合同档案管理办法

合同档案管理办法

一、目的

为进一步完善公司管理制度，规范、加强公司各类合同归档管理、借阅管理，避免遗失，便于查询，统一管理，特制订本办法。

二、适用范围

本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本。

三、职责

3.1商务部是本制度制定责任部门；

3.2总经办是本制度执行的监督部门；

3.3各部门是本制度执行的责任部门。

四、合同分类管理

五、归档管理

5.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批并签订盖章后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管（如有多余件，合同签订部门自行保管一份），并填写合同入库登记表（详见附件：《合同入库登记表》）。

5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时上传到公司档案管理服务器；

5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并将合同信息录入《合同档案统计表》。

六、借阅管理

6.1 各部门员工，可在公司档案管理服务器查询合同电子版。合同原件无特殊情况不得外借。

公司档案管理服务器地址：（ftp://192.168.1.88）

6.2如确需查询和使用原件，需填写《合同借阅登记表》（详见附件：《合同借阅登记表》）。

6.3借阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，并签字确认，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。

七、交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。

八、其他

8.1本制度由商务部负责制订、解释及修改，由总经办负责监督；

8.2本制度自2020年8月1日生效。

附件

1.《合同档案统计表》

2.《合同入库登记表》

3.《合同借阅登记表》

3.合同借阅登记表