位

名称

教学单位

代码

学号姓名

学生

类别

年级专业更正内容错误信息正确信息

材料

页码

市电大审

核人签章延庆分校15

说明：1. 排序要求：首先按“更正内容”、再按“学生类别”、“学号”进行排序。

2．教学单位代码为2位，例如东城为“01”。

3．学生类别指：开放本科、开放专科、课程开放专科。

4．更正内容包括：姓名、性别、身份证号、民族、文化程度、毕业学校、毕业专业、毕业时间、工作日期。

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